Ständig für alles offen? Führen Sie einen Betrieb oder eine Bar?
OPen
Kommunikation ist die wichtigste Aufgabe des Chefs: Ob Kunden, Mitarbeiter oder Lieferanten - ohne den ständigen Austausch läuft der Laden nicht.
Problematisch wird es allerdings, wenn Sie dadurch ständig bei wichtigen Aufgaben unterbrochen werden. Das kostet richtig Zeit, denn dann müssen Sie sich jedes Mal wieder neu in die unterbrochene Arbeit hineindenken.
Dafür gibt es nur eine Lösung: Sie müssen Ihre Kommunikation in die richtigen Bahnen lenken. Es geht nicht darum, sich weniger auszutauschen, sondern effizienter.
1. Reduzieren Sie Ihren E-Mail-Konsum
E-Mails sind ein echter Zeitfresser. Vor allem dann, wenn Sie den Posteingang ständig im Auge haben Es könnte "ja etwas Wichtiges kommen"? Stimmt, aber welche E-Mail ist schon so wichtig, dass sie keine zwei Stunden Zeit hat?
Unsere Tipps:
- Stellen Sie Ihr Ihre E-Mail-Software so ein, dass E-Mails nicht automatisch abgerufen werden, sondern nur auf Knopfdruck - genau dann, wenn Sie es wollen.
- Rufen Sie E-Mails höchstens alle 90 Minuten ab. Noch besser: nur dreimal täglich, morgens, mittags und am frühen Nachmittag.
- E-Mails, die sich einfach beantworten lassen, sollten Sie dann sofort erledigen. Das spart Ihnen die Zeit, diese E-Mails immer wieder zu lesen.
Machen Sie sich keine Sorgen, dass Sie etwas Wichtiges verpassen könnten. Inzwischen haben sich die meisten Leute sowieso angewöhnt, wirklich wichtige E-Mails telefonisch anzukündigen oder nachzufassen, ob man sie schon erhalten hat. Und alle anderen haben sicher ein paar Stunden Zeit.
Nächste Seite: Sie müssen nicht immer sofort ans Telefon gehen. Verlässlichkeit ist wichtiger!
2. Seien Sie nicht immer erreichbar, aber immer verlässlich!
Dauernd rufen Kunden mit wichtigen Fragen an. Und natürlich sind Ihre Kunden wichtig!
Trotzdem: Seien Sie für Kunden nicht immer und überall erreichbar. Wenn Sie Rückrufe alle zwei Stunden in einem Rutsch erledigen, sind die Kunden auch zufrieden und Sie müssen nicht ständig zwischendurch alles liegen und stehen lassen.
Gerade bei der aktuellen Auftragslage rechnet eigentlich kaum noch jemand damit, sofort eine Antwort auf eine Frage zu bekommen.
Viel wichtiger ist, dass Ihre Kunden irgendwo eine Nachricht hinterlassen können und eine Auskunft bekommen, wann Sie mit Ihrem Anruf rechnen können.
Das kann entweder ein Mitarbeiter in Ihrem Büro übernehmen: Wenn er Zugriff auf Ihren Kalender hat, kann er sogar einen Rückruf in der Zeit "von ... bis ..." vereinbaren.
Zur Not tut es aber auch eine freundliche Ansage auf Ihrer Mailbox, die Ihren Kunden verspricht, dass Sie so schnell wie möglich zurückrufen.
Entscheidend ist nur, dass Sie dabei verlässlich sind, also tatsächlich zurückrufen.
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3. Weniger Zeitverschwendung durch zielloses Gerede
Nehmen Sie sich vor jedem Telefonat oder persönlichem Gespräch drei Minuten Zeit. Planen Sie in dieser Zeit:
- Ziele: Was wollen Sie erreichen?
- Bedingungen: Welche Voraussetzungen müssen dafür erfüllt sein (zum Beispiel Preis, Termin etc.)?
- Gegenargumente: Was könnte Ihr Gesprächspartner einwenden und wie reagieren Sie darauf?
- Unterlagen: Welche Unterlagen benötigen Sie für das Gespräch?
Nehmen Sie sich nach jedem Telefonat oder Gespräch ebenfalls drei Minuten Zeit für eine kurze Nachbereitung:
- Was haben Sie erreicht?
- Was sind die nächsten Schritte?
- Wer muss Bescheid wissen?
- Wann und wie werden Sie aktiv?
Halten Sie das in Ihrem Kalender fest und geben Sie entsprechende Infos sofort weiter, falls das erforderlich ist.
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4. Sparen Sie Zeit bei Kundenfragen ein!
Neue Kunden und Interessenten haben meist viele Fragen. Oft sind es die immer gleichen Fragen. Das kostet sehr viel Zeit - und Sie wissen noch nicht einmal, ob ein Auftrag daraus wird.
Eine einfache Lösung ist eine Rubrik "Häufig gestellte Fragen" auf Ihrer Firmen-Website. Das lohnt sich, denn immer häufiger informieren sich Kunden erst im Internet, bevor sie einen Betrieb anrufen. Darum sollten Sie diesen Menüpunkt gut sichtbar platzieren.
Listen Sie dort alle Fragen auf, die Ihnen immer wieder gestellt werden. Ihre Antworten sollten Sie einfach und verständlich halten.
Sie können auch einen Flyer mit "Häufig gestellten Fragen" erstellen. Der lässt sich ideal am Ende eines Erstgesprächs überreichen. "Falls Sie noch weitere Fragen haben, rufen Sie mich gerne an. Oder vielleicht finden Sie die Antworten ja auch hier ..."
Wenn Sie auf diesen Flyer nicht "Häufig gestellte Fragen" schreiben, sondern "Unsere Service-Versprechen", dann sparen Sie damit nicht nur Zeit, sondern punkten ganz besonders bei den Kunden.
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5. Maximieren Sie Ihre Zeit - und machen Sie nicht alles selbst!
Es gibt nur eine einzige Möglichkeit, die verfügbare Zeit zu erhöhen: Man muss in der vorhandenen Zeit mehr schaffen - also die eigene Produktivität steigern. Diese Aufgabe kann man entweder sportlich lösen oder wirtschaftlich. Ein Beispiel:
Wenn ich 5 Anrufe in 15 Minuten erledige, ein Kollege für die gleichen 5 Telefonate aber nur 5 Minuten braucht, dann hat er effektiv 10 Minuten mehr Zeit für andere Aufgaben. Das ist doch eine sportliche Herausforderung: die eigenen Zeiten zu optimieren. Als Prämie winkt zusätzliche Zeit.
Noch schlauer wäre es allerdings, wenn ich jemanden engagiere, der diese Aufgabe genauso schnell wie mein Kollege erledigt, mich jedoch pro Stunde nur ein Viertel dessen kostet, was ich in der gleichen Zeit mit anderen Tätigkeiten verdiene.
Überlegen Sie sich also, ob es nicht Aufgaben gibt, die andere einfach schneller, preiswerter und vielleicht sogar besser erledigen können als Sie selbst. Buchhaltung, Telefondienst, Briefe schreiben ...
Weitere Infos zum Thema "Stress abbauen":
(jw)
