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Besser arbeiten mit Office

So nutzen Sie Textbausteine richtig

Textbausteine sind eine gute Möglichkeit, sich in Outlook und Word wiederkehrende Textpassagen zu hinterlegen und sich damit die Arbeit einfacher zu machen. Wie das geht, lesen Sie hier.

 - Richtig eingesetzt, machen sie Ihnen die Arbeit leichter.
Richtig eingesetzt, machen sie Ihnen die Arbeit leichter.
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Textbausteine sind ein zweischneidiges Schwert: Auf der einen Seite erleichtern Sie zum Beispiel das Erstellen eines Angebots ganz erheblich. Auf der anderen Seite, droht die Gefahr, dass Ihre Geschäftspost zu einheitlich wird.

Seien Sie also auf der Hut und nutzen Sie Textbausteine wirklich nur da, wo es Sinn macht: Denn Ihr Kunde merkt sehr schnell, ob Sie ihn mit einem individuellen Angebotsschreiben bedacht haben, oder ob Sie ihn mit einem Standard-Brief abspeisen.

Sie haben aber in jedem Angebotsschreiben eine kurze Darstellung Ihres Unternehmens mit dabei, damit sich der Kunde ein Bild von Ihnen und Ihrem Team machen kann? Prima. Denn genau dafür sind die sogenannten Schnellbausteine im Office-Paket gedacht.

Dort habe ich mir zum Beispiel Kurzporträts für die Titel hinterlegt, für die ich schreibe. Möchte ich jemanden per Mail als Recherche-Partner gewinnen, füge ich in das entsprechende Schreiben immer per Mausklick eine der hinterlegten Kurzvorstellungen der Objekte bei, damit der oder die Gesprächspartner mich ein wenig besser einordnen können.

Wie Sie sich so etwas anlegen? Ganz einfach: Schreiben Sie zunächst in einem E-Mail-Fenster (wenn Sie sich einen Schnellbaustein im Outlook anlegen möchten) oder im Word den Text, den Sie sich hinterlegen möchten. Markieren Sie anschließend die Passage und wählen in der Menü-Leiste oben das Feld „Einfügen“ (das funktioniert in Word und Outlook genau gleich). Wählen Sie dann die Schaltfläche „Schnellbausteine“ und dort die Funktion „Auswahl im Schnellbaustein-Katalog speichern“.

Im folgenden Dialog-Fenster können Sie Ihren Schnellbaustein dann noch individuell benennen. Anschließend können Sie die Funktion nutzen.

Was mir nicht einleuchtet: Im Gegensatz zur AutoKorrektur differenziert Microsoft bei den Schnellbausteinen nach Programmen. Im Word angelegte Schnellbausteine stehen also nicht auch im Outlook zur Verfügung und umgekehrt. Das finde ich unlogisch. Ist aber in Anbetracht der Tatsache, dass sich die Bausteine in beiden Programmen schnell und einfach anlegen lassen auch nicht wirklich ein Beinbruch.

Im Januar lesen Sie hier mehr über folgendes Thema:

  • Was fürs Auge: Wie Sie Ihre Texte mit Fotos und Grafiken ansprechend aufwerten.
Weitere Tipps zum Office-Paket 2010, die bereits erschienen sind:
 
  • Nie wieder wichtige Aufgaben vergessen! Mit den QuickSteps in Microsofts Outlook funktioniert das ganz einfach. Wie Sie die praktischen Kurzbefehle für Ihre Arbeitsabläufe optimal anpassen, lesen Sie hier. 
  • Ihr Mail-Postfach quillt über? Dann lassen Sie Outlook doch einfach Ihre Post vorsortieren. Möglich wird das mit E-Mail-Regeln. Wie Sie sich passgenau für Ihren Arbeitsalltag einrichten, lesen Sie hier.
  • Schneller tippen: Wie Sie die Auto-Korrektur-Funktion aus dem Microsoft Office Paket für Ihre Zwecke nutzen können, lesen Sie hier.
(ha)

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