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Ohne Signatur

So einfach werden elektronische Rechnungen

Das Versenden von elektronischen Rechnungen wird einfacher, schneller und kostengünstiger: Ab 1. Juli stehen Handwerkern alle elektronischen Wege dafür offen - auch ohne Signatur oder digitale Post. So einfach geht es.

Ab 1. Juli soll alles viel einfacher werden: Die hohen Anforderungen an elektronisch übermittelte Rechnungen sollen dann sinken - und mit ihnen die Kosten. Die wichtigsten Fragen zur Vereinfachung bei digitalen Rechnungen hat nun das Bundesfinanzministerium (BMF) zusammengestellt. Hier die wichtigsten Ergebnisse:

Alle Formen sind gleichwertig zur Papierrechnung
Elektronische Rechnungen können nun in ganz unterschiedlichen Formen verschickt werden: Per E-Mail - auch mit Anhängen als pdf- oder Textdatei, als Computer-Fax, per Web-Download. Auch DE-Mail und E-Post können Unternehmer verwenden. Sie müssen es aber nicht.

Ohne elektronische Signatur
Eine elektronische Signatur war bisher Grundvoraussetzung, damit eine elektronische Rechnung zum Vorsteuerabzug zugelassen wurde. Das entfällt nun. Die Signatur kann zwar verwendet werden, ist aber nicht mehr vorgeschrieben.

Selbstkontrolle statt aufwendige VerfahrenStattdessen soll es nun genügen, wenn ein Unternehmen elektronische Rechnungen ebenso gründlich prüft wie eine eingehende Papierrechnung. Das BMF bezeichnet das als "innerbetriebliches Kontrollverfahren". Konkret prüfen muss ein Unternehmen unter anderen folgende Punkte prüfen: Ist die Rechnung korrekt und vollständig? Wurde die in Rechnung gestellte Leistung erbracht? Hat der Absender tatsächlich einen Zahlungsanspruch? Das bedeutet schlicht einen Vergleich von Rechnungen mit Aufträgen, Lieferscheinen und Kaufverträgen.

Das BMF spricht dabei von einem "verlässlichen Prüfpfad". Damit ist allerdings nichts anderes gemeint, als dass ein Betrieb grundsätzlich jede Rechnung zu prüfen hat, bevor er sie bezahlt. Sonst droht bei Fehlern der Verlust des Vorsteuerabzugs - unter Umständen auch des Betriebsausgabenabzugs. Doch das gilt ja ebenso für jede Papierrechnung.

"Eine riesige Erleichterung für jeden Handwerksbetrieb"
Für Matthias Lefarth vom Zentralverband des Deutschen Handwerks (ZDH) sind die neue formulierten Anforderungen an die elektronischen Rechnungen ein "großer Fortschritt und eine riesige Erleichterung für jeden Handwerksbetrieb". Dadurch ergebe sich für Unternehmen eine erhebliche Kostenersparnis beim Rechnungsversand, betont der Leiter der Abteilung Steuern beim ZDH.

Das ist auch Lefarths Verdienst. "Viele Änderungen am ursprünglichen gehen auf unsere Initiative zurück."

Dabei habe sich der ZDH auch gegenüber vielen Interessengruppen durchgesetzt, die auf wesentlich aufwendigere Verfahren und Sicherheitsmechanismen gedrängt hatten. Die sollen nun alle entfallen.

"Der Steuerpflichtige trägt nun die Verantwortung dafür, dass eine Rechnung unversehrt und nicht manipuliert ist", berichtet Lefarth. Das wird dadurch gewährleistet, dass er den Geschäftsvorfall entsprechend einbucht." Genauso wie bei einer Papierrechnung also.

Bei den Aufbewahrungspflichten ist der Gesetzgeber allerdings noch hartnäckig. Was dort auf Betriebe zukommt und was sich daran noch ändern könnte, lesen Sie auf der nächsten Seite.

ZDH will Aufbewahrung in Papierform ermöglichen

Noch muss der Gesetzgeber die Änderungen verabschieden. Diese Zeit will Lefarth nutzen, um sich für zwei weitere Erleichterungen einzusetzen: "Für die Übergangsphase wollen wir erreichen, dass das Datum der Rechnungsstellung maßgeblich ist und nicht das Umsatzdatum."

Außerdem sieht der Experte Nachbesserungsbedarf bei den Aufbewahrungspflichten. Derzeit ist vorgesehen, dass Betriebe elektronische Rechnungen digital auf einem nicht manipulierbaren Datenträger speichern müssen, die für die Finanzverwaltung prüfbar sind.

"Wir plädieren dafür, dass kleine und mittelständische Unternehmen die elektronische Rechnung einfach ausdrucken und den Ausdruck aufbewahren dürfen", berichtet Lefarth. "Papierrechnungen dürfen in elektronischer Form aufbewahrt werden. Also sollte es umgekehrt auch möglich sein, elektronische Rechnungen in Papierform aufzubewahren."

Der vollständige Frage-Antwort-Katalog des Bundesfinanzministeriums finden Sie hier.

(jw)

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