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Anfahrtkosten: Zeiten und Kilometer richtig abrechnen.
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Streit mit Kunden vermeiden

Schluss mit dem Streit um die Fahrtkosten!

Sie wollen Ihren Kunden die Fahrtzeiten in Rechnung stellen und darüber später nicht streiten? Hier 5 Tipps, wie Sie Ihre Zeiten und Kilometer erfolgreich abrechnen.

Inhaltsverzeichnis

AKTUALISIERUNG: Die Regeln zur Berechnung der Anfahrtskosten haben sich 2014 grundlegend geändert. Was Handwerker beachten müssen, damit sie gegenüber Kunden Anfahrtskosten berechnen dürfen, haben wir für Sie in einem neuen Artikel zusammengefasst, den Sie hier finden: Neue Regeln: Anfahrtskosten nie mehr ohne Vorwarnung!

Die bisherige Rechtsprechung, wie sie in dem nachfolgenden Artikel dargestellt wird, ist nicht mehr anzuwenden.

Fahrtkosten sind so ein Thema, mit dem Handwerker immer wieder vor Gericht landen. Die Ursachen:

  • Auch wenn Kunden fachlich nicht mitreden können - beim Thema "Fahrtkosten" fühlt sich praktisch jeder wie ein Experte und kontrolliert den Posten besonders genau.
  • Besonders leicht haben es solche Kunden bei Handwerksbetrieben, die Fahrtkosten einfach stillschweigend ohne vorherige Absprachen auf die Rechnung setzen.
  • Dabei fühlen sich diese Handwerker oft im Recht. Schließlich gibt es ja Gerichtsurteile, die genau das erlauben. Was sie dabei übersehen: Die Urteile passen längst nicht auf jeden Fall. Und selbst wenn ein Handwerker damit vor Gericht siegt, hat ihn das bis dahin viel Zeit und einen Kunden gekostet.

Tipp 1: Rechnen Sie Fahrzeugkosten und Fahrtzeiten immer ab!

Grundsätzlich dürfen Sie Fahrtkosten abrechnen. Und das sollten Sie auch: "Fahrtkosten können ein erheblicher Kostenblock sein, daher sollte man sie in Rechnung stellen - auch bei kleineren Aufträgen", sagt Cornelia Höltkemeier, Rechtsanwältin und Geschäftsführerin der Landesvereinigung Bauwirtschaft Niedersachsen.

Zu den Fahrtkosten gehören die anteiligen Kosten für das Fahrzeug (Anschaffung, Versicherung usw.) und Benzin. Der größte Posten in der Rechnung dürften regelmäßig die Fahrtzeiten sein, denn die dürfen Sie ebenfalls abrechnen.

Tipp 2: Rechnen Fahrzeiten nicht ohne vorherige Vereinbarung ab!

Grundsätzlich rät Cornelia Höltkemeier zu einer schriftlichen Vereinbarung:

Pflicht bei VOB-Verträgen

Bei Verträgen nach VOB/B dürfen Handwerker die Fahrtzeiten nur dann nach Stundenlohn abrechnen, wenn das ausdrücklich vorher vereinbart wurde. "Im Bauhauptgewerbe ist die Abrechnung der Fahrtzeiten allgemein nicht üblich. Wenn über längere Zeit die Leistungen beim Kunden erbracht werden, geht die Rechtsprechung davon aus, dass die Fahrtzeiten in der Kalkulation berücksichtigt wurden, falls nichts anderes vereinbart wurde", berichtet Höltkemeier.

Ratsam bei BGB-Verträgen

Bei BGB-Verträgen ist man nur mit einer Vereinbarung über die Abrechnung von Fahrzeiten auf der sicheren Seite. "Wenn es keine gesonderte Vereinbarung gibt, gehen Unklarheiten später immer zulasten des Auftragnehmers", warnt Höltkemeier. Zwar könnten Handwerker in den Fällen, in denen keine Vereinbarung vorliegt, die "übliche Vergütung" beanspruchen. Doch das führe oft zu Auseinandersetzungen, welcher Betrag "üblich" ist.

Tipp 3: So schließen Sie eine rechtssichere Vereinbarung

Je nach Art, Umfang und Dringlichkeit des Auftrags haben Sie drei Möglichkeiten.

Variante 1:

Sie treffen eine individuelle Vereinbarung zur Abrechnung der Fahrtzeiten und Fahrtkosten im Vertrag.

Variante 2:

"Eine wirksame Vereinbarung kann auch durch eine Klausel in den AGB erfolgen", sagt Höltkemeier.

Variante 3:

Bei telefonischer Auftragsannahme können AGB nicht wirksam vereinbart werden. Auch dass die AGB auf Ihrer Website stehen, hilft später vor Gericht nicht weiter. Der Rat der Expertin:

Informieren Sie die Kunden am Telefon über die Abrechnung der Fahrtzeiten.

Dokumentieren Sie in Ihren Unterlagen, dass und wie Sie den Kunden informiert haben.

Zudem kann sich in diesen Fällen helfen, sich vom Kunden einen Stundenzettel samt einer "Fahrtkostenpauschale" unterschreiben zu lassen

Tipp 4: Pauschalieren Sie, wenn es der Kunde akzeptiert

Auch sonst rät Höltkemeier zu pragmatischen Lösungen bei den Fahrtkosten: "Der richtige Weg ist immer der, den der Kunde akzeptiert."

Detaillierte Aufstellung:

Manche Kunden erwarten eine detaillierte Aufstellung inklusive gefahrene Kilometer und Fahrtzeiten. "Da muss man sich überlegen, ob sich der Aufwand lohnt, das hängt vom Auftrag ab", rät Höltkemeier.

Pauschale:

In vielen Fällen sei eine Pauschale die einfachere Lösung für beide Seiten. Das kann zum Beispiel eine nach Entfernungskilometern gestaffelte Pauschale sein, in der Fahrzeugkosten und Fahrtzeiten einkalkuliert sind.

Tipp 5: Vorsicht bei Extra-Touren

Zur Sorgfalt rät die Juristin allerdings bei der Abrechnung von Touren und Besorgungen:

Fährt ein Handwerker nacheinander mehrere Kunden an, dann müssen die Fahrtkosten entsprechend aufgeteilt werden.

Besorgungen sollten nur abgerechnet werden, wenn vor der Abfahrt nicht absehbar war, dass besondere Materialien oder Werkzeuge erforderlich sind.

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