So lohnen sich Angebote per E-Mail

Auf einen Blick:

• Viele Kunden fragen ein Angebote per Mail an. Jedes Mal ausführlich zu antworten kostet viel Zeit.
• Zwei Möglickeiten sparen Zeit: Standardisierte Antworten oder Projektbeschreibungen.
• Eine standardisierte Antwort sollte freundlich im Ton sein und einen ersten Rückschluss auf den Preis zulassen, etwa durch Angabe des Stundenlohns.
• Eine Projektbeschreibung eines besonders gelungenen Projekts macht zunächst mehr Arbeit, kann aber in verschiedenen Fällen immer wieder zum Einsatz kommen.

Jeden Monat fordern 20 bis 30 Kunden bei Malermeister Andreas Beckmann einen Kostenvoranschlag per E-Mail an. Würde sich der Unternehmer jedes Mal die Zeit für eine genaue Kalkulation nehmen, könnte ihn das jeden Monat einige Tage Arbeit kosten – mit zweifelhaften Erfolgsaussichten. „Früher habe ich da richtig Zeit investiert, doch das hat sich kaum gelohnt“, berichtet der Unternehmer aus Warendorf. Seit Anfang des Jahres macht es sich der 40-Jährige einfacher: Er verschickt keine genaue Kalkulation mehr, sondern nur eine Schätzung. „Das sind reine Durchschnittswerte, die dem Kunden nur als Anhaltspunkt dienen.“

Gleichzeitig bietet der Handwerker einen detaillierten Kostenvoranschlag an – gegen Entgelt, das er bei Auftragserteilung verrechnet. Der Ton dieser standardisierten Antwort ist entwaffnend freundlich und offen. Angesichts der vielen Anfragen könne er einfach nicht genauer antworten. Dafür teilt Beckmann den Kunden lieber seinen Stundenverrechnungssatz mit. „Wer mehrere Angebote einholt, kann so etwas besser vergleichen.“ Mit der Resonanz ist Beckmann zufrieden: Fünf bis zehn Prozent der Kunden lassen sich daraufhin eine genaue Kalkulation erstellen. „Und von denen erteilen uns fast 95 Prozent dann auch den Auftrag.“

Ärgert sich Beckmann nicht auch ein wenig über solche E-Mails, in denen es nur um den Preis geht? „Ich kann die Kunden verstehen“, betont der Malermeister. Viele wüssten überhaupt nicht, was so eine handwerkliche Leistung kostet und bräuchten einen ersten Anhaltspunkt.

Das sieht nicht jeder Handwerker so entspannt, weiß Marketingberater Daniel Dirkes von der Agentur Auf Kurs in Merzen. Nach seiner Erfahrung sind es vor allem zwei Gruppen von Kunden, die sich per E-Mail melden: Jene, die Preise überhaupt nicht einschätzen können und wissen wollen, ob sie sich das leisten können. Und jene, die durch Vergleiche gezielt sparen wollen. „Ich kann schon verstehen, dass man sich da ärgert.“

Zugleich sieht Dirkes in solchen Anfragen aber auch eine Chance. „Es geht darum, die Aufmerksamkeit auf andere Aspekte zu lenken, weg vom reinem Preisdenken.“ Darum empfiehlt der Berater, diesen Kunden statt einer genauen Kalkulation sogenannte Projektbeschreibungen zu senden. Das sind kurze Darstellungen erfolgreich abgeschlossenr Projekte mit Preisangaben, Fotos und vielleicht sogar mit Statements zufriedener Auftraggeber (siehe Checkliste). „Dann hat der Kunde einen finanziellen Anhaltspunkt, aber es geht dabei nicht mehr nur um den Preis, sondern auch um die Qualität und die Arbeitsweise des Betriebs“, betont Dirkes. Besonders geeignet seien solche Berichte für Bau- und Ausbaugewerke.

Den gleichen Effekt habe auch eine andere Form dieser Projektbeschreibungen: Gewerke, bei denen es vor allem auf die Fertigung im eigenen Betrieb ankommt, könnten in solchen Berichten die Arbeitsschritte in ihrem Unternehmen dokumentieren – von der Idee bis zum fertigen Produkt.

„Das macht natürlich anfangs etwas Arbeit, doch diese Projektbeschreibungen werden ja nicht für jede Anfrage neu erstellt“, betont Dirkes. Im Idealfall lege ein Handwerker Projektberichte für alle regelmäßig anfallenden Aufträge an, sodass er sie immer wieder verwenden kann.

Und natürlich sind solche Berichte vielfältig einsetzbar, wenn sie erst einmal vorliegen: auf der eigenen Website, als Gerüst für Werbematerialien - und natürlich auch als Anreiz für all jene Kunden, die sich nicht per E-Mail melden, sondern noch ganz klassisch am Telefon oder persönlich.

Projektbeschreibungen sind eine Möglichkeit, Kunden auch per E-Mail von der Leistungsfähigkeit und Qualität eines Handwerksbetriebs zu überzeugen. Worauf es dabei ankommt, verrät Marketingberater Daniel Dirkes.

Projektbeschreibungen sollen einen ersten Eindruck vermitteln und daher nicht länger als ein bis zwei DIN-A4-Seiten sein.

Präsentieren Sie in den Berichten besonders gelungene abgeschlossene Projekte. Sechs bis acht Sätze Text sollten genügen: Ein bis zwei Sätze für die Problembeschreibung. Zwei bis drei weitere Sätze, um den Lösungsweg darzustellen. Ein bis zwei Sätze, um das Ergebnis zu präsentieren oder für ein Statement des zufriedenen Kunden.

Geben Sie den konkreten Preis an oder eine Preisspanne für das Projekt. Konnten Sie dem Kunden Geld durch eine besondere Lösung sparen, so gehört das unbedingt in den Bericht, zum Beispiel: „Durch den Einsatz unseres XY-Verfahrens konnten wir dem Kunden 2000 Euro weniger als geplant berechnen.“

Hochwertige Fotos sind das wichtigste Element des Berichts. Sie ermöglichen es dem Kunden, sich ein Bild zu machen. Engagieren Sie eventuell einen Profifotografen für einen Tag, der die Fotos für alle Berichte anfertigt. Es lohnt sich, die Bilder können Sie auch im Web und in Werbematerialien nutzen.

Bitten Sie die jeweiligen Kunden um die Erlaubnis, bevor sie einen Bericht über ihren Auftrag anfertigen. Falls Sie ihn mit einem Statement zitieren, sollten Sie seinen Namen in dem Bericht nennen dürfen. Angaben zu Ort und Zeitpunkt der Arbeit sind nicht erforderlich.

Gliedern Sie den Bericht klar und einfach, zum Beispiel auf Firmenpapier oder versehen Sie ihn mit Ihrem Logo und Ihren Kontaktdaten. Legen Sie die Projektberichte als pdf-Dateien an (maximal 2 MB pro Datei). Oder Sie lassen sich einen Musterbericht professionell gestalten, den Sie immer wieder als Vorlage nutzen.

Dokumentieren Sie auf diese Weise beispielhafte Projekte für alle regelmäßig wiederkehrenden Aufgaben. So können Sie die Berichte immer wieder verwenden.

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