Wer schlanke Arbeitsabläufe organisiert, bindet seine Mitarbeiter an seinen Betrieb.
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Mitarbeiterbindung

Schlanke Arbeitsprozesse: Besiegen Sie das Chaos!

Wer seine Mitarbeiter halten will, sollte dafür sorgen, dass sie sich wohlfühlen. Das gilt auch für die Arbeitsorganisation.

Auf einen Blick:

  • Chaotische Arbeitsabläufe und unklare Zuständigkeiten sind wichtige Gründe für Mitarbeiterfrust.
  • Digitale Lösungen erleichtern vieles, doch die Software muss auch genutzt werden. Nehmen Sie sich die Zeit, um sich einzuarbeiten und schulen Sie Ihre Mitarbeiter.
  • Beziehen Sie ihr Team ein, damit sie die Veränderungen mittragen.
  • Eine externe Beratung hilft, Arbeitsprozesse neu und besser zu planen.
  • Halten Sie durch. Veränderung braucht Zeit.

Chaotische Arbeitsabläufe, undurchsichtige Planung, hektisches Reagieren auf die dringendsten Aufträge – es gibt fast nichts, was Mitarbeiter mehr frustriert als eine schlechte Arbeitsorganisation. Und in Zeiten des Fachkräftemangels können Betriebe sich das kaum leisten. Die gute Nachricht ist: Sie können das Chaos besiegen. Alexander Strehl, Berater bei der Handwerkskammer Osnabrück-Emsland-Grafschaft Bentheim, kann helfen.

handwerk.com: Herr Strehl, worauf legen Fachkräfte Ihrer Erfahrung nach besonderen Wert?

Alexander Strehl: Die Beschäftigten wollen Vorhersehbarkeit. Was passiert in der Woche, auf welche Baustelle muss ich heute, welche Arbeiten stehen an? Das ist ein entscheidender Faktor für die Zufriedenheit. Außerdem wünschen sich die Mitarbeiter Mitsprache bei der Organisation.

Und daran krankt es in den Betrieben?

Strehl: In den Unternehmen, die sich an uns mit dem Wunsch nach Beratung melden, fehlt es oft an Zeit- und Ressourcenplanung. Zuständigkeiten sind nicht eindeutig – wenn drei Leute Aufträge annehmen, erfasst sie jeder etwas anders. Die Folge: Missverständnisse, Zeitmangel, Chaos.

Wie kann ein Unternehmen Arbeitsabläufe straffen?

Wie kann ein Betrieb vorgehen?

Strehl: Wenn ein Unternehmen Probleme mit seinen Arbeitsabläufen hat, hilft vor allem eine externe Beratung. Jemand, der von außen kommt, kann das ganze System leichter erfassen als jemand, der mittendrin steckt. Zumal derjenige viele Betrieb kennt und neutral an die Sache herangeht. Wir sprechen bei unseren Beratungen auch nicht nur mit dem Chef, sondern mit allen Mitarbeitern. So können wir klären, wie Prozesse ablaufen und wo die Probleme liegen. Und dann geht es an die Verbesserung.

Was sind die ersten Schritte?

Strehl: Das ist ganz vom jeweiligen Betrieb abhängig. Wir legen in unserer Beratung Ziele fest, die erreicht werden sollen, und auch den Weg dorthin. Manchmal reichen schon kleine Veränderungen, um erste Erfolge zu erleben. Zum Beispiel eine tägliche Morgenrunde, bei der kurz besprochen wird, was für den Tag anliegt. Das kann man auch montags für die Woche einführen und am Freitag noch besprechen, wie sie gelaufen ist. Oder es wird ein Whiteboard aufgehängt, auf dem alle Aufträge der Woche stehen. Schon fühlen sich die Mitarbeiter besser informiert.

Größeren Betrieben, bei denen Zuständigkeiten nicht klar sind, ist oft mit einem Organigramm geholfen: Wer macht eigentlich was? Und dann kann man schauen: Wer soll was machen? Das ist natürlich nur der Anfang!

Was bringt Digitalisierung?

Ist Digitalisierung eine Lösung?

Strehl: Der Erfolg von digitalen Lösungen hängt vom Menschen ab. Wir stellen immer wieder fest, dass die Betriebe tolle Software angeschafft haben, aber das Potenzial nicht nutzen. Nicht, weil sie nicht wollen, sondern weil im täglichen Stress die Zeit fehlt, sich damit zu beschäftigen. Digitalisierung erfordert immer erstmal einen gewissen Aufwand. Aber später sind Arbeitsprozesse oft erheblich schlanker. Deshalb lohnt es sich, die Zeit zu investieren! Manchmal gibt es auch Vorbehalte von Mitarbeitern oder dem Chef selbst. Deshalb ist es wichtig, festzulegen, wie die Arbeit mit dem Programm am Ende aussehen soll. Dann müssen alle geschult werden. In eine Software muss man sich einarbeiten wie in eine Maschine. Am besten findet man noch jemanden im Betrieb, dem das Thema Spaß macht und der neue Entwicklungen und Möglichkeiten im Auge behält.

Wenn ein Betrieb sich neu organisieren will, wo lauern Schwierigkeiten und Fallen?

Strehl: Das Schwierigste ist, durchzuhalten. Es dauert, bis sich neue Arbeitsabläufe eingespielt haben. Veränderungen sind auch nicht bei jedem willkommen. Deshalb ist es wichtig, regelmäßig zu kommunizieren, damit alle im Boot bleiben. Und sich auch immer wieder zu fragen: Sind wir noch in der richtigen Richtung unterwegs? Dafür muss man sich die Zeit nehmen. Gerade bei einem längeren Prozess ist es schwer, das Ziel nicht aus den Augen zu verlieren.

Wobei hilft Mitarbeiter-Feedback?

Wie wichtig ist das Feedback der Mitarbeiter?

Strehl: Extrem wichtig. Sie sind es schließlich, die mit den neuen Prozessen arbeiten und sehen, ob etwas funktioniert oder nicht. Der Chef muss seine Mitarbeiter zu Beteiligten und nicht zu Betroffenen machen, das steigert die Bereitschaft, Veränderungen mitzutragen. Das Gute im Handwerk ist, das die Strukturen klein sind, der Chef also auch schnell auf das Feedback reagieren kann.

Wie lange dauert so ein Veränderungsprozess?

Strehl: Man muss Geduld haben, es geht nicht von heute auf morgen. Schließlich verändern wir mit den Betrieben auch nicht alles auf einmal, sondern packen ein Problem nach dem anderen an und überprüfen, ob es gelöst ist. Veränderung braucht Zeit. Ein Jahr sollte man schon veranschlagen. Aber der Einsatz und das Auseinandersetzen mit den eigenen betrieblichen Prozessen lohnen sich.

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