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Arbeitsorganisation mit Outlook und Co.

So behalten Sie Überblick im Terminchaos

Termine, Aufgaben, Telefonate, Raum für Notizen – auf Wunsch liefert Ihnen Ihr Outlook einen perfekten Überblick für Ihren Tag. Wie das geht? Das lesen Sie hier.

von Torsten Hamacher

 - Die Tagesansicht im Microsoft Outlook liefert Ihnen einen guten Überblick über das, was Sie am Tag erwartet.
Die Tagesansicht im Microsoft Outlook liefert Ihnen einen guten Überblick über das, was Sie am Tag erwartet.
Screenshot: Hamacher

Geht es Ihnen auch so? In meiner Wahrnehmung wird der Alltag im Büro immer hektischer. Termine, Telefonate, Aufgaben, die bis zu einem bestimmten Zeitpunkt erledigt sein müssen. Da fällt es manchmal nicht mehr leicht, die Übersicht zu wahren. Was tun?

Diese Frage habe ich neulich einem Unternehmensberater gestellt. Und der hat mir eine wirklich gute Antwort gegeben: Nutzen Sie die Tagesübersicht im Outlook, rät Tibor Kijewski von der Unternehmensberatung Müller amp;Partner. Die Tagesübersicht in der Kommunikationszentrale des Office-Paketes von Microsoft verbirgt sich unter dem Reiter Kalender. Wählen Sie hier die Tagesansicht aus und Sie bekommen einen guten Überblick, was der Tag zu bieten hat.

Ich arbeite inzwischen regelmäßig damit und fahre damit sehr gut. Abends, bevor ich die Redaktion verlasse, nehme ich mir jetzt immer die Zeit, um meinen Kalender und meine Aufgabenliste zu pflegen. Damit habe ich schon abends ein Bild davon, was am nächsten Tag wichtig wird.

Am Ende drucke ich mir die Tagesübersicht aus und lege sie mir für den Folgetag bereit. So habe ich alle Termine und Aufgaben immer im Blick – und das, ohne den Rechner bemühen zu müssen.

Wieso der Ausdruck die Zettelwirtschaft auf meinem Schreibtisch ersetzt, lesen Sie auf der zweiten Seite.

Übersicht und Notizblock in einem
 - Im Ausdruck haben Sie alle relevanten Daten und Aufgaben des Tages vor Augen.
Im Ausdruck haben Sie alle relevanten Daten und Aufgaben des Tages vor Augen.
Screenshot: Hamacher

Der Ausdruck ist gleichzeitig mein „Laufzettel“ durch den Tag. Kommen Termine, Kontakte und Aufgaben dazu, notiere ich Sie nur noch im Notizfeld auf dem Ausdruck. Damit hat auch die „Zettelwirtschaft“ auf meinem Schreibtisch ein Ende. Kein mühsames Zusammenhalten einzelner Notizen mehr, sondern alles auf einem Blatt. Genial!

Am Ende des Tages übertrage ich alle wichtigen Informationen - wie neue Kontakte oder Aufgaben - wieder ins Outlook. Damit rutscht auch an hektischen Tagen nichts mehr so leicht durch. Außerdem können Sie so beim Übertragen gleich Wichtiges von Unwichtigem trennen. Das funktioniert in der Praxis ausgezeichnet.

Praktisches Detail am Rande. Dadurch, dass ich mein Outlook mit meinem Smartphone und meinem Tablet-PC synchronisiere, behalte ich auch unterwegs die Übersicht.

Warum arbeitet der Typ dann nicht gleich komplett papierlos, werden Sie sich jetzt vielleicht fragen. Weil es nicht geht, antworte ich Ihnen darauf. Ich bevorzuge nach wie vor Papier und Schreibwerkzeug, wenn es um Notizen geht. Weder die klassische Tastatur am Rechner noch die Eingabe über die virtuelle Tastatur am Smartphone und Tablet können meiner Meinung nach der handschriftlichen Notiz in Sachen Tempo das Wasser reichen.

Wenn Sie jetzt noch Papier und Rechner richtig "vernetzen", haben Sie die Übersicht. Wie das geht, lesen Sie auf der letzten Seite.

Papier mit dem Rechner "vernetzen"

„Vernetzt“ man aber, wie beschrieben, die digitale Termin- und Aufgabenverwaltung mit der Tagesübersicht in Papierform, ergibt sich nach meinem Dafürhalten eine optimale Mischung. Denn den Ausdruck habe ich auf meinem Schreibtisch wirklich immer griffbereit.

Angenehmer Nebeneffekt dieser Technik: Sie erhalten praktisch nebenbei nach ein paar Wochen eine gute Übersicht darüber, womit Sie tatsächlich Ihre Zeit verbringen. Das hilft ungemein, um Wichtiges von weniger Wichtigem zu unterscheiden.

Ausprobiert habe ich die Empfehlung von Tibor Kijewski mit dem guten alten Outlook 2003 und 2010. In der neueren Version haben Sie beim Ausdruck noch individuellere Möglichkeiten. Haben Sie zum Beispiel besonders viele Aufgaben „in der Mache“, ist das „Dreifachformat“ gegenüber der klassischen Ansicht im „Tagesformat“ die bessere Wahl. Haken an der Sache: Hier gibt es kein eigenes Feld für Notizen. Aber die können Sie ja, wenn wirklich gar kein Platz mehr bleibt, auch auf der Rückseite notieren.

Was ich mir bei Gelegenheit noch einmal genauer anschauen möchte, ist die Umsetzung des Office-Paketes und da insbesondere des Outlooks auf den Surface genannten Tablets von Microsoft. Ließe sich hier die Tagesübersicht als digitales Pendant zum Ausdruck nutzen, wäre das ein echtes Argument, die Geräte aus Redmond noch einmal genauer unter die Lupe zu nehmen.

Und wie wahren Sie im alltäglichen Terminwahnsinn die Übersicht? Schreiben Sie mir eine Mail an hamacher@handwerk.com. Ich bin gespannt!

(ha)

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