Foto: kucherav - stock.adobe.com
Mann arbeitet auf der Couch, vor ihm seht ein Notebook auf einem kleinen Tisch, in der Hand hält er ein Smartphone.

Digitalisierung + IT

So finden Sie das passende Terminplanungs-Tool für Ihre Website

Sie suchen ein Terminplanungs-Tool für Ihre Website? Dann sollten Sie sich vor allem mit zwei Fragen auseinandersetzen.

Auf einen Blick:

  • Ein Terminplanungs-Tool auf der Website kann Kunden und Betrieben Terminvereinbarungen erleichtern.
  • Hendrik Böker, Berater an der Handwerkskammer Hildesheim-Südniedersachsen, sagt, welche Fragen Betriebe unbedingt klären sollten, bevor sie die Suche nach einem geeigneten Tool starten.
  • Außerdem gibt er Tipps, wie Handwerker die Recherche angehen können und sagt, wo Handwerker bei Problemen Hilfe finden.
  1. Ein Terminplanungs-Tool auf der Unternehmens-Website, bei denen Kunden sich den nächsten verfügbaren Termin aussuchen können, ist nicht nur ein Service für die Kundschaft. Es kann auch die Terminvergabe für Betriebe deutlich erleichtern. Doch wie finden Unternehmer das passende Tool für ihre Website und worauf ist zu achten?

So finden Sie die passenden IT-Dienstleister

Jetzt wird Ihr Digitalisierungsprojekt einfacher: Wir haben die besten Adressen für kostenlose Beratung und Tipps für die Dienstleister-Suche!
Artikel lesen

„Die Suche nach einem passenden Online-Terminplaner unterscheidet sich wenig von der Suche nach anderer Software“, sagt Hendrik Böker, Beauftragter für Innovation und Technologie (BIT) bei der Handwerkskammer Hildesheim-Südniedersachsen. Allerdings sollten Handwerksunternehmer zunächst zwei grundlegende Fragen klären, bevor sie ihre Suche starten:

Frage 1: Wie ist die Terminplanung intern bislang organisiert?

„Jeder Betrieb hat ein System, mit dem er seine Termine verwaltet“, sagt Böker. Verfügt er über eine digitale Terminverwaltung, könne es sein, dass Programme wie etwa Outlook von Microsoft oder Google Mail im Einsatz seien. „In diesem Fall sollte sich das Online Terminplanungs-Tool mit dem bestehenden System synchronisieren lassen“, so der BIT-Berater. Denn bei der Terminplanung ständig zwischen zwei Systemen zu wechseln, sei unübersichtlich und bringe Betrieben keinen Mehrwert.

Frage 2: Worüber soll das Online-Tool laufen?

Es gibt zwei verschiedene Arten von Terminplanungs-Tools für die Website des Handwerkers. Dazu gehören Cloud-Lösungen von externen Anbietern, die über einen Link auf der Firmenwebsite eingebunden werden. Alternativ dazu können sich Betriebe aber auch für eine eigene Lösung entscheiden, die direkt auf ihrer Website läuft.

„Für welches System sich Betriebe entscheiden, ist eine Grundsatzentscheidung“, meint Böker. Cloud-Lösungen seien immer mit laufenden Kosten verbunden, bei einer eigenen Lösung müssten Unternehmer den Konfigurationsaufwand bedenken.

In jedem Fall müsse die Lösung datenschutzkonform sein, so der BIT-Berater. Grund dafür sei, dass bei der Terminvereinbarung personenbezogene Daten ausgetauscht werden, so dass die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) zu beachten ist. „Wer sich für eine externe Lösung entscheidet, muss deshalb mit dem Anbieter einen Vertrag zur Auftragsdatenverarbeitung abschließen“, sagt Böker. Außerdem sollten sich Betriebe bescheinigen lassen, dass das Tool DSGVO-konform ist.

Diese Datenschutz-Regeln gelten bei der Software-Auswahl

Egal ob Messenger, mobile Zeiterfassung oder Planungs-App: Wo ein Team standortunabhängig auf Daten zugreift, ist meist eine Cloud im Spiel. Wer die Dienste nutzen will, muss die DSGVO beachten.
Artikel lesen

Die Suche nach dem richtigen Tool

Sind die beiden grundlegenden Fragen geklärt, kann die Suche nach dem passenden Tool beginnen. „Im Detail unterscheiden sich die Systeme nicht sehr stark“, meint Hendrik Böker. Allerdings weist er darauf hin, dass es bei den Kosten und den Funktionsumfängen Unterschiede gibt. So seien Open-Source-Lösungen ebenso verfügbar wie kostenpflichtige Cloud-Lösungen. Außerdem gäbe es etwa Tools, die mobil optimiert sind. Bei anderen bekämen Kunden eine Terminbestätigung oder könnten Dokumente hochladen, die für den Termin wichtig sind.

