So finden Sie das passende Terminplanungs-Tool für Ihre Website

Auf einen Blick:

• Ein Terminplanungs-Tool auf der Website kann Kunden und Betrieben Terminvereinbarungen erleichtern.
• Hendrik Böker, Berater an der Handwerkskammer Hildesheim-Südniedersachsen, sagt, welche Fragen Betriebe unbedingt klären sollten, bevor sie die Suche nach einem geeigneten Tool starten.
• Außerdem gibt er Tipps, wie Handwerker die Recherche angehen können und sagt, wo Handwerker bei Problemen Hilfe finden.

1. Ein Terminplanungs-Tool auf der Unternehmens-Website, bei denen Kunden sich den nächsten verfügbaren Termin aussuchen können, ist nicht nur ein Service für die Kundschaft. Es kann auch die Terminvergabe für Betriebe deutlich erleichtern. Doch wie finden Unternehmer das passende Tool für ihre Website und worauf ist zu achten?

„Die Suche nach einem passenden Online-Terminplaner unterscheidet sich wenig von der Suche nach anderer Software“, sagt Hendrik Böker, Beauftragter für Innovation und Technologie (BIT) bei der Handwerkskammer Hildesheim-Südniedersachsen. Allerdings sollten Handwerksunternehmer zunächst zwei grundlegende Fragen klären, bevor sie ihre Suche starten:

„Jeder Betrieb hat ein System, mit dem er seine Termine verwaltet“, sagt Böker. Verfügt er über eine digitale Terminverwaltung, könne es sein, dass Programme wie etwa Outlook von Microsoft oder Google Mail im Einsatz seien. „In diesem Fall sollte sich das Online Terminplanungs-Tool mit dem bestehenden System synchronisieren lassen“, so der BIT-Berater. Denn bei der Terminplanung ständig zwischen zwei Systemen zu wechseln, sei unübersichtlich und bringe Betrieben keinen Mehrwert.

Es gibt zwei verschiedene Arten von Terminplanungs-Tools für die Website des Handwerkers. Dazu gehören Cloud-Lösungen von externen Anbietern, die über einen Link auf der Firmenwebsite eingebunden werden. Alternativ dazu können sich Betriebe aber auch für eine eigene Lösung entscheiden, die direkt auf ihrer Website läuft.

„Für welches System sich Betriebe entscheiden, ist eine Grundsatzentscheidung“, meint Böker. Cloud-Lösungen seien immer mit laufenden Kosten verbunden, bei einer eigenen Lösung müssten Unternehmer den Konfigurationsaufwand bedenken.

In jedem Fall müsse die Lösung datenschutzkonform sein, so der BIT-Berater. Grund dafür sei, dass bei der Terminvereinbarung personenbezogene Daten ausgetauscht werden, so dass die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) zu beachten ist. „Wer sich für eine externe Lösung entscheidet, muss deshalb mit dem Anbieter einen Vertrag zur Auftragsdatenverarbeitung abschließen“, sagt Böker. Außerdem sollten sich Betriebe bescheinigen lassen, dass das Tool DSGVO-konform ist.

Sind die beiden grundlegenden Fragen geklärt, kann die Suche nach dem passenden Tool beginnen. „Im Detail unterscheiden sich die Systeme nicht sehr stark“, meint Hendrik Böker. Allerdings weist er darauf hin, dass es bei den Kosten und den Funktionsumfängen Unterschiede gibt. So seien Open-Source-Lösungen ebenso verfügbar wie kostenpflichtige Cloud-Lösungen. Außerdem gäbe es etwa Tools, die mobil optimiert sind. Bei anderen bekämen Kunden eine Terminbestätigung oder könnten Dokumente hochladen, die für den Termin wichtig sind.

„Betriebe müssen hier einfach überlegen, was sie brauchen und was ihnen zusagt“, meint Böker. Um das herauszufinden, rät er zunächst zu einer Recherche im Web. Hilfreich seien dabei Vergleichsportale wie zum Beispiel trusted.de oder capterra.com.

Das ist zwar Fleißarbeit, doch für das Vorgehen hat der BIT-Berater einen Tipp: „Machen Sie sich zunächst eine Liste mit Funktionen, über die Ihr Terminplanungs-Tool verfügen sollte.“ Anschließend gelte es dann, zu prüfen, ob die jeweiligen Tools diese Anforderungen erfüllen.

Wer bei der Suche allein nicht weiterkommt, kann sich Hilfe holen: „Die Betriebsberater der Kammern sind erste Ansprechpartner für Betriebe“, sagt Hendrik Böker von der HWK Hildesheim-Südniedersachsen. Bei Bedarf könnten sie auch auf ein Netzwerk von Experten zum Thema Digitalisierung zugreifen.

Damit spielt Böker auf das Netz der BIT-Berater an, dass es deutschlandweit gibt und vom Bundeswirtschaftsministerium (BMWi) gefördert wird. Ihm gehören derzeit mehr als120 Beauftragte für Innovation und Technologie (BIT) an, die Handwerker kostenfrei bei der Verbesserung innerbetrieblicher Abläufe und Strukturen beraten. „Da gibt es immer einen, der sich mit bestimmten Software-Lösungen auskennt“, sagt er. Einen passenden Berater können Unternehmer aber auch unter www.bistech.de finden.

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