Mit professioneller Arbeit kommen Betriebe nicht nur beim Kunden weiter, sondern auch bei Pressevertretern. Einige einfache Regeln erhöhen die Erfolgsaussichten der PR-Arbeit beträchtlich. PR-Expertin Birgit Lutzer gibt im zweiten Teil ihrer Serie Tipps für Ihre Pressearbeit.
Am Anfang steht der #8222;Aufreißer"
Ideen für die Presse
Der Inhalt: Die fünf #8222;W-Fragen" sind ein Muss
Fremdwörter und Wertungen vermeiden
Kurz halten und Form wahren
Adressat
Bitte recht freundlich: Das Pressefoto
Lebendig fotografieren
Abzug oder Datei?
Lästig, aber notwendig: Nachfass-Telefonate
Am Anfang steht der #8222;Aufreißer"
Die Medien berichten am liebsten über Dinge, Ideen oder Ereignisse, die neu, einmalig oder brisant sind. Meinungsäußerungen zu politischen Entscheidungen oder die Vorstellung Ihres Leistungsprofils reichen meist nicht aus, um das Interesse von Journalisten zu wecken. Sie riskieren mit solchen Informationen den Kommentar: #8222;Wir veröffentlichen keine Werbetexte und Unternehmensdarstellungen!"
Ideen für die Presse
Der aktuelle #8222;Aufhänger" oder Anlass sollte schon in der Titelzeile Ihrer Presseinfo genannt werden. Journalisten möchten auf unterhaltsame Weise informieren, deshalb ist es wichtig, mit Ihrer Presseinfo eine Vorlage für eine interessante Geschichte zu liefern. Wenn Menschen darin vorkommen, erhöht sich die Wahrscheinlichkeit, dass der Medienvertreter #8222;anbeißt". Mit etwas Fantasie finden sich genug Ideen für Presseaktionen. Einige Anregungen:
Sie führen eine gemeinsame Presseaktion mit einem bekannten und prominenten Kunden oder Geschäftspartner durch. Beispiel: Sie übernehmen eine Maschinenanlage von einem anderen Unternehmen.
Sie stellen einen Mitarbeiter mit einem ausgefallenen Hobby vor. Beispiel: Ihr Buchhalter besteigt ohne Sauerstoffmaske den Mount Everest.
Sie spenden für einen wohltätigen Zweck und überreichen den Scheck feierlich. Großformatige Plastik-Schecks für Pressefotos können Sie in den meisten Banken ausleihen.
Sie sponsern Veranstaltungen oder Einrichtungen, die die gleiche Zielgruppe wie Sie haben und deren Image zu Ihrem Unternehmen passt. Beispiel: Ihr Betrieb vertreibt und montiert Solaranlagen, und Sie unterstützen eine Veranstaltung eines regionalen Umweltbüros.
Sie organisieren eine öffentlichkeitswirksame Veranstaltung, zu der Sie die Presse einladen. Das Thema sollte etwas mit Ihrem Unternehmen, Ihren Produkten und Ihren Leistungen zu tun haben. Beispiel: Eine Dachdeckerei, ein Elektrobetrieb und ein Maurer veranstalten ein Diskussionsforum zum Thema #8222;Energiesparendes Bauen". Jeder Handwerksbetrieb steuert einen Beitrag aus seinem Bereich bei #8211; als zusätzlichen Redner hat man einen Vertreter der Stadtwerke und den städtischen Umweltreferenten eingeladen.
Der Inhalt: Die fünf #8222;W-Fragen" sind ein Muss
Ihre Presse-Info sollte eine Antwort auf die fünf #8222;W"-Fragen enthalten: Wer? Was? Wie? Wann? Warum? Die Reihenfolge ist variabel und abhängig von der Wichtigkeit der Informationen. Zum Beispiel
Wer? Ihr Betrieb
Was? lädt zu einem Tag der offenen Tür ein #8211;
Wann? und zwar am Samstag, den 28. September ab 10:00 Uhr.
Warum? Ihr Unternehmen hat eine neue Filiale eröffnet.
Wie? Es wird ein Familienfest mit zahlreichen Attraktionen.
