Bei säumigen Kunden setzt Jürgen Helmcke auf Freundlichkeit - jedenfalls solange es geht. : „In den meisten Fällen reicht schon ein Anruf aus. Wenn ich dann freundlich nach der offenen Rechnung frage, habe ich das Geld meist zwei bis drei Tage später auf dem Konto.“
Wenn nicht, legt der Zimmermeister aus Jork mit einer schriftlichen „Zahlungserinnerung“ nach. Erst wenn das nichts bringt, wird Helmcke deutlicher. „Dann schicke eine erste Mahnung mit einer Zahlungsfrist von sechs Tagen.“
In der zweiten Mahnung gibt er dem Kunden noch einmal drei Tage, „danach gehen solche Fälle konsequent zum Inkasso“.
Das sei jedoch die Ausnahme, berichtet der Unternehmer. „In den letzten zwei Jahren hatte ich keinen einzigen Fall für das Inkasso, die meisten Kunden reagieren spätestens bei der zweiten Mahnung.“
Gegenleistung einfordern
Doch nicht jeder Handwerker geht so konsequent vor. „Bei vielen Unternehmern besteht die Sorge, Kunden mit einer Mahnung zu verschrecken“, berichtet der Rechtsanwalt Stefan Hansch aus Hamburg.
Hansch, der sich auf den Forderungseinzug spezialisiert hat, rät jedoch zu mehr Selbstbewusstsein. : „Der Handwerker hat eine Leistung erbracht und kann nun eine Gegenleistung erwarten.“ Zumal der Verzicht auf eine Forderung auch keine Garantie dafür sei, dass der Schuldner weitere Aufträge erteilt.
Telefonisches Nachfassen lohnt sich
Hansch ist überzeugt, dass sich das Nachfassen beim Auftraggeber lohnt. In jedem Fall rät er zu einem freundlichen aber bestimmten Ton. „Eine Mahnung bleibt eine Mahnung, auch wenn Zahlungserinnerung darüber steht.“
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Verschiedene Strategien für die Schuldnertypen
Welche Strategie im Einzelfall am erfolgversprechendsten ist, hängt nach seiner Erfahrung davon ab, um welchen Schuldnertypen es sich handelt:
- der vergessliche Schuldner: Wer eine Rechnung einfach nur vergessen hat, dem sei der Verzug peinlich und werde schnell bezahlen
- der Schuldner ohne Geld: Wer zahlen will, aber nicht kann, der reagiere aus Scham gar nicht oder melde sich und weise auf seine Probleme hin.
- der Profi-Schuldner: Er will nicht zahlen und lässt sich von Mahnungen nicht beeindrucken.
„Dem Profil-Schuldner ist meiner Meinung nach unverzüglich und mit allen rechtlich zulässigen Mitteln zu begegnen“, rät Hansch.
Beim „Schuldner ohne Geld“ sei etwas mehr Gespür erforderlich. Vielleicht sei zum Beispiel eine Tilgungsvereinbarung sinnvoll. So eine Vereinbarung sollte schriftlich abgefasst werden und eine Verfallsklausel enthalten, „damit der gestundete Betrag bei Nichtzahlung einer Rate wieder fällig gestellt werden kann“.
Schnelles handeln spart oft das Inkasso
Unabhängig vom Schuldnertyp empfiehlt Hansch ein schnelles Vorgehen. „Falls es später zum gerichtlichen Mahnverfahren und zur Zwangsvollstreckung kommt, kostet das schon genug Zeit, daher sollten sich Handwerker für einen Anruf oder schriftliche Mahnungen nicht zu viel Zeit lassen.“
„Die Rechnung muss schnell rausgehen“, bestätigt der Gerald Lange aus Liebenau. „Je länger das dauert, desto länger dauert es auch beim Kunden.“
Solche Probleme seien in seinem auf Haustechnik spezialisierten Unternehmen zwar eher aus Ausnahme, doch wenn es einmal zu Verzögerungen kommt, setzt auch der Diplom-Ingenieur auf Freundlichkeit und Konsequenz.
Ein Anruf, eine nette Zahlungserinnerung - danach folgen zügig die Mahnungen. „Sonst wird man nicht ernst genommen.“ Spätestens bei der dritten Mahnung würden auch die hartnäckigsten Schuldner zahlen „Fürs Inkasso bleibt da wenig über.“
Doch nicht jeder Handwerker habe so viel Glück, betont Lange. „Das hat auch etwas mit der Kundenstruktur zu tun: Wir arbeiten viel mit Privatkunden und auf Empfehlung, da ist das Zahlungsverhalten in der Regel nicht so problematisch.“
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So kommen Sie schneller an Ihr Geld
Handwerker haben einige Möglichkeiten, die Wartezeit zu verkürzen, bis ein Kunde seine Rechnung bezahlt. Worauf es ankommt, verrät Rechtsanwalt Stefan Hansch aus Hamburg.
Zügig vorgehen: Schreiben Sie Rechnungen schnell und mit möglichst kurzer Fälligkeit. Beschränken Sie sich auf zwei Mahnungen mit Zahlungsfristen von jeweils zehn Tagen.
Telefonisch nachfassen: Viele Kunden reagieren auf einen Anruf. Warten Sie damit also nicht lange. Erkundigen Sie sich freundlich, ob der Kunde mit der Leistung zufrieden ist, ob er die Rechnung oder Mahnung erhalten hat und ob es irgendwelche Einwände gegen die Forderungen gibt. Falls die „Chemie“ im Telefonat es zulässt, sollten Sie sich erkundigen, warum die Rechnung nicht bezahlt wurde. Protokollieren Sie diesen Anruf.
Zugang beweisen: In einem Rechtsstreit müssen Sie beweisen, dass die Rechnung und die Mahnungen zugegangen sind. Daher sollten Sie die Mahnungen per Einschreiben mit Rückschein versenden oder von einem Mitarbeiter beim Schuldner einwerfen lassen.
Richtig mahnen: Mahnungen müssen die notwendigen Rechnungsdaten und Zahlungsfristen enthalten. Weisen Sie außerdem in der zweiten Mahnung darauf hin, dass Sie den Vorgang nach Fristablauf an einen Rechtsanwalt oder an ein Inkassounternehmen übergeben werden. Den meisten Schuldnern ist klar, dass das für sie zu weiteren Kosten führt.
