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Ideen richtig sammeln und verarbeiten

So nutzen und kontrollieren Sie das Chaos!

Zettelwirtschaft ist chaotisch und unproduktiv? Von wegen! Wo reine Ordnung herrscht, bleiben gute Ideen schnell auf der Strecke. Und von denen lebt das Handwerk doch. So schaffen Sie sich die richtige Dosis "kreatives Chaos" - ohne sich zu verzetteln!

von Jörg Wiebking

Es gibt Tipps, die tauchen in jedem Ratgeber über Selbstorganisation und Zeitmanagement auf. Zum Beispiel: "alles immer sofort prüfen und dort ablegen ... alles immer nur einmal in die Hand nehmen ... Zettelsammlungen vermeiden ... das Wichtigste zuerst ..."

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Ohne etwas Chaos geht es nicht im Handwerk!
Das Problem mit solchen Ratgebern: Sie wissen nicht, wie es im Kopf von Handwerksmeistern aussieht - und in ihren Unternehmen. Ganz ohne Chaos geht es dort einfach nicht. Denn nicht immer hat man die Zeit, eine neue Idee sofort zu prüfen und darüber zu entscheiden.

Soll deswegen jede neue Idee gleich im Papierkorb landen? Nein! Ohne Ideen kann sich der Betrieb nicht entwickeln.

Besser: Chaos zulassen - und es kontrollieren!
Dennoch sind die Tipps der Experten nicht völlig verkehrt. Ich empfehle daher, in einem begrenzten Rahmen Chaos und Zettelwirtschaft zuzulassen - und dann wieder zu ordnen, damit daraus etwas Neues entstehen kann.

Brauchen Sie dafür gleich wieder ein neues Ablagesystem oder eine passende Software? Nein!

Nächste Seite: meine Empfehlung für kontrolliertes Chaos - von einem Kreativen zum anderen.

So kontrollieren Sie das Chaos!

Hier meine persönliche Empfehlung, um Ideen zu sammeln und sich entwickeln zu lassen.

Die richtige Ausstattung
Ich arbeite zu diesem Zweck mit

  • einem gelochten A5-Spiralblock (A5, weil das handlich ist),
  • einem Druckbleistift (ich nutze: Faber Castell Grip 1347, 0,7 mm, HB)
  • einem Textmarker (ich nutze: Staedtler triplus textsurfer - sehr praktisch, da wie ein Stift schmal, lang und mit Clip)
  • einem A5-Ringbuch
  • Trennblättern für das Ringbuch (kann man zur Not aus A4-Trennblättern schneiden)
Block, Bleistift und Textmarker habe ich praktisch immer und überall dabei, das Ringbuch meistens, aber nicht immer.

Ideen sammeln:

  • Das Ringbuch habe ich durch Trennblätter unterteilt in "Ideen Akquise", "Abläufe optimieren", "neue Themen" usw. Das kann ich jederzeit ändern und anpassen.
  • Alle neuen Ideen, Anregungen und wichtige Infos notiere ich erst einmal im Block.

Ideen in der Vorprüfung

  • Alle Notizen, für die es schon einen Ort in der Ablage gibt (Ordner, Hängeregister) lege ich bei nächster Gelegenheit dort ab.
  • Bei den übrigen Notizen, den "kreativen Impulsen", muss ich entscheiden: Bin ich mir sicher, dass ich die Infos später noch brauche, dann landen sie im Ringbuch. Dort kann ich auch zusammengehörige Infos sammeln und weiter ergänzen.
  • Bin ich mir nicht sicher, dann bleiben sie im Block, bis der voll ist. Bis es so weit ist, habe ich die Notizen noch das eine oder andere Mal überflogen, ergänzt und kann jetzt entscheiden, ob ich sofort aktiv werden will, ob ich sie später weiter verfolgen will (dann landen sie im Ringbuch) - oder ob sie in den Papierkorb können.

Ideen reifen lassen und entscheiden

  • Im Ringbuch und im Block blättere ich täglich ein paar Minuten - wenn ich bestimmte Infos brauche, aber auch als Fundgrube für Ideen, um Wichtiges nicht zu vergessen. Was erledigt ist, fliegt sofort raus. Ebenso alles, was ich doch nicht mehr brauche.
  • Und wenn das Ringbuch voll ist? Es gibt nur ein (!) Ideen-Ringbuch, nie ein zweites! Sonst würde ich immer mehr Ringbücher füllen und den Überblick verlieren. Wenn es so weit kommt, dass das Ringbuch voll ist, wird es schmerzhaft für mich: Dann muss ich es einmal durchgehen und mich entscheiden, was ich jetzt endlich in Angriff nehme und was wohl nichts mehr wird - also weg kann. Und schon habe ich wieder Platz im Ringbuch!

