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Strategie

Sind Sie auf den Notfall im Betrieb vorbereitet?

Fällt der Chef eines Betriebs plötzlich aus, kann alles zum Erliegen kommen. Damit Ihnen das nicht passiert, sollten Sie vorsorgen. Und auch vermeintlich banale Dinge dokumentieren.

Auf einen Blick:

  • Der Notfall kann plötzlich eintreten: Betriebsinhaber sollten darauf vorbereitet sein und frühzeitig Nachfolgeregelungen festlegen.
  • Der Betrieb ist Erbmasse: Auch in punkto Erbrecht müssen Unternehmer vorsorgen. Ein Testament oder eine Regeleung im Gesellschaftsvertrag sind mögliche Optionen.
  • Nicht ohne Notfallordner: An einem zentralen Platz im Betrieb sollten Sie alle wichtigen Unterlagen und Dokumente griffbereit lagern.

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von Martina Jahn

Unfall, Krankenhausaufenthalt oder Todesfall: Der plötzliche Ausfall eines Chefs ist keine Seltenheit. „Mehr als 26 Prozent der Unternehmensnachfolgen sind unerwartet“, sagt Martina Machulla, Rechtsanwältin und Fachanwältin für Familienrecht aus Hannover. Viele Betriebe seien auf unerwartete Situationen nicht ausreichend vorbereitet, weiß sie aus ihrer täglichen Arbeit.

Die Folge: Oft droht eine existenzielle Schieflage bis hin zur Insolvenz, weiß die Rechtsanwältin.

Die Liste der Betroffenen könne lang werden: von Mitarbeitern über Kunden bis hin zu Lieferanten und anderen Geschäftspartnern. Damit Ihnen das Schlimmste erspart bleibt, sollten Sie vorbeugen – mit einer umfassenden Dokumentation sämtlicher wichtiger Informationen. Folgende Beispiele nennt Machulla:

Notfallkoffer: Immer auf dem aktuellsten Stand

In einem Notfallordner, welcher an einem zentralen Platz im Betrieb griffbereit steht, sollten Sie wichtige Informationen aufbewahren. Da geht es auch um Details wie:

  • Haben ich und alle Mitarbeiter Zugang zu ihren Arbeitsplätzen?
  • Sind alle Vollmachten (z.B. für Bankkonten) oder Handlungsvollmachten hinterlegt?
  • Hat jemand Zugang zu allen wichtigen Verträgen und Einsicht in die Konten?
  • Sind die Passwörter, Pin- und Tanlisten und die PC- und Tablet-Zugänge notiert?
  • Wann fallen Zahlungen für Lieferungen, Leasing und Gehälter an?
  • Müssen zeitnah Rechnungen an Kunden für fertige Aufträge versandt werden?
  • Werden alle aktuellen Aufträge zum Termin fertig / bzw. wird pünktlich geliefert?
  • Muss Material nachbestellt werden, um Engpässe zu vermeiden?

Diese Unterlagen dürfen nicht fehlen

Hinterlassen Sie auch Informationen über unverzichtbare Dinge, die den Betriebsablauf sichern, wie:

  • Einen Vertretungsplan aller Mitarbeiter
  • Arbeitsplatzbeschreibungen
  • Auflistung der wichtigsten Geschäftspartner
  • Eine Übersicht über Patente und Schutzrechte
  • Eine Übersicht aller Versicherungen
  • Die Jahresabschlüsse der letzten Jahre

Erbrecht: Der Betrieb ist Erbmasse

Martina Machulla legt ihren Mandanten auch immer nahe, sich über die Erbfolge, beispielsweise im Todesfall, Gedanken zu machen.

Gesetzliche Erbfolge: Wer erbt, können Sie vorher festlegen

Handwerksunternehmer sollten sich fragen: Wer soll mir nachfolgen? Ein Gesellschafter, ein Mitarbeiter oder ein Familienangehöriger. Denn: „Grundsätzlich ist der Betrieb Erbmasse, wenn ein Inhaber verstirbt. Die Gesamtrechtsnachfolge liegt bei noch lebenden Ehegatten und den Kindern – auch aus vorhergehenden Beziehungen“, betont Machulla. Nicht selten entstünden daraus Probleme, weil sich Betriebsinhaber zu Lebzeiten über die Erbfolge nicht ausreichend Gedanken machten. „Erben Ehepartner und Kinder gemeinsam, müssen alle gemeinsam über den Nachlass entscheiden. Das birgt ein großes Streitpotenzial und blockiert häufig notwendige schnelle Entscheidungen“, sagt sie.

Doch das haben Unternehmer selbst in der Hand. Machulla rät, genau schriftlich festzulegen, wer erben soll und wer nicht.

Es sei daher immer sinnvoll, ein Testament aufzusetzen, in dem festgehalten ist, wer den Nachlass – wozu auch der Betrieb gehört – im Todesfall erben soll.

Dabei muss immer beachtet werden, dass den weichenden Erben ein sogenannter „Pflichtteilsanspruch“ in Geld zusteht – also die Hälfte des Wertes, mit dem die Person an dem Erbe beteiligt gewesen wäre, wenn es kein Testament gegeben hätte. Die Person, die als Erbe eingesetzt wird, sollte in die Lage versetzt werden, die Pflichtteilsansprüche ausbezahlen zu können.

