Sprachnachrichten mit Kunden: Nützlich oder überflüssig?

Auf einen Blick:

• Sprachnachrichten sind auch im geschäftlichen Bereich nützlich, wenn sie richtig eingesetzt werden.
• Telefontrainerin und Autorin Claudia Fischer rät: Holen Sie sich vorab das Einverständnis, dass Sie Kunden und Geschäftspartner auf diesem Wege kontaktieren dürfen.
• Bei Neukunden sollten Sie weiterhin eher zum Telefonhörer greifen, sagt sie.
• Vorteile von Sprachnachrichten: Sie bringen Ihre Infos auf den Punkt und der Gesprächspartner kann die Nachricht dann abhören, wenn er dazu Zeit hat.

Anstatt eine lange Textnachricht zu tippen oder mehrfach erfolglos eine Telefonnummer zu wählen, wird das Smartphone schnell zum Voice-Recorder – in wenigen Minuten ist die Sprachnachricht verschickt. Im privaten Gebrauch ist das heutzutage weit verbreitet. Doch im geschäftlichen Alltag ist es eher eine Seltenheit. „Viele Betriebe scheuen den Einsatz im Kundenkontakt“, sagt Claudia Fischer, Telefontrainerin und Autorin aus München.

Zu Unrecht, findet sie und erklärt in ihrem neuen Buch „Bei Anruf Umsatz“, warum: Die Sprachnachricht bietet aus ihrer Sicht eine gute Möglichkeit, um den Kundenkontakt zu intensivieren. Dennoch gibt es wichtige Voraussetzungen, die Sie vor der Nutzung von Sprachnachrichten im Geschäftsleben beachten sollten.

Wer Sprachnachrichten per Messengerdienst, wie Whatsapp, Threema oder Telegram zur Information seiner Kunden über Lieferzeiten oder Baustellen-Updates verwenden will, kann das nicht einfach so tun. Laut Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) müssen Sie zunächst bei Ihren Kontakten eine Zustimmung einholen, dass sie auf diesem Wege von Ihnen kontaktiert werden wollen.

Weitere Tipps von Claudia Fischer:

• Verwenden Sie Sprachnachrichten in Maßen und vor allem für die Übersendung wichtiger Informationen.
• Zu viele Sprachnachrichten können als „Spam“ wahrgenommen werden.
• Nutzen Sie beim Kontaktieren von Neukunden eher bewährte Kommunikationsmittel: Rufen Sie lieber an. Wenn Sie eine Basis gefunden haben, spreche nach mehreren Gesprächen nichts gegen den Kontakt per Sprachnachricht.
• Sprachnachrichten sind eine Ergänzung in der geschäftlichen Gesprächsführung. Sie ersetzen Telefonate und persönliche Gespräche nicht.

Für den Fall, dass Ihre Kunden einwilligen, nennt die Autorin aus München folgende Vorteile der Sprachnachricht gegenüber dem Anruf:

• Sie bringen Ihren Kunden oder Geschäftspartner auf den neuesten Stand, die Information wird schnell und persönlich übermittelt.
• Erfolglose Anrufe gibt es nicht: Sie sparen Wartezeit. Und Kunden bleiben bei verpassten Telefonaten Rückrufe erspart, die ins Leere laufen.
• Sie brauchen sich keine Sorgen darüber zu machen, jemanden bei der Arbeit zu stören – der Kontaktierte hört die Nachricht dann ab, wenn er dafür Zeit hat.
• Sprachnachrichten werden nicht mehr nur über den Lautsprecher von Smartphones abgespielt. Das Handy kann wie beim Telefonieren ans Ohr gehalten werden. Zudem werden andere Menschen in der Umgebung beim Abspielen nicht gestört.

Diese Punkte sollten Sie laut Claudia Fischer bei der Vorbereitung und Formulierung Ihrer Sprachnachricht an Kunden und Geschäftspartner beachten:

• Eine Sprachnachricht sollte nicht mehr als ein bis zwei Themen behandeln, sonst wird es zu viel und der Empfänger muss die Nachricht mehrfach abhören, um zu verstehen, was Sie meinen.
• Formulieren Sie vorab eine Botschaft und bringen Sie diese klar und deutlich rüber. Kurze Sätze und eine langsame, verständliche Sprache erleichtern das Abhören und Verstehen.
• Idealerweise hat eine Sprachnachricht eine Länge von maximal ein bis zwei Minuten. Können Sie die Informationen in dieser Zeit nicht in eine Nachricht verpacken oder haben Sie Nachfragen, rufen Sie lieber an.

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