Nächste Seite: Warum Papier und Stift besser funktionieren als Software, PC und iPad.
Und ein paar Tipps für alle, die das Chaos dennoch lieber digital bändigen wollen.

Ideen sammeln: Auf Papier oder am PC?


Warum ich ein altmodisches Ringbuch für meine Ideen nutze und nicht PC, Smartphone oder iPad? Drei Gründe:

  • Block und Ringbuch sorgen für Begrenzung: Ich sammle und bewahre Ideen auf, aber eben nicht endlos. Ich muss irgendwann eine Entscheidung treffen, wenn das Ringbuch voll ist. Auf einem PC oder iPad würde ich alles ewig in Dateien aufheben und hätte keinen Zwang, mich zu entscheiden und etwas auszusortieren. Also habe ich auch keinen Zwang, die digitalen Notizen regelmäßig zu sichten. So wird daraus ein Datengrab, aus dem nichts Neues und Produktives entstehen würde.
  • Es geht schneller und flüssiger: Es sind alles schnelle Notizen, kurze Idee, vielleicht dazu gehörende Skizzen und farbige Markierungen. Das gelingt digital bei allem Fortschritt (iPad, Schrifterkennungssoftware etc.) eben doch nur begrenzt flüssig. Außerdem nervt mich das ständige Synchronisieren, wenn ich unterwegs Notizen am iPad mache, die dann auf meinem PC im Büro brauche oder auf dem Netbook ... Software kommt bei mir erst ins Spiel, wenn ich Ideen richtig ausarbeiten will.
  • Leichtere Bewertung: Jede Seite hat durch meine Handschrift, Skizzen und farbige Markierungen ein eigenes Gesicht. Das hilft mir, schneller gedanklich an meine bisherigen Überlegungen zum Thema anzuschließen, wenn ich sie wieder in die Hand nehme. Diese "Wiedererkennung" gelingt mir am PC nicht so leicht.
  • Die Alternative: Software-Tipps
    Das hat Sie alles nicht überzeugt? Sie wollen das Chaos lieber digital in Angriff nehmen? Dann habe ich hier zwei Empfehlungen.

    • Digitale Notizen auf dem PC: OneNote (Office). Ein digitales Notizbuch statt vieler kleiner Zettel auf dem Schreibtisch? Die Software OneNote von Microsoft schafft Ordnung und hilft bei der Selbstorganisation. Finde ich ideal für Notizen, von denen ich mir sicher bin, dass ich sie brauchen werde und gezielt ablegen und weiterverarbeiten werde. Ein Erfahrungsbericht.
    • Notizen auf iPad, iPhone, Android und im Internet: Evernote. Die ideale kostenlose Lösung für schnelle Notizen, die sich mit jedem Windows- oder Mac-Computer und mit Android-Smartphones synchronisieren lässt. Arbeitet so ähnlich wie OneNote, ist allerdings auch nicht so vielseitig. Dazu benötigen Sie ein kostenloses Konto bei Evernote.com

    So schaffen Sie Ordnung im Büro
    Ihnen wächst das Chaos über den Kopf und Sie wollen erst einmal reinen Tisch machen? Dann helfen Ihnen dabei diese kurzen Video-Tipps weiter:

    (jw)

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    Software

    Digitales Notizbuch macht Schluss mit der Zettelwirtschaft

    Ein digitales Notizbuch statt vieler kleiner Zettel auf dem Schreibtisch? Die Software OneNote von Microsoft schafft Ordnung und hilft bei der Selbstorganisation. Ein Erfahrungsbericht.

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    Büroorganisation

    Ordnungstipps vom Profi

    Chaos im Büro wird schnell zur Dauerbelastung. Wenn es zu viel wird, können Experten weiterhelfen. Die gute Nachricht: Vieles auf Ihrem Schreibtisch dürfte sich längst erledigt haben.

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    Ordnung auf dem Schreibtisch

    Büroorganisation: Alles im Griff

    Die tägliche Papierflut kann den Blick aufs Geschäft verstellen. Dienstleister ordnen Ihr Büro und Ihre Abläufe, damit Ihnen die Dinge nicht über den Kopf wachsen.

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    Arbeitsorganisation mit Outlook und Co.

    So behalten Sie Überblick im Terminchaos

    Termine, Aufgaben, Telefonate, Raum für Notizen – auf Wunsch liefert Ihnen Ihr Outlook einen perfekten Überblick für Ihren Tag. Wie das geht? Das lesen Sie hier.

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