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Aufbewahrungsfristen beachten

Papiere nicht vorschnell entsorgen!

Von wegen ausmisten: Im Handwerker-Büro müssen Sie genau hinschauen, welche Papiere Sie vernichten. Bis zu zehn Jahre müssen Sie bestimmte Unterlagen aufheben – sonst drohen hohe Strafen. Diese Papiere gehören nicht in den Reißwolf.

Nicht alle alten Akten in den Reißwolf! -
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Was für den Hausrat gilt, ist auf das Handwerker-Büro nicht übertragbar. Denn nicht alles, was schon ein paar Jahre liegt, dürfen Sie einfach wegschmeißen. Das gilt besonders für Geschäftspost, Verträge und Rechnungen.

Generell müssen Handwerker handels- und steuerrechtliche Aufbewahrungspflichten erfüllen, sagt Andreas Horn, Rechtsanwalt und Diplom-Finanzwirt (FH) bei rls Rechtsanwälten in Dresden. Die steuerlichen Aufbewahrungsfristen dienen ausschließlich der Nachprüfbarkeit der Unterlagen im Rahmen einer Betriebsprüfung.

Die handelsrechtlichen Aufbewahrungsfristen dienen zudem auch als Grundlage für eine zivilrechtliche Auseinandersetzung.

Diese Fristen müssen Sie beachten
Laut Steuer- und Handelsrecht gibt es eine 10-jährige beziehungsweise 6-jährige Aufbewahrungspflicht (§ 147 III AO, § 257 IV HGB). Im Steuerrecht kann es außerdem sein, dass sich die Aufbewahrungspflicht durch bestimmte Gründe nach hinten verschiebt. Dann liegt eine so genannte „Ablaufhemmung“ vor.

Wer muss die Unterlagen aufbewahren?

  • Einzelunternehmen: der Inhaber der Firma
  • OHG oder GbR: jeder Gesellschafter
  • KG: der Komplementär oder der zur Geschäftsführung berufene Kommanditist
  • GmbH oder AG: das Geschäftsführungsorgan (Geschäftsführer oder Vorstand)


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  • Ausgangsrechnungen
  • Bankbelege, Kontoauszüge
  • Bewirtungsunterlagen
  • Eingangsrechnungen
  • Eröffnungsbilanzen
  • Gehalts-, Lohnlisten
  • Bilanzen (Eröffnungs-, Schlussbilanz)
  • Gewinn- und Verlustrechnung
  • Kassenbücher, Kassenblätter und Kassenberichte
  • Kontenpläne und Kontenplanänderungen
  • Inventarlisten
  • Lieferscheine (wenn Lieferscheine Buchungsunterlagen enthalten oder Rechnungsbestandteil sind - sonst 6 Jahre)
  • Lagerbuchführung
  • Lageberichte
  • Spendenbescheinigungen
  • Steuererklärungen
  • Reisekostenabrechnungen
  • Wareneingangs- und Ausgangsbücher
  • Wechsel
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Bei Nicht-Einhaltung drohen Strafen

Welche Sanktionen drohen bei Verletzung der Aufbewahrungspflichten? 
Haben Sie Unterlagen nicht aufbewahrt oder sie zu früh vernichtet, müssen Sie mit folgenden Konsequenzen rechnen:

  • Ihnen fehlt der Nachweis bei zivil-, straf- oder steuerrechtlichen Auseinandersetzungen
  • Sie erfüllen ggf. den Straftatbestand der Verletzung von Buchführungspflichten nach § 283b StGB. Bereits Fahrlässigkeit wird bestraft, Strafmaß maximal ein Jahr oder Geldstrafe. Die vorsätzliche Verletzung ist strafbewehrt mit einer Freiheitsstrafe von maximal zwei Jahren oder Geldstrafe.
  • die Missachtung von besonderen umsatzsteuerpflichtigen Aufzeichnungspflichten (§ 26a, § 14 b UStG) stellt Ordnungswidrigkeiten dar und kann mit einer Geldbuße bis zu 5000 Euro geahndet werden. (Beispiel: 10-jährige Aufbewahrungspflicht für Eingangs- und Ausgangsrechnungen bei Unternehmen wird verletzt.)
  • besonders bei Betriebsprüfungen droht bei Verletzung von Aufbewahrungspflichten die Verwerfung der Buchführung durch die Finanzbehörden und die Gefahr der überhöhten Gewinnzuschätzung
    (§ 162 AO), was für Sie erhebliche Mehrkosten bedeutet.
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  • Unterlagen für die Investitionszulage
  • Handels-, Geschäftsbriefe unabhängig, ob per Brief, Fax oder Mail erhalten
  • Frachtbriefe
  • Preislisten

