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Organisation

So bekommen Sie Zeitfresser in den Griff

Ein Termin jagt den nächsten? Mitarbeiter stehen mit Problemen in der Tür? Das Telefon klingelt dauernd? Neun Tipps bringen mehr Ruhe in Ihre Arbeit.

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Viele Handwerker verschieben wichtige Aufgaben auf die Abendstunden, weil sie dann mehr Ruhe haben. Doch auf die Dauer zehrt das an den Kräften - bis hin zum Burn Out.

Mit diesen Tipps bekommen Sie die Zeitfresser im Büro in den Griff.

Regel Nr. 1: Verwechseln Sie Menschen nicht mit Störungen!
Wer an einer wichtigen Aufgabe sitzt, dem kommt jeder Anruf, jeder unangemeldete Besuch ungelegen. Doch verwechseln Sie Menschen nicht mit Störungen.

Kommunikation ist die wichtigste Aufgabe des Chefs. Das erwarten Kunden und Mitarbeitern gerade in Handwerksbetrieben.

Um Zeitfresser in den Griff zu bekommen, müssen Sie Kommunikation lenken, nicht verhindern.

Regel Nr. 2: Verwechseln Sie Wichtiges nicht mit Dringendem
Dringend scheint immer alles zu sein, doch was ist wirklich wichtig?

Filtern Sie aus den scheinbaren Störungen jene Informationen heraus, die unmittelbar wichtig für den Erfolg des Betriebs sind. Für alles andere können Sie einen späteren Termin einplanen oder die Aufgabe gleich delegieren.

Regel Nr. 3: Nehmen Sie sich fünf Minuten Zeit!
Klären Sie bei jeder vermeintlichen Störung sofort, um was es geht, und prüfen Sie, ob sich das Problem binnen fünf Minuten lösen lässt.

Wenn das der Fall ist, sollten Sie sich sofort darum kümmern. Es zu verschieben, würde viel mehr Zeit kosten (Termin setzen, noch einmal hineindenken usw.).

Lässt sich die Aufgabe nicht so schnell erledigen, dann setzen Sie dafür einen Termin.

Regel Nr. 4: Machen Sie klare Ansagen!
Sagen Sie höflich, aber deutlich, wenn es gerade nicht passt. Vereinbaren Sie dann einen Termin, den Sie auch wirklich einhalten können.

Haben Sie etwas zeitlichen Spielraum, dann können Sie das auch zu Gesprächsbeginn signalisieren, indem Sie entweder eine Frist vorgeben ("Wir haben fünf Minuten Zeit, worum geht es?") oder indem Sie direkt und ohne Small Talk zur Sache kommen ("Was kann ich für Sie tun?").

Wie Sie auch ohne große Worte signalisieren können, dass es gerade jetzt nicht passt, erfahren Sie auf der nächsten Seite.

So setzen Sie die richtigen Signale

Regel Nr. 5: Tür zu!
Eine verschlossene Bürotür ist ein deutliches Zeichen, dass Sie jetzt nicht gestört werden wollen. Dieses Signal funktioniert allerdings nur, wenn Sie für gewöhnlich bei geöffneter Tür arbeiten.

Dauerhaft sollten Sie sich allerdings nicht hinter einer geschlossenen Tür verschanzen, sonst entsteht in Ihrem Team leicht der Eindruck, dass Sie kein Interesse am Austausch haben etwas verbergen wollen.

Regel 6: Alles besetzt!
Platzieren Sie eine Aktenmappe auf dem Besucherstuhl, wenn Sie nicht wollen, dass sich ein unangemeldeter Gast zu einem längeren Plausch niederlässt. Aber Vorsicht: Das funktioniert nur, wenn in Ihrem Büro ansonsten Ordnung herrscht.

Regel Nr. 7: Machen Sie es Besuchern nicht zu bequem!
Kommt jemand unangemeldet in Ihr Büro, dann stehen Sie auf und setzen sich erst wieder, wenn der Besucher gegangen ist. Ihr Besucher wird so schnell erkennen, dass Sie keine Zeit für ein längeres Gespräch haben und sich im Idealfall von sich aus kurz halten.

Regel Nr. 8: Dreimal täglich ist genug!
E-Mails, Posteingang und Rückrufbitten kosten besonders viel Zeit, wenn Sie dafür ständig Ihre Arbeit unterbrechen.

Reservieren Sie sich bestimmte Zeiten für diese Aufgaben. Es genügt zum Beispiel, wenn Sie Ihre E-Mails zwei- oder dreimal täglich kontrollieren.

Regel Nr. 9: Organisieren Sie regelmäßige Besprechungen!
Besprechungen kosten zwar Zeit, doch langfristig kostet es noch mehr Zeit, wenn der Informationsfluss stockt und so echte Probleme entstehen.

Legen Sie daher für den gesamten Betrieb oder die Teams regelmäßige Besprechungstermine fest, bei denen alle organisatorischen Probleme auf den Tisch kommen. Solche Treffen sollten einmal in der Woche stattfinden.

Gewöhnen Sie sich selbst und Ihre Mitarbeiter daran, dass alle Themen, die nicht wirklich wichtig und dringend sind, bis zu diesen Treffen warten müssen.

(jw)

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