Fremdwörter und Wertungen vermeiden
Diese Informationen müssen in einen ansprechenden Text #8222;verpackt" werden. Vermeiden Sie Fremdwörter, aber auch Adjektive und wertende Ausdrücke wie etwa #8222;großartig", #8222;Spitzenklasse" #8222;hervorragend" usw., um nicht den Eindruck eines Werbetextes zu erwecken.
Kurz halten und Form wahren
Am besten kommt ein verständlich formulierter Text mit kurzen Sätzen an. Denn Medienvertreter haben oft wenig Zeit und möchten beim einmaligen Überfliegen Ihrer Presse-Info entscheiden, ob die Sache für sie interessant ist.
Der Umfang Ihrer Presseinformation sollte höchstens eine DIN A4 #8211; Seite betragen. Absätze und Zwischenüberschriften verbessern die Lesbarkeit und die Verständlichkeit des Textes. Für den Text empfehlen sich folgende Einstellungen: Zeilenabstand 1,5 Punkt und breiter Rand rechts (rund sieben Zentimeter) für Anmerkungen des Journalisten.
Adressat
Damit die Presseinfo sofort an den richtigen Empfänger geht, legen Sie ein personalisiertes Anschreiben an den Ansprechpartner aus der Redaktion bei. Manche Journalisten wünschen den Pressetext als E-Mail, weil sie ihn dann besser bearbeiten können. Fragen Sie vorher, in welchem Format Sie die Datei schicken sollen.
Bitte recht freundlich: Das Pressefoto
Wenn Sie Ihrer Presse-Info ein interessantes Foto beilegen, steigt die Chance auf einen Bericht. Der Text wird verständlicher, denn der Redakteur kann sich leichter #8222;ein Bild" von den Vorkommnissen machen. Aber: Kein Foto um jeden Preis! Es gibt Themen, zu denen sich kein vernünftiges Foto machen lässt. Und besser kein Foto als ein schlechtes oder peinliches.
Lebendig fotografieren
Die besten Fotos erhalten Sie, wenn Sie einen Pressefotografen engagieren. Wenn Sie selbst ein Foto erstellen, sollte es klare Kontraste haben und möglichst lebendig sein (Abbildung von Menschen in Aktion). Das Fotografieren von menschenleeren Räumlichkeiten oder die Abbildung von Gebäuden oder leeren Räumen wirken oft langweilig. Das Foto sollte spannend sein und eine eigene Geschichte erzählen.
Abzug oder Datei?
Senden Sie zwei Farbfotos in verschiedenen Formaten (Hoch- und Querformat,13 x 18 cm), damit das Layout flexibel gestaltet werden kann. Digitale Fotos haben den Vorteil, dass sie z.B. per E-Mail oder ISDN direkt an die Redaktion geschickt werden können. Sie müssen aber vor dem Versand von einem Grafiker aufbereitet werden, damit sie im Printmedium in guter Qualität erscheinen. Als Dateiformat eignen sich besonders so genannte jpg-Dateien, die von den meisten Redaktionen geöffnet werden können.
Lästig, aber notwendig: Nachfass-Telefonate
Damit Sie einen Überblick erhalten, in welchen Medien ein Bericht auf Basis Ihrer Presse-Info erschienen ist, sollten Sie die Redaktionen etwa eine Woche nach Versand der Presse-Info noch einmal anrufen. Manche Zeitungen schicken bei Verwendung einer Presse-Info automatisch ein Belegexemplar zu, aber leider nicht alle. Fragen Sie Ihren Ansprechpartner #8211; der, an den Sie auch die Presse-Info geschickt haben #8211; höflich, ob er die Info erhalten hat und verwenden konnte.
Birgit Lutzer
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Pressearbeit 1: Gezieltes Vorgehen macht neugierig
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Die Autorin ist freie Journalistin und Mitinhaberin der Bielefelder PR-Agentur OLA. Ihre Schwerpunkte sind Pressearbeit, PR-Beratung und Texte aller Art. Kontakt: OLA, Lutzer amp; Abendroth GbR, Bleichstraße 77a, 33607 Bielefeld, Tel. (0521) 96 87 94 30, Fax (0521) 96 87 94 35. Internet: www.ola-communication.de .
