Auf einen Blick:
Beim Delegieren von Aufgaben ist Präzision gefordert.
5 Schritte unterstützen Sie dabei, erfolgreich zu delegieren.
Ist eine Aufgabe delegiert, bleibt der Chef Kapitän, der den Kurs seines Schiffes kontrollieren muss.
Häufig höre ich von Kollegen, dass sie ja gerne mehr Verantwortung an Ihre Mitarbeiter übertragen wollen. Aber leider endet das zu oft in teuren Fehlern. Und so hat der Chef wieder eine Bestätigung dafür erhalten, dass die Mitarbeiter es eben doch nicht können. Willkommen im Teufelskreislauf: Der Chef überträgt Verantwortung, der Mitarbeiter macht einen Fehler, der Chef sieht sich bestätigt, dass es der Mitarbeiter nicht kann, übergibt ihm nicht wieder die Verantwortung, der Mitarbeiter sieht, dass der Chef ihm nichts zutraut oder man es dem Chef ja eh nicht recht machen kann und übernimmt keine Verantwortung mehr, sondern delegiert Probleme direkt wieder an seinen Chef zurück, woraufhin dieser schimpft, dass Mitarbeiter keine Verantwortung übernehmen würden ...
Konrad Lorenz hat das gut formuliert:
Gesagt ist nicht gehört,
gehört ist nicht verstanden,
verstanden ist nicht einverstanden,
einverstanden ist nicht getan,
getan ist nicht richtig getan.
Der Kreislauf des Delegierens
Unvollständiges Delegieren führt in den Teufelskreislauf. Es ist daher absolut entscheidend, wie Sie als Chef eine Aufgabe übertragen und wie Sie mit Fehlern umgehen.
Fehler passieren häufig auch, weil eine Aufgabe nicht vollständig übertragen wurde. Daher möchte ich Ihnen den Kreislauf des Delegierens vorstellen. Dieser besteht aus fünf Phasen:
Auftragsvorbereitung
Auftragsklärung
Zielvereinbarung
Steuerung & Kontrolle
Abschluss & Feedback
Phase 1: Auftragsvorbereitung
In dieser Phase ist es wichtig, dass Sie sich Klarheit verschaffen:
Worum geht es?
Was ist die Aufgabe?
Was ist das Ziel?
Was müssen wir beachten?
Am besten, Sie bereiten sich kurz schriftlich vor, damit in der Alltagshektik nichts verloren geht. Ein gutes Tool für die Auftragsvorbereitung ist eine Photodokumentation. Einige Kollegen drehen mit dem Handy auch ein kurzes Video von der Baustelle und kommentieren dieses. Eine besonders wertvolle Frage in dieser Phase lautet: Was könnte schiefgehen? Bitte denken Sie daran: Wenn Sie nicht gut vorbereitet sind und nur „aus dem Bauch heraus“ Ihrem Mitarbeiter alles erzählen, wird zu viel verloren gehen. Wichtig beim Delegieren sind aber gerade die Kleinigkeiten.
Phase 2: Auftragsklärung
Nun stellen Sie Ihrem Mitarbeiter ausführlich die Aufgabe, zum Beispiel die nächste Baustelle, vor. Das machen Sie am besten 3 bis 5 Tage vor Auftragsbeginn mit Hilfe einer Checkliste. Achten Sie darauf, dass Ihr Mitarbeiter sich alles Wichtige notiert. Oft glauben Menschen, sich alles merken zu können – das klappt aber nur selten ... Und Sie wissen ja, Konfuzius sagte: „Menschen stolpern nicht über Berge sondern über Maulwurfshügel.“
Phase 3: Zielvereinbarung
Das ist ganz wichtig: Definieren Sie das Ziel. Ohne Ziel ist es egal, was man tut, es macht keinen Sinn. Neben dem Fertigstellungstermin sollte sicherlich die Qualität und die Zeitvorgabe definiert werden.
Phase 4: Steuerung & Kontrolle
Während der Ausführung sollten Sie an den entscheidenden Stellen steuern und kontrollieren – so wie ein Kapitän sein Schiff steuert und den Kurs kontrolliert. Falls Sie Abweichungen feststellen, geht es zurück zur Auftragsklärung. Gehen Sie hier die entscheidenden Punkte mit Ihrem Mitarbeiter noch einmal durch. So kann er selbst die Abweichungen erkennen. Und wenn Sie das wohlwollend und wertschätzend tun, wird Ihr Mitarbeiter damit auch gut umgehen können. Sie können in der Auftragsklärung dazu auch die Meilensteine mit Ihrem Mitarbeiter definieren, zum Beispiel wichtige Zwischentermine.
Phase 5: Abschluss & Feedback
Ohne Feedback ist alles nichts. Geben Sie immer Feedback. Wie im Fußball: Da wird auch nach dem Abpfiff das Spiel analysiert und besprochen. Fragen Sie Ihren Mitarbeiter, was aus seiner Sicht gut und nicht so gut lief. Eine richtig gute Formulierung für Kritik lautet: „Ich weiß, dass wir super miteinander arbeiten. Und dazu wünsche ich mir noch etwas mehr von XY.“ Die wichtigste Motivation für Mitarbeiter ist immer ein wohlwollendes Feedback. Das stärkt das Selbstbewusstsein und so gehen Ihre Mitarbeiter gestärkt in den nächsten Auftrag.
Olaf Ringeisen ist Sparringspartner für Handwerksmeister, die mehr persönliche Freiheit erreichen wollen. Sein Ziel: raus aus dem Hamsterrad! Der gelernte Malermeister führt in vierter Generation seinen Malerbetrieb in Northeim. Er arbeitet seit mehr als 15 Jahren an der Optimierung seiner Strategien zur erfolgreichen Unternehmensführung im Handwerk. Über 600 Malerbetrieben hat er mit seinen Systemen schon weitergeholfen. Sein Qualyplan-System enthält seine wichtigsten Erkenntnisse und Werkzeuge, die Sie benötigen, um raus aus dem Hamsterrad zu kommen und sich ein wahrhaft außergewöhnliches Unternehmen zu schaffen. Mehr Infos: www.baustelle-optimieren.de/kostenlose-praxistipps.
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