So sagen Sie richtig "Nein"!

Sagen Sie oft "Ja", auch wenn Sie lieber "Nein" sagen würden? Dann sind Sie nicht allein. Viele Menschen haben große Probleme damit, "Nein" zu sagen. Die Ursachen weiß Michael Thiel, Diplom Psychologe und Coach aus Hamburg:

• Ein Nein wird von anderen oft schlechter akzeptiert als ein "Ja", da es Widerstand bedeutet: Er macht nicht das, was ich will!

• Ein Ja geht leichter über die Lippen, weil viele Menschen Angst haben, durch ein Nein abgelehnt, nicht gemocht zu werden.

• Wer das Nein vermeidet, hat Angst vor möglichen negativen Konsequenzen.

• Ja sagen fällt leichter, weil es bedeutet, dass man anderen helfen möchte und jeder das schöne Gefühl kennt, gebraucht zu werden – anstatt ein ablehnendes Nein zu verwenden.

• Manche Menschen wollen nichts verpassen und können daher schwer Nein sagen, wenn mehrere Termine auf einmal anstehen. Es könnte ja eine besonders tolle Feier sein, die ihnen dadurch entgeht…

Der erste Schritt: Machen Sie sich bewusst, was Ihnen ein "Ja" bringt
Allgemein bedeutet das: Wer immer nur Ja sagt, hat Arbeit und Stress ohne Ende, irgendwann auch gesundheitliche Probleme – und spätestens dann können Sie sich nicht mehr aussuchen, zu welchen Aufgaben Sie Nein sagen und welche Sie annehmen. Denn wenn Sie erst flachliegen, geht nichts mehr.

Für jede konkrete Frage heißt das: Welche Vorteile bringt mir jetzt ein "Ja" – und welche langfristigen Nachteile könnte es haben? Und: "Von Ja-Sagern weiß niemand, was sie wirklich meinen", gibt Thiel zu bedenken.

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Erst nachdenken, dann antworten

Tipp: So schützen Sie sich vor selbst vor dem automatischen "Ja"

• Wer es gewöhnt ist, nie "Nein" zu sagen, muss besonders aufpassen, nicht immer wieder automatisch mit "Ja" zu antworten. Dagegen hilft Bedenkzeit.

• Rufen Sie den Kunden nach dieser Bedenkzeit erst zurück. Nehmen Sie sich so viel Zeit, wie Sie brauchen – sei es eine Stunde oder eine Nacht.

In der Bedenkzeit sollten Sie die Situation analysieren und sich folgende Fragen stellen:

• Was will der Kunde?
• Will ich das wirklich tun oder spüre ich einen deutlichen Widerwillen?
• Lohnt es sich finanziell?
• Wie viel Kraft und Energie kostet es letztlich, wenn ich nicht Nein sage?
• Wer fragt mich um den Gefallen?
• Ist es ein Stammkunde oder ein Neukunde?

Bei Stammkunden lohne es sich, noch einmal genau zu überlegen, ob Sie ablehnen oder annehmen. Wenn Sie den Neukunden nicht kennen, er Sie nur im Preis drücken und bequatschen will, falle es leichter, Nein zu sagen.

• Fällt es Ihnen spontan besonders schwer, Nein zu sagen, hilft eine Notiz im Büro oder im Auto nahe der Freisprecheinrichtung auf der "NEIN" steht – als Gedankenstütze.

So klingt das Nein schon viel besser

"Nein sagen ist nicht gleich Nein sagen", betont Psychologe Michael Thiel. "Der Ton macht die Musik!" So sagen Sie höflich nein:

Begründen Sie Ihr Nein, wenn Sie es können
Das klingt immer besser als ein einfaches Nein. Ein Nein ohne Begründung könnte zickig rüberkommen, sagt Thiel.

Lehnen Sie einen Auftrag ab, könnten die Begründungen sein:

• Wir haben momentan zu wenig Personal
• Die Auftragsbücher sind voll
• In dieser Woche klappt es leider nicht – aber nächste Woche!

Wenn Sie am Telefon hören oder aus der E-Mail herauslesen, dass es dem Kunden oder dem Gegenüber egal ist, warum Sie Nein sagen, er sie nur manipulieren will, dann können Sie es ruhig klipp und klar sagen, ohne es nett zu begründen.

Sagen Sie beispielsweise "Ich verstehe, dass Sie enttäuscht sind, aber...". Somit zeigen Sie, dass es Ihnen nicht egal ist, dass Sie Nein sagen.