Wann beginnt die Aufbewahrungsfrist?
Die Frist beginnt mit dem Ablauf des Kalenderjahres, in dem das Dokument aufgestellt (Inventar, Bilanz, Jahresabschluss, Buchungsbelege), empfangen (Handels u. Geschäftsbriefe) oder versandt (Handels u. Geschäftsbriefe) wurde.

Beispiel: Der Jahresabschluss für 2009 ist im Jahr 2010 erstellt worden. Unter Beachtung der 10-jährigen Aufbewahrungsfrist muss er bis Ende 2020 aufbewahrt werden. Sofern keine Ablaufhemmung greift, kann er ab dem 01.01.2021 vernichtet werden.

Die Aufbewahrungsfristen laufen nicht ab, wenn die Unterlagen für die Steuern von Bedeutung sind und Steuerzeiträume betreffen, die noch nicht festsetzungsverjährt sind.

Die Festsetzungsverjährung beträgt je nach Steuerart ein beziehungsweise vier Jahre und kann ebenfalls „gehemmt“ sein – sich also weiter nach hinten verschieben. Für gewisse Steuerarten (z.B. Einkommen-, Körperschaftsteuer) beginnt sie erst mit Ablauf des Jahres, in dem die Steuererklärung eingereicht wird.

Gründe, die zu längeren Aufbewahrungspflichten führen, sind beispielsweise: angeordnete Betriebsprüfungen, Einleitung eines Steuerstrafverfahrens beziehungsweise Bußgeldverfahrens oder eine Selbstanzeige.


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Rechtsanwalt Andreas Horn rät: -
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Mit Originalen gehen Sie auf Nummer sicher!

Sie können Unterlagen generell auf Datenträgern aufbewahren. Aber Vorsicht: Die Dateien einfach abzuspeichern funktioniert nicht. Sie müssen die Originaldokumente abfotografieren oder einscannen. Als gespeicherte Word- oder PDF-Dokumente werden beispielsweise Rechungen bei der Betriebsprüfung nicht akzeptiert. Rechtsanwalt Andreas Horn rät: Wenn Sie auf Nummer sicher gehen wollen, heben Sie die Originale auf, bis die Fristen abgelaufen sind. Es gibt zwar heutzutage viele technische Neuerungen, deren Praxistauglichkeit und Akzeptanz durch die Betriebsprüfung aber noch abzuwarten sind.

Und noch ein Tipp: Machen Sie von Belegen auf Thermopapier (z.B. Tankbelege) sofort eine Kopie. Denn auch die Originale verblassen irgendwann und sind dann nichts mehr Wert für die Betriebsprüfung!

Ausnahmen von der digitalen Speicherung sind: Jahresabschlüsse, Eröffnungsbilanzen und bestimmte Unterlagen, die der Zollanmeldung beizufügen sind (§ 257 III HGB, § 147 II AO). Diese Unterlagen sind schriftlich im Original aufzubewahren.

Gewisse Unterlagen sollten Sie darüber hinaus weiterhin aufbewahren. Zum Beispiel Urteile, Vollstreckungsbescheide, gerichtliche Vergleiche, notarielle Schuldanerkenntnisse. Dies sind vollstreckbare Dokumente und, soweit aus ihnen einen Zahlungsanspruch hervorgeht, der noch nicht vollumfänglich erfüllt ist, besteht ein 30-jähriges Verjährungsrecht.

(ja)

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