„Wer meint, sein übervoller Schreibtisch signalisiere Kunden besonders gute Auslastung seines Geschäfts, der ist auf dem Holzweg.“ Coach Heike Lamberti kommt selbst aus dem Handwerk und hat als Trainerin in den vergangenen Jahren eine Menge Chefbüros von Handwerksbetrieben gesehen und optimiert.
Ihre Aufgabe: Ordnung wiederherstellen, um freies, effizientes Arbeiten zu ermöglichen. Außerdem säen unordentliche Räume Misstrauen bei fremden Besuchern. Wie es anders geht, weiß auch Agnes Jarosch, Mitglied des deutschen Knigge-Rates.
Hier die wichtigsten Tipps der beiden Expertinnen für einen sauberen ersten Eindruck Ihres Büros:
Raus aus der Betriebsblindheit
Jeder wird mit der Zeit betriebsblind für sein eigenes Büro. Vor allem nimmt man selbst selten die Perspektive eines Besuchers ein. So schärfen Sie Ihren Blick:
Stellen Sie sich in den Türrahmen, setzen Sie sich ausnahmsweise auf Ihren Besucherstuhl und vor allem: Schießen Sie Fotos aus diesen Blickwinkeln.
Notieren Sie, was Ihnen positiv und negativ auffällt, bevor Sie sich ans Aufräumen machen.
Zur Motivation: Studien belegen, dass ordentliche Menschen generell bessere Anstellungs- und schließlich Aufstiegschancen haben, weil Ihnen mehr Entscheidungsfreude zugetraut wird. Heike Lamberti bewertet die Ergebnisse als eins zu eins übertragbar auf Handwerskchefs: „Schließlich bewerben die sich stets um Aufträge Ihrer Kunden“.
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Blickfang Nummer 1: Ihr Schreibtisch
Am Schreibtisch verbringen Sie jede Menge Lebenszeit, schon darum sollten Sie ihm etwas Aufmerksamkeit widmen.
Heike Lamberti gibt als Grundregel Nummer 1 aus: Platzieren Sie auf Ihrem Schreibtisch nur den Arbeitsvorgang, an dem Sie aktuell arbeiten. Oder zumindest nur Tagesaktuelles.
Alle übrigen Papiere sollten in einem Ablagesystem geparkt werden, das nicht nur für Sie sondern auch für alle anderen transparent ist, die damit arbeiten. So vermeiden Sie selbst immer wiederkehrende Suchen und machen es auch Ihren Mitarbeitern einfach, wenn Sie einmal unterwegs sind.
Kunden vermittelt dies den Eindruck von Professionalität. „Die größte Angst vieler Handwerkskunden ist ja schließlich Unzuverlässigkeit“, betont Agnes Jarosch. Wenn der äußere Eindruck spiegelt, dass jemand seine Prioritäten gut sortiert hat, fühlen sich Kunden dort besser aufgehoben.
Der Gesamteindruck
Nicht nur der Schreibtisch, sondern Ihr gesamtes Büro sollte eine professionelle Arbeitsatmosphäre ausstrahlen. Dabei gilt: Je ordentlicher desto besser. Jeder einzelne Raum sollte „augenschön“ sein, also auf den ersten Blick angenehm und aufgeräumt wirken, sagt Jarosch.
- Freie Flächen: Sorgen Sie auch für Platz auf Sideboards und Besuchertischen. Wenn Sie grundlegend aufräumen empfiehlt es sich, zunächst alle sichtbaren Flächen freizumachen und dann nur zu platzieren, was Sie wirklich brauchen.
- Ordner: Beschriften Sie Ordnerrücken ordentlich. Der Aufwand ist gering, der Anblick in offenen Schränken umso besser.
- Details: In dieser aufgeräumten Atmosphäre kommen bewusst platzierte Details besonders zur Geltung. Ein frischer Blumenstrauß, eine gepflegte (!) Zimmerpflanze, Ausstellungsstücke oder eine Obstschale heben den Gesamteindruck.
Mit Ihrer Ordnung sparen Sie außerdem noch Zeit. Wissenschaftler gehen davon aus, dass viele Menschen bis zu eineinhalb Stunden am Tag mit Suchen verbringen.
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Ein Büro ist kein Revier!
„Wer seinen Arbeitsraum mit zu vielen persönlichen Gegenständen markiert, macht es anderen schwerer, sich dort wohlzufühlen“, sagt Agnes Jarosch. Ein zu stark persönlich aufgeladenes Büro engt ein.
Ähnlich wie bei Schmuck gilt für Büroräume also auch: Weniger ist mehr. Ein Familienfoto und ein weiterer persönlicher Gegenstand auf dem Schreibtisch, ein paar Bilder an der Wand, das sollte reichen.
Beispiel: Mit Kunstwerke-Ausstellungen Ihrer Kleinkinder können Sie bei einigen Kunden womöglich Sympathiepunkte einholen und Smalltalk anstoßen, bei anderen mag das auf Unverständnis treffen, zumal dies nichts mit Ihrer Arbeit zu tun hat. Auch für Hobbys von Motorsport bis Modelleisenbahn empfiehlt sich: Die Dosis macht das Gift.
Die Grundstandards der Hygiene
Abgewetzte Teppiche, dreckige Tastaturen - Kunden beobachten sehr genau, wie Sie mit Ihrem persönlichen Eigentum umgehen. Denn daraus leiten Sie Rückschlüsse ab, wie Ihre Leute sich wohl bei ihnen verhalten würden. Darum sollten die Grundregeln der Hygiene unbedingt eingehalten werden. Regelmäßig staubputzen, saugen und wischen ist daher Pflicht.
Teeküche: Rechnen Sie immer damit, dass Ihre Kunden neugierig in die Teeküche spähen, wenn der Blick darauf frei ist. Wie es dort aussieht, spricht Bände über Firma und Mitarbeiter. Große Geschirrstapel und Dreck haben hier nichts zu suchen. Mindestens einmal am Tag gehört alles gespült.
WC: Jeder der sich bei Ihnen kurz frisch machen will, wird auf Ihre Toilettenräume achten. - Und sich je nachdem wohl oder unwohl fühlen. Je sauberer es hier ist, desto besser der Gesamteindruck. Mindeststandards sind:
- Ausreichend Toilettenpapier und Reserverollen, die auch Fremde finden
- Frische Seife
- Papier oder Stoffhandtücher, um sich die Hände abzutrocknen
- Kaputte Fliesen und Badmöbel mit Sprung austauschen
Stimmen diese Aspekte, so wird man es Ihnen auch nachsehen, wenn die Kacheln in die Jahre gekommen sind.
Das Ohr am Kunden
Achten Sie sehr genau darauf, wohin die Blicke Ihrer Kunden wandern und welche Kommentare Sie von Ihnen hören. Erhalten Sie Komplimente für Details wie Blumen, ein besonderes Werbegeschenk oder das Mitarbeiterbild hinter Ihnen? Dann spricht dies für die Klarheit Ihrer Gestaltung.
Oder fühlen sich Ihre Kunden eher an eigene Baustellen erinnert? Womöglich bekommen Sie sogar mitleidige Kommentare. Dann sollten Sie dringend etwas ändern.
Unverblümter erfahren Sie oft auch von Ihren Mitarbeitern, wie es bei Ihnen aussieht.
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(kö)
