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Kleine Wolkenkunde

So bringen Sie die Cloud in Ihr Büro

Die Cloud. Was für ein Wort! Das klingt groß, weit – und absolut ungreifbar. Dabei ist die digitale Wolke gar nicht kompliziert. Aber hilfreich kann sie sein. Sogar für Neulinge. Wetten?

Alles Wölkchen?  - Cloudlösungen können die Arbeit im Unternehmen erleichtern.
Cloudlösungen können die Arbeit im Unternehmen erleichtern.
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Die Bundesregierung ist schon ganz enthusiastisch. „Die gesamte deutsche Wirtschaft“, soll nach ihrem Glauben von der Cloud profitieren. Und was denken die Unternehmer? Die Mehrheit weiß nicht recht, was sie mit der Cloud anfangen soll oder steht ihr kritisch gegenüber, hat der IT-Verband Bitkom zuletzt ermittelt.

Höchste Zeit also für einen unverstellten Blick ins Innere des fluffigen Nebelhaufens.

Was ist die Cloud eigentlich?
Im Grunde beginnt Cloud Computing da, wo man eigene Daten in einem externen Rechenzentrum abspeichert, anstatt auf der eigenen Festplatte. Sie betreiben eine Website ohne einen eigenen Server zu haben? Dann nutzen Sie eine Cloud. Ihre Emails liegen im Internet bei Gmail und Co? Fotos, Links und Texte haben Sie auf Facebook oder Xing veröffentlicht? Dann sind Sie schon ein treuer Cloud-Kunde. Und Sie kennen die Stärke des Dienstes: Die Cloud ist immer erreichbar. Jederzeit können Sie Emails oder Neuigkeiten von der Facebook-Pinnwand abrufen, so lange Sie online sind.

Die Cloud im Unternehmen
Das funktioniert auch in geschlossenen Systemen, zum Beispiel im Betrieb. Ein möglicher erster Schritt: Alle Mitarbeiter haben von überall Zugriff auf Terminkalender, Kundenkontakte, wichtige Formulare und können Fotos oder Videos ablegen. Wichtige Änderungen an einem Dokument oder Kalenderupdates sind automatisch für alle sichtbar.

Die Möglichkeiten gehen noch viel weiter. Auch Software zur Auftragsbearbeitung, Abrechnung und Buchhaltung muss nicht mehr zwingend auf einem zentralen Computer installiert sein. Läuft sie auf der Cloud, lassen sich die Mitarbeiter gezielt in die Geschäftsprozesse einbinden, doppelte Schreibarbeit, Zettelwirtschaft, Papierarchive entfallen. Das spart Zeit und Geld.

Aber Sie müssen nicht gleich den ganzen Betrieb auf die Cloud umstellen. Einen kleinen Vorgeschmack auf die Möglichkeiten der Cloud liefern auch praktische Einzelanwendungen.

Dazu gehört, entkoppelt von den Konzernservern dieser Welt, die ganz private Wolke: Seite 2

Nr. 1: Ganz ohne Datenschutzprobleme: die private Cloud
Sicher verwahrt - Die Cloud macht Daten zentral für alle Geräte verfügbar. Das funktioniert auch als Privatlösung.
Die Cloud macht Daten zentral für alle Geräte verfügbar. Das funktioniert auch als Privatlösung.
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Wem es nicht geheuer ist, seine Betriebs- und Kundendaten auf fremden Servern zu speichern, der kann sich eine private Cloud anschaffen. Herzstück einer solchen Cloud ist eine Netzwerkfestplatte kombiniert mit einem Internetanschluss. Diese Wolke steht ganz physisch in Form einer kleinen Box im Büro oder zu Hause. Mit den passenden Apps erhalten Firmencomputer, Mitarbeiter-Smartphones und Tablets Zugriff auf die Cloud und ihre Dateien.

Mit der passenden Software lässt sich der Funktionsumfang der privaten Cloud noch erweitern, um sie stärker für die Zusammenarbeit zu nutzen.

Nr. 2: Cloud als Backup-Funktion
Ein Vorteil der privaten Cloud: Sie kann auch als Backupsystem für den zentralen Firmenrechner dienen. Einige Systeme erlauben es dabei auch, zwei private Clouds an unterschiedlichen Orten miteinander zu koppeln – so bleiben die Daten erhalten, selbst wenn eine private Cloud durch einen Brand oder ähnliches zerstört wird.

Wem es dagegen zu unsicher ist, sämtliche Datensätze des Betriebs nur lokal zu horten, kann sie auch professionellen Anbietern anvertrauen, die sie sicher und verschlüsselt aufbewahren. So sind nicht nur automatisierte Backups möglich, sondern auch die gezielte Archivierung von Rechnungen und anderen Belegen.

Es geht auch eine Nummer größer. So hilft die Cloud aktiv im Betrieb: Seite 3

Nr. 3: Mit der Cloud aktiv im Betrieb
Hilfe bei der Zeiterfassung - Auch für den digitalen Stundenzettel gibt es Cloud-Angebote.
Auch für den digitalen Stundenzettel gibt es Cloud-Angebote.
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Ausgefeilte Softwarelösungen in der Cloud können von der Auftragserstellung bis zur Archivierung der Rechnung, alle Arbeitsschritte digital abbilden und begleiten. Doch diese Lösungen umzusetzen ist zunächst aufwendig und sie verlangen vom Unternehmer eine hohe Digitalisierungsbereitschaft.

Erste Schritte in die Cloud sind mit Programmen möglich, die nur einzelne Bereiche des Arbeitslebens erleichtern, ohne dass man gleich zum ganz großen Wurf ansetzen muss.

Beispiel Zeiterfassung: Anfang 2015 traten mit dem Mindestlohngesetz die Dokumentationspflichten für die Arbeitszeiterfassung der Mitarbeiter in Kraft. Das hat den bürokratischen Aufwand für Unternehmer stark erhöht. Hier setzt die cloudbasierte Zeiterfassung an. Dabei können sich Mitarbeiter beispielsweise zentral an einem Tablet im Betrieb an- und abmelden oder, wenn sie Außentermine haben, per Smartphone von unterwegs. Unternehmer können die Zeiten ihrer Mitarbeiter ortsunabhängig einsehen, auswerten und für die Lohnabrechnung nutzen.

Die Cloud und der Datenschutz
Die Übertragung sensibler Betriebsdaten und persönlicher Informationen von Mitarbeitern und Kunden erfordert einiges Vertrauen in den Cloud-Anbieter. Das kann auch rechtlich relevant sein. In den Rechenzentren innerhalb der EU und in der Schweiz sind die Daten rechtlich ausreichend geschützt – wobei einige Nationen, etwa Irland, ein vergleichsweise schwaches Datenschutzniveau haben.

Viele Anbieter kommen jedoch aus den USA und betreiben dort ihre Rechenzentren. Nun könnten Betriebe, die Cloud-Dienste in Übersee in Anspruch nehmen, jedoch datenschutzrechtliche Probleme bekommen. Denn die Grundlage, personenbezogene Daten legal in die USA zu übermitteln, wurde im Oktober 2015 gekippt. Der Europäische Gerichtshof erklärte das Safe-Habor-Abkommen mit den USA aufgrund von datenschutzrechtlichen Bedenken für ungültig. Unternehmen, die weiterhin personenbezogene Daten auf US-Servern speichern und verarbeiten lassen müssen laut dem Datenschutzzentrum ULD mit bis zu 300.000 Euro Bußgeld rechnen.

(deg)

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