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Organistation im Betrieb

Prozesse per Knopfdruck optimieren

Dokumentenmanagementsysteme strukturieren Geschäftspost, Aufträge und Anfragen. Gleichzeitig machen sie Wissen im Betrieb schneller verfügbar. Und quasi nebenbei optimieren sie Arbeitsprozesse.

von Torsten Hamacher

Auf Knopfdruck kann Oliver Paull Aufträge einsehen, Lieferantendaten checken oder offene Posten im Blick behalten. der Chef der Firma Heizkraftanlagen Hannover, ein Dienstleister im Heizungs- und Rohrleitungsbau, ist von der neuen Softwarelösung überzeugt, die er gerade in seinem Betrieb aufbauen lässt. „Wir sind noch immer mitten in der Implementierungsphase, aber schon jetzt würde ich unser Dokumentenmanagementsystem rundheraus weiterempfehlen.“

Über die Einführung einer Lösung habe er schon länger, berichtet der Unternehmer. Doch zunächst war die Modernisierung anderer EDV-Systeme drängender.

Die Stärke von Dokumentenmanagementsystemen (DMS) liegt in der digitalen Bereitstellung von Briefen, Fax-Sendungen, E-Mails, Rechnungen, Notizen – kurz allem, was im betrieblichen Alltag schriftlich hin- und herbewegt wird. Geschlüsselt nach verschiedenen Zugriffsrechten können Chef und Mitarbeiter auf die für sie relevanten Daten zugreifen – auf Wunsch sogar unterwegs.

Die Hauptvorteile liegen in der schnellen und umfassenden Verfügbarkeit von Informationen, die zum Beispiel einen bestimmten Auftrag betreffen. Neben der Bereitstellung von Wissen kommt es Oliver Paull auch darauf an, die Abläufe im Betrieb zu beschleunigen und Arbeit flexibler zu gestalten. „Mit der Software kann ich Mitarbeitern zum Beispiel die Möglichkeit geben, bei Bedarf auch mal früher nach Hause zu gehen, weil etwa ein Handwerker kommt.“ Denn über eine geschützte Internetverbindung kann auch außerhalb des Unternehmens problemlos auf alle relevanten Schriftstücke zugriffen werden.

Der Nutzen rechtfertigt den Aufwand
Mit seinem IT-Dienstleister Office 360 entschied sich der Unternehmer für das DMS der Kasseler IT-Schmiede Starke. „Die Lösung ist speziell auf kleinere und mittlere Betriebe zugeschnitten und kann weiter angepasst werden“, schildert Katharina Tempel von Office 360.

Keinen Hehl macht der Unternehmer daraus, dass die Einführung eines solch umfassenden Systems kein ganz kleines Unterfangen ist. „Ein großes Problem ist ganz einfach die Tatsache, dass die Einführung neben dem normalen Arbeitsalltag laufen muss.“ Doch auch Skeptiker überzeugten die Vorteile der Lösung schon während der Einführungsphase, schildert der Chef von rund 70 Mitarbeitern an den Standorten Hannover, Sindelfingen, Emden und Berlin.

Unter dem Strich, sagt Paull, „muss man wohl zwei Jahre Zeit für die Einführung kalkulieren“. Schließlich müsse die Software an alle anderen im Haus eingesetzte Lösungen angedockt werden. Rationalisierungseffekte stellten sich aber schon früher ein, berichtet der Unternehmer aus der Praxis.

Worauf Sie achten sollten, wenn Sie ein Dokumentenmanagementsystem einführen, lesen Sie auf der nächsten Seite.             

Darauf müssen Sie achten

Die Einführung eines Dokumentenmanagementsystems (DMS) in einem Unternehmen ist ein komplexes Projekt. Edith Gramberg von der Handwerkskammer Oldenburg rät Unternehmern bei der Einführung, auf Folgendes zu achten:

Alle müssen mitziehen: Der Aufbau eines solchen Systems funktioniert nur, wenn wirklich alle mitziehen und Akten konsequent digital bearbeiten. Klinkt sich nur ein einzelner Bereich im Unternehmen aus, bleibt der Nutzen der Software auf der Strecke.

Kontinuierliche Betreuung: ­Eine solche Lösung wächst. ­Daher ist der Support durch den IT-Dienstleister gerade während der Aufbauphase wichtig. Ideal ist es, wenn das Softwarehaus in der ­Nähe ist oder die Spezialisten online auf das System zugreifen können.

Qualifiziertes Personal: Wer denkt, vorhandene Dokumente könnte mal eben eine Hilfskraft auf 400-Euro-Basis einscannen, der irrt. Ganz wichtig ist es, dass wirklich nur relevante Daten im System hinterlegt werden. Daher müssen qualifizierte Leute ­entscheiden, was digitalisiert wird und welche Suchmöglichkeiten es für die eingegebenen Dokumente geben soll.

Gute Technik: Ebenfalls entscheidend ist die technische Basis eines DMS. Gerade beim Scanner sollte nicht gespart werden.

Ordentlich aufgebaut, erleichtert ein DMS die tägliche Arbeit im ­Betrieb ganz erheblich, sagt Gramberg.

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