Es gibt Tipps, die tauchen in jedem Ratgeber über Selbstorganisation und Zeitmanagement auf. Zum Beispiel: "alles immer sofort prüfen und dort ablegen ... alles immer nur einmal in die Hand nehmen ... Zettelsammlungen vermeiden ... das Wichtigste zuerst ..."
Ohne etwas Chaos geht es nicht im Handwerk!
Das Problem mit solchen Ratgebern: Sie wissen nicht, wie es im Kopf von Handwerksmeistern aussieht - und in ihren Unternehmen. Ganz ohne Chaos geht es dort einfach nicht. Denn nicht immer hat man die Zeit, eine neue Idee sofort zu prüfen und darüber zu entscheiden.
Soll deswegen jede neue Idee gleich im Papierkorb landen? Nein! Ohne Ideen kann sich der Betrieb nicht entwickeln.
Besser: Chaos zulassen - und es kontrollieren!
Dennoch sind die Tipps der Experten nicht völlig verkehrt. Ich empfehle daher, in einem begrenzten Rahmen Chaos und Zettelwirtschaft zuzulassen - und dann wieder zu ordnen, damit daraus etwas Neues entstehen kann.
Brauchen Sie dafür gleich wieder ein neues Ablagesystem oder eine passende Software? Nein!
Nächste Seite: meine Empfehlung für kontrolliertes Chaos - von einem Kreativen zum anderen.
So kontrollieren Sie das Chaos!
Hier meine persönliche Empfehlung, um Ideen zu sammeln und sich entwickeln zu lassen.
Die richtige Ausstattung
Ich arbeite zu diesem Zweck mit
- einem gelochten A5-Spiralblock (A5, weil das handlich ist),
- einem Druckbleistift (ich nutze: Faber Castell Grip 1347, 0,7 mm, HB)
- einem Textmarker (ich nutze: Staedtler triplus textsurfer - sehr praktisch, da wie ein Stift schmal, lang und mit Clip)
- einem A5-Ringbuch
- Trennblättern für das Ringbuch (kann man zur Not aus A4-Trennblättern schneiden)
Block, Bleistift und Textmarker habe ich praktisch immer und überall dabei, das Ringbuch meistens, aber nicht immer.
Ideen sammeln:
- Das Ringbuch habe ich durch Trennblätter unterteilt in "Ideen Akquise", "Abläufe optimieren", "neue Themen" usw. Das kann ich jederzeit ändern und anpassen.
- Alle neuen Ideen, Anregungen und wichtige Infos notiere ich erst einmal im Block.
Ideen in der Vorprüfung
- Alle Notizen, für die es schon einen Ort in der Ablage gibt (Ordner, Hängeregister) lege ich bei nächster Gelegenheit dort ab.
- Bei den übrigen Notizen, den "kreativen Impulsen", muss ich entscheiden: Bin ich mir sicher, dass ich die Infos später noch brauche, dann landen sie im Ringbuch. Dort kann ich auch zusammengehörige Infos sammeln und weiter ergänzen.
- Bin ich mir nicht sicher, dann bleiben sie im Block, bis der voll ist. Bis es so weit ist, habe ich die Notizen noch das eine oder andere Mal überflogen, ergänzt und kann jetzt entscheiden, ob ich sofort aktiv werden will, ob ich sie später weiter verfolgen will (dann landen sie im Ringbuch) - oder ob sie in den Papierkorb können.
Ideen reifen lassen und entscheiden
- Im Ringbuch und im Block blättere ich täglich ein paar Minuten - wenn ich bestimmte Infos brauche, aber auch als Fundgrube für Ideen, um Wichtiges nicht zu vergessen. Was erledigt ist, fliegt sofort raus. Ebenso alles, was ich doch nicht mehr brauche.
- Und wenn das Ringbuch voll ist? Es gibt nur ein (!) Ideen-Ringbuch, nie ein zweites! Sonst würde ich immer mehr Ringbücher füllen und den Überblick verlieren. Wenn es so weit kommt, dass das Ringbuch voll ist, wird es schmerzhaft für mich: Dann muss ich es einmal durchgehen und mich entscheiden, was ich jetzt endlich in Angriff nehme und was wohl nichts mehr wird - also weg kann. Und schon habe ich wieder Platz im Ringbuch!
Nächste Seite: Warum Papier und Stift besser funktionieren als Software, PC und iPad.
Und ein paar Tipps für alle, die das Chaos dennoch lieber digital bändigen wollen.
Ideen sammeln: Auf Papier oder am PC?
Warum ich ein altmodisches Ringbuch für meine Ideen nutze und nicht PC, Smartphone oder iPad? Drei Gründe:
Die Alternative: Software-Tipps
Das hat Sie alles nicht überzeugt? Sie wollen das Chaos lieber digital in Angriff nehmen? Dann habe ich hier zwei Empfehlungen.
- Notizen auf iPad, iPhone, Android und im Internet: Evernote. Die ideale kostenlose Lösung für schnelle Notizen, die sich mit jedem Windows- oder Mac-Computer und mit Android-Smartphones synchronisieren lässt. Arbeitet so ähnlich wie OneNote, ist allerdings auch nicht so vielseitig. Dazu benötigen Sie ein kostenloses Konto bei Evernote.com
So schaffen Sie Ordnung im Büro
Ihnen wächst das Chaos über den Kopf und Sie wollen erst einmal reinen Tisch machen? Dann helfen Ihnen dabei diese kurzen Video-Tipps weiter:
(jw)
