Soll der Online-Terminplaner eine Cloud-Lösung sein, die von einem externen Anbieter kommt? Oder soll es eine Lösung sein, die auf der eigenen Website läuft?
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Digitalisierung + IT

So finden Sie das passende Terminplanungs-Tool für Ihre Website

Sie suchen ein Terminplanungs-Tool für Ihre Website? Dann sollten Sie sich vor allem mit zwei Fragen auseinandersetzen.

Inhaltsverzeichnis

Auf einen Blick:

  • Ein Terminplanungs-Tool auf der Website kann Kunden und Betrieben Terminvereinbarungen erleichtern.
  • Hendrik Böker, Berater an der Handwerkskammer Hildesheim-Südniedersachsen, sagt, welche Fragen Betriebe unbedingt klären sollten, bevor sie die Suche nach einem geeigneten Tool starten.
  • Außerdem gibt er Tipps, wie Handwerker die Recherche angehen können und sagt, wo Handwerker bei Problemen Hilfe finden.
  1. Ein Terminplanungs-Tool auf der Unternehmens-Website, bei denen Kunden sich den nächsten verfügbaren Termin aussuchen können, ist nicht nur ein Service für die Kundschaft. Es kann auch die Terminvergabe für Betriebe deutlich erleichtern. Doch wie finden Unternehmer das passende Tool für ihre Website und worauf ist zu achten?

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„Die Suche nach einem passenden Online-Terminplaner unterscheidet sich wenig von der Suche nach anderer Software“, sagt Hendrik Böker, Beauftragter für Innovation und Technologie (BIT) bei der Handwerkskammer Hildesheim-Südniedersachsen. Allerdings sollten Handwerksunternehmer zunächst zwei grundlegende Fragen klären, bevor sie ihre Suche starten:

Frage 1: Wie ist die Terminplanung intern bislang organisiert?

„Jeder Betrieb hat ein System, mit dem er seine Termine verwaltet“, sagt Böker. Verfügt er über eine digitale Terminverwaltung, könne es sein, dass Programme wie etwa Outlook von Microsoft oder Google Mail im Einsatz seien. „In diesem Fall sollte sich das Online Terminplanungs-Tool mit dem bestehenden System synchronisieren lassen“, so der BIT-Berater. Denn bei der Terminplanung ständig zwischen zwei Systemen zu wechseln, sei unübersichtlich und bringe Betrieben keinen Mehrwert.

Frage 2: Worüber soll das Online-Tool laufen?

Es gibt zwei verschiedene Arten von Terminplanungs-Tools für die Website des Handwerkers. Dazu gehören Cloud-Lösungen von externen Anbietern, die über einen Link auf der Firmenwebsite eingebunden werden. Alternativ dazu können sich Betriebe aber auch für eine eigene Lösung entscheiden, die direkt auf ihrer Website läuft.

„Für welches System sich Betriebe entscheiden, ist eine Grundsatzentscheidung“, meint Böker. Cloud-Lösungen seien immer mit laufenden Kosten verbunden, bei einer eigenen Lösung müssten Unternehmer den Konfigurationsaufwand bedenken.

In jedem Fall müsse die Lösung datenschutzkonform sein, so der BIT-Berater. Grund dafür sei, dass bei der Terminvereinbarung personenbezogene Daten ausgetauscht werden, so dass die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) zu beachten ist. „Wer sich für eine externe Lösung entscheidet, muss deshalb mit dem Anbieter einen Vertrag zur Auftragsdatenverarbeitung abschließen“, sagt Böker. Außerdem sollten sich Betriebe bescheinigen lassen, dass das Tool DSGVO-konform ist.

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