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ERP: Rohre frei für die Datenwelle

Praxis: Mit einer Software alles im Griff

Weg mit dem Papier: Der SHK-Betrieb Rudolf Hudalla hat sich radikal digitalisiert. Das Ergebnis spürt man in jedem Arbeitsschritt. Und alle sind begeistert.

Kommandozentrale - Hier laufen die Aufträge der Rudolf Hudalla GmbH ein und werden an die Tablets der Mitarbeiter weitergeleitet
Hier laufen die Aufträge der Rudolf Hudalla GmbH ein und werden an die Tablets der Mitarbeiter weitergeleitet
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Mit einer Rohrzange betritt Peter Wöbken den Heizungskeller einer Vertriebsgesellschaft in Oldenburg. Er will eine leckende Verschraubung an einem Rohr im Heizungssystem austauschen. Außerdem steht die Wartung der großen Gastherme an. Alltag im Sanitärhandwerk. Mit einer Ausnahme. Wo ist die Kladde mit dem Auftragsbogen? Die gibt es nicht! Stattdessen hat Wöbken einen kleinen Tablet-PC dabei.

Peter Wöbken ist einer von zehn Monteuren des Sanitärbetriebs Rudolf Hudalla GmbH. Mit Papier arbeiten die praktisch gar nicht mehr, stattdessen nutzt jeder von ihnen sein persönliches Arbeits-Tablet. Der Betrieb hat einen Großteil seiner täglichen Aufgaben digitalisiert. Etwa drei Monate hat es gedauert, bis die Arbeit mit dem System für alle Mitarbeiter zur Selbstverständlichkeit geworden ist. „Die tägliche Arbeit ist effizienter geworden“, sagt Markus Hudalla. Das spüren die Geschäftsführer auch am eigenen Leib. „Wir können jetzt früher Feierabend machen.“

Möglich macht das eine ERP-Software. ERP steht für Enterprise Resource Planning und beschreibt die Planung und Steuerung von Betriebsressourcen wie Kapital, Personal und Material. ERP-Systeme sorgen dafür, dass Informationen innerhalb der unternehmerischen Prozesskette digital weitergegeben und teilautomatisiert verarbeitet werden können.

Daten sofort erfassen, zuweisen, später ergänzen
Im Betrieb von Hudalla funktioniert die Software so: Ruft ein Kunde im Büro an, notiert die Assistentin die Eckdaten des neuen Auftrags im Computer. Ist der Kunde schon im System hinterlegt, wird ihm der Auftrag per Mausklick zugewiesen. Die Positionen wie Material und Monteurstunden kann die Assistentin im Auftrag schon anlegen. Sie werden später vom Monteur vervollständigt. „Fehlende Teile können wir aus dem Auftrag heraus bestellen, so dass sie automatisch zugeordnet sind“, erklärt der Unternehmer. Auf einem zweiten Bildschirm sieht die Assistentin die Terminpläne der Monteure. Sie weist den Auftrag per Mausklick dem nächsten freien Mitarbeiter zu.

Schon aktualisiert sich die Auftragsliste auf dem Tablet des Monteurs. So hat Mitarbeiter Peter Wöbken Termine schon ein paar Tage im Voraus im Blick. „Ich kann mich besser auf die nächsten Aufträge einstellen“, sagt er. „Und wenn für einen Termin zu wenig Zeit eingeplant wurde, kann ich direkt Rückmeldung geben.“

Komfortabler arbeiten
Für den Monteur ist die Arbeit durch die Software komfortabler geworden. Das zeigt sich an vielen ­kleinen Dingen. Zum Beispiel an der Kommunikation: Wöbken nimmt sein Tablet und fotografiert damit die geöffnete Gastherme. Mit dem Finger zeichnet er ein paar Pfeile in das Foto und speichert es im Auftrag ab. „Statt langer Erklärungen schießen wir ein paar Fotos und alle wissen was gemeint ist“, sagt er.

Am Ende seines Auftrags wird Wöbken seine erledigten Tätigkeiten und das verwendete Material im Tablet eintragen. Dann kann der Kunde unterschreiben, digital auf dem Tablet. Dabei wird die Zeit zum ­Auftragsende vermerkt. Die Software schafft Fakten. „Das spart mir die üblichen Diskussionen mit dem Kunden, wie lang der Auftrag gedauert hat“, sagt Wöbken.

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Mehr Eigenverantwortung für die Mitarbeiter
Schafft Fakten  - Die ERP-Software im Einsatz
Die ERP-Software im Einsatz
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Erst mit der Unterschrift unter den laufenden Aufträgen können die Monteure sie abschließen. Das System zwingt seine Nutzer, gewisse Standards einzuhalten. „Das schränkt die Freiheiten der Mitarbeiter zwar etwas ein, aber gleichzeitig bekommen sie auch mehr Eigenverantwortung.“ Zum Beispiel können die Monteure Material schon bei den Lieferanten bestellen, während sie noch beim Kunden sind.

Der Standard fordert auch, dass die Mitarbeiter ihren Arbeitszettel digital im laufenden Auftrag schreiben müssen. „Der ganze administrative Aufwand der Monteure wird verringert und auf die Zeit verlagert, die der Kunde bezahlt“, sagt Hudalla.

Updates zu allen Aufträgen sind überall verfügbar, die Geschäftsführung kann sie mobil oder zentral im Büro abrufen. Die Möglichkeiten sind nahezu grenzenlos. Beispiel Reklamationen: Frau Müller ruft an, weil der Spülkasten kaputt ist, den der Betrieb erst vor einem Jahr installiert hat. „Dann kann ich mir den Auftrag und das Spülkastenmodell sofort auf dem Schirm holen, sehe alle Rechnungen, Lieferscheine und Bestellungen“, sagt Hudalla. „Ich kann mir auch anzeigen lassen, für welche Kunden wir diesen Spülkasten noch installiert haben und sehe, ob es sich um einen einzelnen oder einen Serienschaden handelt.“

Schneller ans Geld
So kann der Betrieb auf viele Anfragen schneller reagieren. Und auch die Rechnungen sind schneller beim Kunden. Beispiel: Ein Monteur schließt seinen Auftrag Montagmorgen ab. „Auf dem alten Papierweg hätten wir den Arbeitszettel zum Feierabend bekommen“, erklärt Hudalla. Das heißt die Rechnung würde erst Dienstag geschrieben und wäre Mittwoch oder Donnerstag beim Kunden. „Jetzt können wir die Rechnung noch am Vormittag fertig machen und bei Bedarf sogar direkt elektronisch zum Kunden schicken“, erklärt Hudalla. So habe die Software dafür gesorgt, dass der Betrieb schneller für seine Arbeiten bezahlt wird.

Für den SHK-Betrieb hat sich die Umstellung gelohnt. Und Markus Hudalla hat jetzt nur noch einen Wunsch: „Noch mehr vernetzen.“

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