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Private Smartphones im Betrieb: So setzen Sie Verbote richtig durch

Chefs dürfen Mitarbeitern die private Nutzung ihrer Smartphones im Betrieb verbieten – aber nur unter bestimmten Voraussetzungen. Diese Punkte sollten Sie beachten, wenn auch Sie die Nase voll haben.

Auf einen Blick:

  • In vielen Betrieben nimmt die Nutzung privater Mobiltelefone während der Arbeitszeit überhand – das nervt Chefs und Kunden.
  • Handwerksunternehmer können Mitarbeitern die private Nutzung unter bestimmten Voraussetzungen verbieten.
  • Wichtig ist, dass sie kommunizieren, wieso sie das tun und das Team mitnehmen.
  • Denn das Thema Smartphone-Nutzung hat heutzutage großen Einfluss auf das Betriebsklima in Handwerksunternehmen.

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Ob private Telefonate, SMS oder Whatsapp-Nachrichten: Vielen Chefs im Handwerk sind die „paar Minuten“, die jeder Mitarbeiter täglich sein privates Smartphone nutzt, zu viel. Einige Betriebe dulden die private Nutzung, andere verbieten es. Doch ist das überhaupt erlaubt?

Verbote sind erlaubt

„Grundsätzlich dürfen Arbeitgeber die private Nutzung verbieten“, sagt Cornelia Höltkemeier, Rechtsanwältin und Geschäftsführerin der Landesvereinigung Bauwirtschaft Niedersachsen. Das Recht zum Verbot ergebe sich aus dem sogenannten Direktionsrecht, das aus jedem Arbeitsvertrag hervorgehe. „Sie brauchen für das Verbot keine weiteren Erklärungen abgeben“, betont Höltkemeier. Auch der Betriebsrat, sofern es einen gibt, müsse nicht einwilligen.

Arbeitgeber müssen allerdings nach billigem Ermessen handeln, wenn sie das Verbot aussprechen. Das bedeutet: Sie dürfen nicht willkürlich handeln, das Verbot muss dann für alle Mitarbeiter gelten und nicht nur für einzelne Personen. „Sinnvoll ist es, daraus eine einheitliche betriebliche Regelung abzuleiten“, sagt die Rechtsanwältin.

Ausnahmen: In den Pausen und bei Notfällen sind Smartphones erlaubt

Trotz des Verbots: Es muss sichergestellt werden, dass Mitarbeiter in Notfällen erreichbar sind, beispielsweise von der Schule oder dem Kindergarten ihrer Kinder. Dafür könnten Betriebe beispielsweise eine dienstliche Nummer anbieten oder die Nutzung „nur in Notfällen“ erlauben. In dem Fall muss vorher feststehen, wann ein Notfall vorliegt.

Wichtig: Das Verbot gilt nur während der Arbeitszeit. In den Pausen dürfen Chefs im Handwerk die Nutzung nicht verbieten.

Nicht gestattet ist es ebenso, Mitarbeitern ihre Mobiltelefone während des gesamten Arbeitstages „wegzunehmen“, um das Nutzungsverbot durchzusetzen. Das verstößt gegen die Persönlichkeitsrechte.

Gute Argumente hat jeder Chef

Wenn ein Smartphone-Verbot in Ihrer Belegschaft auf Ablehnung trifft, können Sie mit diesen Argumenten dagegenhalten:

Steigerung der Konzentration: Ist das Handy aus, werden die Mitarbeiter nicht von der Arbeit abgelenkt und die Unfallgefahr ist geringer.

  • Mehr Aufmerksamkeit im Straßenverkehr: Die volle Aufmerksamkeit gilt dem Fahren und nicht dem Smartphone.
  • Guter Eindruck beim Kunden: Es kommt nicht gut an, wenn sich die Mitarbeiter mehr mit den Handys beschäftigen, als mit ihrer Arbeit. Zudem bezahlt der Kunde die Arbeitszeit.
  • Reibungsloser Betriebsablauf: Kollegen werden nicht gestört und der Arbeitsablauf ist gewährleistet.

Alternative: Gemeinsame Verhaltensregeln

Dennoch sollten sich Chefs genau überlegen, ob es Sinn macht, die private Nutzung komplett zu untersagen oder ob sie sich stattdessen mit dem Team auf verbindliche Verhaltensregeln verständigen.

Stellen Sie sich beispielsweise Fragen wie:

  • Sollen wirklich alle privaten Telefone ausgeschaltet sein?
  • Haben Sie für Handy-Ersatz gesorgt, wenn Sie jemanden auf der Baustelle oder unterwegs erreichen müssen?
  • Beruht Ihre Verärgerung darauf, dass nur ein Mitarbeiter gegen die geltenden Nutzungsregeln verstoßen hat?
  • Oder hat die Nutzung in letzter Zeit bei vielen Mitarbeitern zugenommen?
  • Was könnte die Ursache dafür sein?
  • Hat es überhaupt schon klare Vorgaben für die Nutzung gegeben?
  • Wie wirkt sich ein komplettes Nutzungsverbot auf das Betriebsklima aus?

Wenn Mitarbeiter die private Nutzung, trotz gemeinsam beschlossener Regeln, nach mehreren Ermahnungen nicht einschränken, rät Höltkemeier, ein Verbot konsequent durchzusetzen. „Sonst verbrauchen Sie zu viel Zeit und Nerven mit Diskussionen im Team. Oder damit, unfallbedingte Lücken zu schließen“, sagt sie. Jeder Unternehmer müsse sich deshalb im Klaren sein, was er mit dem Verbot erreichen wolle. Und dann überlegen, ob das die letzte Konsequenz ist.

