Originale aufheben?

Bisher wurden eingescannte Belege, wie etwa Eingangsrechnungen auf Papier, dennoch in Aktenordnern archiviert. Denn einschlägige Gesetze und Richtlinien lassen das Vernichten der Papier-Originale zwar unter bestimmten Umständen zu - fördern damit aber rechtliche Unsicherheit. Dieses Problem ist auch der Datev bekannt - und ließ den Steuer- und Softwareexperten keine Ruhe. Schließlich geht es dabei nach Einschätzung der Nürnberger um die aktuell teuerste Bürokratievorschrift: Auf 3,2 Milliarden Euro pro Jahr schätzt das Statistische Bundesamt allein die Aufwendungen für das Aufbewahren von Rechnungen.

In einer Simulationsstudie haben sich deshalb das Institut für Wirtschaftsrecht der Universität Kassel und die Datev ausführlich mit dieser Frage beschäftigt. Zwei Tage lang wurden dazu in Nürnberg insgesamt 14 Gerichtsverhandlungen simuliert, in denen es um die Beweiskraft digitaler Belege ging. Das Ergebnis der Studie ist eine gute Nachricht für Kanzleien und Unternehmen: Demnach reicht in der Regel die digitale Kopie eines Papierbelegs aus, um auch vor Gericht, etwa bei einer Auseinandersetzung mit dem Finanzamt, zu bestehen. Hilfreich ist jedoch eine saubere Dokumentation der Verfahren rund um die Scanprozesse. Und genau bei denen helfen die Lösungen der Datev ungemein.

(ha)

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