Zum Beispiel so:

• Danke, dass Sie an mich denken...
• Danke, dass Sie unseren Betrieb beauftragen wollen...
• Danke, dass Sie uns das zutrauen

Ihr Gegenüber fühlt sich damit besser und Sie gehen der Konfrontation bewusst aus dem Weg. Ein Kunde wird dann eher wieder auf Sie zurückkommen, als wenn das Nein ohne Weiteres stehenbleibt.

Wenn Sie Nein sagen müssen, versuchen Sie, eine Lösung für das Problem zu finden. Sie können beispielsweise anbieten:

• In dieser Woche ist es schlecht, aber kommende Woche...
• Ich kenne einen Kollegen, einen Betrieb, der Ihnen vielleicht helfen könnte

Indem Sie auf die Konkurrenz verweisen oder den Auftrag an einen anderen Betrieb vermitteln, zeigen Sie, dass Sie uneigennützig handeln. Das Ziel dabei ist natürlich, dass der Kunde zufrieden ist.

Nein sagen – Charakter zeigen

Angst vor den Folgen, wenn Sie mal Nein sagen? Dagegen hilft am besten, wenn Sie sich zur Abwechslung immer wieder die Vorteile des Neins vor Augen halten:

• Wer Nein sagt, kommt authentisch rüber und wird als Person wahrgenommen, die zu dem steht, was sie sagt.

• Wenn Sie auch mal Nein sagen können und das bewusst tun, wird ein "Ja" ganz anders wahrgenommen: Sie meinen es immer ehrlich!.

• Nein sagen zeigt Ihnen, wer Sie wirklich schätzt. Das gilt im Geschäft genauso wie im Privatleben. Freunde oder gute Kunden werden ein Nein akzeptieren und wieder auf Sie zukommen. Wer das nicht kann, auf den sind Sie nicht angewiesen.

• Wer immer nur Ja sagt, wird schnell ausgenutzt.

• Stellen Sie sich ebenso die Frage, ob Sie von Geschäftspartnern, Mitarbeitern oder Freunden auch mal ein Nein akzeptieren können. Wenn Sie das können, fällt es Ihnen selbst leichter, Nein zu sagen. Wenn Sie zu sehr enttäuscht sind, sollten Sie die eigene Einstellung überprüfen.

Michael Thiel empfiehlt: Fragen Sie sich immer, welchen Preis Sie zahlen, wenn Sie Ja sagen.

• Laden Sie sich noch mehr Stress auf?
• Machen Sie möglicherweise die Arbeit schlechter?
• Verlieren Sie dadurch sogar eher Kunden, Geschäftspartner oder Freunde?
• Verderben Sie es sich mit Mitarbeitern?
• Muss Ihre Frau oder müssen Ihre Kinder darunter leiden?
• Ist es das wert?

All das sei immer eine Frage der Abwägung.

"Irgendwann ging nichts mehr" – Ein Praxisbeispiel

Wenn Melanie Heinrichs einen Auftrag nicht annehmen möchte, aber der Kunde sie noch so sehr bittet, wägt die Goldschmiedemeisterin ganz genau ab, welche Folgen das "Nein" haben könnte. "Alles im Leben hat seinen Preis. Wenn sich der Auftrag nicht lohnt, muss ich den Preis eben so anpassen, dass ich etwas davon habe, wenn ich doch 'Ja' sage", erklärt sie.

Hat Heinrichs ein ungutes Gefühl, bittet sie um Bedenkzeit. "Nur mit der nötigen Ruhe kann ich abschätzen, ob ich mir unnötigen Stress aufhalse, wenn ich den Auftrag doch annehme", sagt die Unternehmerin aus Hehlen.

Nicht immer konnte Melanie Heinrichs Nein sagen. "Ich habe klein angefangen und musste genau schauen, wie ich an Aufträge komme." Damals sei ihr das Nein weitaus schwerer gefallen, als jetzt. Wie hat die Unternehmerin gelernt, Nein zu sagen?

"Es war ein langer Lernprozess", sagt Heinrichs. Als aktiver Mensch mit vielen Interessen habe sie genug zu tun. Dazu kommen die Kinder, die auch Zeit in Anspruch nehmen. "Als ich irgendwann abends immer so k.o. war, dass gar nichts mehr ging, war mir klar, dass ich etwas ändern muss", berichtet die Handwerkerin.

Dann habe sie sich gefragt: Was ist wirklich wichtig für mich? Was ist wichtiger? Freizeit? Arbeit? Ehrenamt? Und dann hat Melanie Heinrichs Stück für Stück Regeln aufgestellt, nach denen Sie Nein sagt – geschäftlich und privat. Dabei hatte sie auch immer im Hinterkopf: Was passiert, wenn ich Ja sage? Und damit geht es ihr bedeutend besser.

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(ja)