Klare Vorgaben richtig bekannt machen

Wichtig ist, dass Sie für alle Mitarbeiter die gleichen Regeln festlegen und sie dann auch kommunizieren. Sie können ein Verbot beispielsweise auf einer Betriebsversammlung aussprechen. Und es im Anschluss noch einmal schriftlich formulieren und an das Schwarze Brett hängen, wenn es in Ihrem Betrieb eins gibt. „Das gilt nur dann verbindlich, wenn auch sonst andere wichtige Mitteilungen für die Belegschaft in Aushängen übermittelt wird“, betont Höltkemeier.

Ein Nutzungsverbot könne auch schriftlich mit der monatlichen Abrechnung an alle Mitarbeiter ausgehändigt werden. Damit sind Sie rechtlich abgesichert. Höltkemeier rät jedoch von einer nur schriftlichen Veröffentlichung ab: „Das Thema Smartphone-Nutzung ist mittlerweile entscheidend für das Betriebsklima. Vereinbarungen hierzu sollten daher immer im Vorfeld im Gespräch erläutert werden.“

Wer bei Verstößen etwas Schriftliches in der Hand haben will oder Streit vermutet, lässt sich die Empfangsbestätigung von jedem im Team unterschreiben.

Beispiel Formulierung: „Hiermit weisen wir darauf hin, dass jegliche Nutzung von privaten Mobiltelefonen/Smartphones während der Arbeitszeit nicht gestattet ist.“

Verbote haben Konsequenzen

Sollten Sie sich für ein Nutzungsverbot von privaten Smartphones entscheiden, hat das auch Auswirkungen auf Ihr bisheriges Kommunikationsverhalten. „Sie dürfen dann nicht erwarten, dass Mitarbeiter unterwegs an ihr Handy gehen, wenn Sie anrufen“, betont Höltkemeier. Wenn Chefs verlangen, dass niemand das private Handy nutzt, sollte es auch nicht zu ihren Zwecken genutzt werden. In dem Fall müssen Sie konsequent sein und beispielsweise auf dienstliche Smartphones ausweichen.

Halten sich Mitarbeiter wiederholt nicht an das Verbot, sind Abmahnungen ein gängiges Mittel, um gegen die Verstöße vorzugehen, weiß Höltkemeier. Das gilt auch, wenn kein Unfall passiert ist.

Hier ist das Smartphone auf jeden Fall tabu

Ob Ihre Mitarbeiter ihre privaten Telefone im Betrieb nutzen dürfen oder nicht – in diesen Situationen ist jedes Mobiltelefon tabu. Darauf müssen Sie Ihre Mitarbeiter hinweisen – Ihre Fürsorgepflicht verlangt das:

  • Beim Autofahren: Ohne Freisprecheinrichtung darf im Auto bei laufendem Motor nicht telefoniert werden. Weisen Sie die Mitarbeiter auch darauf hin, dass sie während des Fahrens keine Nachrichten lesen oder tippen und auch keine Anrufe wegdrücken dürfen. Ebenso untersagt ist die Nutzung des Handys als Navigationsgerät. „Wenn es hart auf hart kommt, zählt auch das als Handynutzung“, sagt die Expertin, die seit einiger Zeit zu dem Thema vermehrt Anrufe von Betrieben erhält. „Machen Sie Ihrem Team klar, dass auch Ihre Anrufe – egal wie dringend sie sein mögen – beim Fahren nicht beantwortet werden dürfen.“ Ein Rückruf kann auch dann erfolgen, wenn der Kunde oder die Baustelle erreicht ist. Und in dringenden Fällen kann jeder zum Telefonieren anhalten und den Motor ausschalten.
  • Bei Arbeiten auf Leitern oder Gerüsten: Dort lenken Mobiltelefone nicht nur ab. Mitarbeiter brauchen beide Hände zum Festhalten – zum Telefonieren ist das kein Ort.
  • Bei der Arbeit an Maschinen gilt das Gleiche.

Höltkemeier rät, auch diese Vorschriften öffentlich im Betrieb auszuhängen und Mitarbeiter umfassend zu belehren. „Im Falle eines Unfalls werden die Mitarbeiter immer zuerst gefragt, ob sie vom Chef belehrt worden sind“, weiß Cornelia Höltkemeier. Auch die Berufsgenossenschaften fragen bei Unfällen sofort, ob ein Smartphone die Ursache gewesen sein kann, berichtet sie aus Erfahrung. Die Auflagen seien streng, daher rät sie Handwerksunternehmern zu Vorsicht.

Achten Sie auf die jungen Mitarbeiter

Besonders trifft ein Verbot der Handynutzung am Arbeitsplatz vermutlich die jungen Mitarbeiter und Azubis. Denn die Generation Y und Z ist mit mobilen Geräten aufgewachsen. „Für sie ist das Smartphone das, was für einige Chefs früher Kamera, Kassettenrekorder, Radio und Schreibmaschine waren“, betont die Rechtsanwältin. Sie verweist auf den hohen Stellenwert der Smartphones bei jungen Menschen.

Betriebe, die sich als innovativer und attraktiver Arbeitgeber positionieren wollen, könnten Jugendlichen beispielsweise einräumen, ihren Ausbildungsnachweis in einer App festzuhalten. Berichtshefte zu schreiben sei noch nie ein besonders spannender Auftrag für Azubis gewesen. Mittlerweile haben das auch die App-Entwickler verstanden und eine „Berichtsheft App“ auf den Markt gebracht. Sie ist für Azubi und Ausbilder gleichermaßen verwendbar. Voraussetzung dafür ist allerdings, dass die Nutzung der App vom jeweiligen Prüfungsausschuss zugelassen worden ist.

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