GmbH: Nachlass im Gesellschaftsvertrag regeln

Bei einer GmbH gehen Machulla zufolge grundsätzlich die GmbH-Anteile an die gesetzlichen Erben. Wenn Ehepartner oder Kinder kein Interesse an dem Unternehmen haben oder nicht geeignet sind, die Aufgaben des Gesellschafters wahrzunehmen oder wenn die Interessen der Gesellschaft es verbieten, muss unbedingt eine Regelung zu Lebzeiten getroffen worden sein.

Wesentliche Absprachen können schon im Gesellschaftsvertrag vorgenommen werden.

So kann beispielsweise geregelt werden, dass im Todesfall die Anteile an die anderen Gesellschafter übergehen sollen. Dies kann auch in der Satzung der GmbH verankert werden. Gleichzeitig müssen diese Vereinbarungen mit dem Erbrecht vereinbar sein.

Alternativ kann der GmbH-Gesellschafter in einem Testament oder Erbvertrag letztwillige Verfügungen treffen und über die Verteilung seines Nachlasses bestimmen. Vorhandenes Vermögen oder Immobilien kann er zum Beispiel an seinen Ehepartner und seine Kinder vererben – die Unternehmensanteile hingegen an eine andere Person. Bei allen getroffenen Regelungen müssen Pflichtteilsansprüche und steuerliche Aspekte berücksichtigt werden, betont Machulla.

Wichtig: Erben können auch Anteile erben ohne dass sie Mitspracherecht im Betrieb haben. Das können und müssen Betriebsinhaber aber schriftlich festlegen.

Gewillkürte Erbfolge: Übertragung zu Lebzeiten oder Testament

Wer seine Nachfolge frühzeitig regeln möchte, dem rät die Rechtsanwältin zu einer langfristigen Planung.

Grundsätzlich bestehe die Möglichkeit, dass der Ehegatte und/oder die Kinder den Betrieb fortführen. Wichtig: Bei zulassungspflichtigen Gewerken muss ein Betriebsleiter bestellt werden, falls keiner der Erben über die notwendige Qualifikation verfügt.

Praktikabel sei auch in diesem Fall ein Testament. Dieses erstellen Unternehmer zu Lebzeiten. Neben den Regelungen zur Verteilung des Nachlasses, kann im Testament auch ein Testamentsvollstrecker ernannt werden. Der Testamentsvollstrecker stellt die Umsetzung der letztwilligen Verfügung sicher.

Das umfasst unter anderem die ordnungsgemäße Aufteilung des Nachlasses unter den Erben. Testamentsvollstrecker sind in dieser Hinsicht oft als Treuhänder tätig. „Die Testamentsvollstreckung dient dem Schutz des Vermögens, der Erhaltung des Familienfriedens und der finanziellen Absicherung der Familienmitglieder“, stellt Machulla klar.

Beispiel 1: Die Kinder, die den Handwerksbetrieb übernehmen sollen, sind zum Zeitpunkt des Todesfalls noch nicht volljährig. Dann besteht die Möglichkeit per Anordnung einer Testamentsvollstreckung festzulegen, wer bis zur Volljährigkeit als Übergangslösung das Unternehmen führt.

Beispiel 2: Zwei Kinder hat das Unternehmerpaar, aber sie können sich nur eines der beiden als Nachfolger vorstellen. Um Streitigkeiten unter den Kindern zu vermeiden, können sie beispielsweise dem einen Kind die Firma vererben und dem anderen Kind die Risiko- oder Lebensversicherungssumme auszahlen lassen. Auch hier weist die Expertin darauf hin, dass Betriebsinhaber die Grundregeln des Erbrechts beachten müssen. Keines der Kinder dürfe weniger bekommen, als ihm wertmäßig als Pflichtteilsanspruch zustünde.

Beispiel 3: Das Unternehmerehepaar hat ein gemeinsames Testament verfasst, ein sogenanntes „Berliner Testament“. Machulla weist darauf hin, dass der länger lebende Ehepartner nur dann die Möglichkeit hat, nach dem Tod des anderen das Testament noch zu ändern, wenn es in dem Testament bereits schriftlich festgehalten worden ist. Steht dazu nichts in dem Berliner Testament, ist dies im Regelfall nach dem Tode des Erstversterbenden bindend und kann nicht mehr abgeändert werden.

In jedem Fall sollten Unternehmer ihr Testament mindestens alle zwei Jahre auf Aktualität und Gültigkeit überprüfen. Verändert sich beispielsweise die Lebenssituation, werden Kinder volljährig oder heiraten, haben sich die ehelichen Verhältnisse des Unternehmers selbst geändert (Heirat oder Scheidung), sei es an der Zeit, die Unterlagen auf den neuesten Stand zu bringen.

Finanzielle und gesundheitliche Vorsorge rechtzeitig regeln

Zur Absicherung rät die Rechtsanwältin auch, die finanzielle Vorsorge im Blick zu behalten. Das beinhalte beispielsweise die:

  • Versicherungen zur Absicherung von Auszahlungsansprüchen, wie zum Beispiel eine Betriebsunterbrechungsversicherung
  • Eventuell eine Hinterbliebenenrente
  • Berufsunfähigkeitsversicherung
  • Krankentagegeldversicherung
  • Risikolebensversicherung, um einem Erben die Liquidität zur Auszahlung von Pflichtteilsansprüchen zu ermöglichen

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