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Zeitmanagement

Überlebenstipps für das Büro

Haben Sie Ihr Büro fest im Griff? Oder ist es eher umgekehrt? Es gibt viele Gründe, warum Büroorganisation nicht klappt. Die meisten sind Ausreden. Wie Sie das ändern, verrät Büroprofi Johanne Boekhoff.

Wer hat denn dafür Zeit? Geht das nicht auch schneller?
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Schluss mit dem alltäglichen Wahnsinn am Schreibtisch. Dafür gibt es doch jede Menge Tipps und Ratgeber, die alle recht vernünftig klingen:
- Prioritäten setzen
- Tag planen und Zeitpuffer vorsehen
- Ordnung schaffen und halten
- Aktivitäten bündeln (Mails, Telefonate, Kontaktpflege …)
- Sofort entscheiden: was wann tun
- Multitasking vermeiden
- Delegieren
- Termine mit sich selbst machen – für wichtige Aufgaben

Dabei gibt es nur ein Problem: Wer sein Büro in den Griff bekommen will, muss erst einmal viel Zeit investieren. Zeit, die die meisten nicht haben.

Geht das nicht schneller?
Das haben wir Johanne Boekhoff gefragt. Die Expertin für Büroeffizienz aus Oldenburg berät und trainiert Handwerksbetriebe in Büroorganisation und Selbstmanagement.

Frau Boekhoff, wer seine Büroorganisation verbessern will, muss erst einmal viel Zeit investieren. Gibt es nicht auch Tipps, die sich ohne Vorarbeit umsetzen lassen und direkt etwas Zeit sparen? Als Kickoff, quasi als kleine Motivationsspritze?
Johanne Boekhoff (lacht): „Das kann man doch alles sofort umsetzen, was ist das Problem? Fangen Sie mit dem Schreibtisch an. Ein freier Schreibtisch macht auch den Kopf frei. Um auf dem Schreibtisch Ordnung zu schaffen, genügen oft schon vier bis fünf Stunden …“

Vier bis fünf Stunden? Wer hat die denn heute im Büro? Genau das ist doch das Problem.
Boekhoff: „Das ist wohl eher eine Ausrede. Wer unter der Woche keine Zeit hat, muss eben einen Sonntag opfern. Wer dazu nicht bereit ist, wird sein Zeitproblem nie lösen, sondern immer neue Ausreden suchen, warum er das nicht in Angriff nimmt.“

Ein Sonntag wäre ja noch zu verkraften. Aber die Sachen liegen ja nicht ohne Grund auf dem Schreibtisch. Die sind wichtig und nicht mal eben schnell wegsortiert. Boekhoff:„Noch so eine typische Ausrede. Die Sachen stapeln sich nicht dort, weil sie alle wichtig sind, sondern weil man keine Prioritäten setzt. Dahinter steckt oft auch die Angst, etwas Wichtiges zu verpassen. Da muss man sich selbst gegenüber ehrlich sein: Niemand kann gleichzeitig fünf Kundenakten bearbeiten und nebenbei noch einen Stapel Zeitschriften lesen. Auf den Tisch gehört immer der aktuelle Vorgang und sonst nichts. Für alles andere gibt es ein Ablagesystem. Und damit man nichts vergisst, gibt es Aufgabenlisten und einen Terminkalender.“

Nächste Seite: Was tun, wenn die Terminplanung ständig durcheinandergerät?

Und wenn es anders kommt als geplant?
Schluss mit den Ausreden! - Es gibt viele Gründe, warum Büroorganisation nicht klappt. Die meisten sind Ausreden, sagt Organisationsberaterin Johanne Boekhoff.
Es gibt viele Gründe, warum Büroorganisation nicht klappt. Die meisten sind Ausreden, sagt Organisationsberaterin Johanne Boekhoff.
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