„Betriebe müssen hier einfach überlegen, was sie brauchen und was ihnen zusagt“, meint Böker. Um das herauszufinden, rät er zunächst zu einer Recherche im Web. Hilfreich seien dabei Vergleichsportale wie zum Beispiel trusted.de oder capterra.com.

Das ist zwar Fleißarbeit, doch für das Vorgehen hat der BIT-Berater einen Tipp: „Machen Sie sich zunächst eine Liste mit Funktionen, über die Ihr Terminplanungs-Tool verfügen sollte.“ Anschließend gelte es dann, zu prüfen, ob die jeweiligen Tools diese Anforderungen erfüllen.

Wo Handwerker Hilfestellung bekommen

Wer bei der Suche allein nicht weiterkommt, kann sich Hilfe holen: „Die Betriebsberater der Kammern sind erste Ansprechpartner für Betriebe“, sagt Hendrik Böker von der HWK Hildesheim-Südniedersachsen. Bei Bedarf könnten sie auch auf ein Netzwerk von Experten zum Thema Digitalisierung zugreifen.

Damit spielt Böker auf das Netz der BIT-Berater an, dass es deutschlandweit gibt und vom Bundeswirtschaftsministerium (BMWi) gefördert wird. Ihm gehören derzeit mehr als120 Beauftragte für Innovation und Technologie (BIT) an, die Handwerker kostenfrei bei der Verbesserung innerbetrieblicher Abläufe und Strukturen beraten. „Da gibt es immer einen, der sich mit bestimmten Software-Lösungen auskennt“, sagt er. Einen passenden Berater können Unternehmer aber auch unter www.bistech.de finden.

Tipp: Suchen Sie Informationen und Inspiration für die Digitalisierung? Abonnieren Sie den handwerk.com-Newsletter und wir informieren Sie automatisch über spannende Entwicklungen und Praxisbeispiele aus dem digitalen Handwerk. Hier geht es zur Anmeldung!

Auch interessant: [embed]https://www.handwerk.com/5-tipps-so-finden-sie-die-software-fuer-ihren-betrieb[/embed]

Einfach basteln: Digitalisierung im Baukastenprinzip

Die Digitalisierung im Betrieb braucht keine riesigen Softwarelösungen, sagt dieser Softwareentwickler. Er rät stattdessen zu mehr Kreativität.
Artikel lesen
So finden Sie das passende Terminplanungs-Tool für Ihre Website > Paragraphs > Image Paragraph
Hendrik Böker bei einem Vortrag vor einer Präsentation
So finden Sie das passende Terminplanungs-Tool für Ihre Website > Paragraphs > Image Paragraph
Mann arbeitet auf der Couch, vor ihm seht ein Notebook auf einem kleinen Tisch, in der Hand hält er ein Smartphone.

Wir haben noch mehr für Sie!

Praktische Tipps zur Betriebsführung und Erfahrungsberichte von Kollegen gibt es dienstags und donnerstags auch direkt ins Postfach: nützlich, übersichtlich und auf den Punkt.
Melden Sie sich jetzt für unseren Newsletter an - schnell und kostenlos!
Wir geben Ihre Daten nicht an Dritte weiter. Die Übermittlung erfolgt verschlüsselt. Zu statistischen Zwecken führen wir ein anonymisiertes Link-Tracking durch.
Umfrage-hwc-default-web.jpeg

1-Klick-Umfrage

Terminplanungs-Tool: Können Kunden bei Ihnen Termine online buchen?

Viele Kunden schätzen es, wenn sie online Termine vereinbaren können. Haben Sie ein Terminplanungs-Tool auf Ihrer Website?

    • Digitalisierung + IT
AdobeStock_329062108-web.jpeg

Digitalisierung + IT

So gefragt sind Terminplanungs-Tools bei Kunden

Per Online-Buchungstool können Kunden Termine mit Dienstleistern bequem buchen. Das kommt gut an: Laut einer Studie wünschen sich Kunden mehr solcher Angebote.

    • Digitalisierung + IT
Handwerk Archiv

Kindergeldschädliche "Einkunftsgrenze" bestätigt

Kindergeldschädliche "Einkunftsgrenze" bestätigt

Mit der Definition des Begriffs "Einkünfte" musste sich der Bundesfinanzhof auseinandersetzen.

    • Archiv

Bauvertragsrecht

Die 4 wichtigsten Neuerungen bei der Kündigung von Bauverträgen

Ob Teilkündigungen oder die schriftliche Kündigung – durch das neue Bauvertragsrecht müssen sich Handwerker mit neuen Regeln bei der Kündigung von Bauverträgen auseinandersetzen. Streit ist programmiert.

    • Recht, Baurecht, Bauvertragsrecht