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Zeitmanagement

Überlebenstipps für das Büro

Haben Sie Ihr Büro fest im Griff? Oder ist es eher umgekehrt? Es gibt viele Gründe, warum Büroorganisation nicht klappt. Die meisten sind Ausreden. Wie Sie das ändern, verrät Büroprofi Johanne Boekhoff.

Büroorganisation? - Wer hat denn dafür Zeit? Geht das nicht auch schneller?
Wer hat denn dafür Zeit? Geht das nicht auch schneller?
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Schluss mit dem alltäglichen Wahnsinn am Schreibtisch. Dafür gibt es doch jede Menge Tipps und Ratgeber, die alle recht vernünftig klingen:
- Prioritäten setzen
- Tag planen und Zeitpuffer vorsehen
- Ordnung schaffen und halten
- Aktivitäten bündeln (Mails, Telefonate, Kontaktpflege …)
- Sofort entscheiden: was wann tun
- Multitasking vermeiden
- Delegieren
- Termine mit sich selbst machen – für wichtige Aufgaben

Dabei gibt es nur ein Problem: Wer sein Büro in den Griff bekommen will, muss erst einmal viel Zeit investieren. Zeit, die die meisten nicht haben.

Geht das nicht schneller?
Das haben wir Johanne Boekhoff gefragt. Die Expertin für Büroeffizienz aus Oldenburg berät und trainiert Handwerksbetriebe in Büroorganisation und Selbstmanagement.

Frau Boekhoff, wer seine Büroorganisation verbessern will, muss erst einmal viel Zeit investieren. Gibt es nicht auch Tipps, die sich ohne Vorarbeit umsetzen lassen und direkt etwas Zeit sparen? Als Kickoff, quasi als kleine Motivationsspritze?
Johanne Boekhoff (lacht): „Das kann man doch alles sofort umsetzen, was ist das Problem? Fangen Sie mit dem Schreibtisch an. Ein freier Schreibtisch macht auch den Kopf frei. Um auf dem Schreibtisch Ordnung zu schaffen, genügen oft schon vier bis fünf Stunden …“

Vier bis fünf Stunden? Wer hat die denn heute im Büro? Genau das ist doch das Problem.
Boekhoff: „Das ist wohl eher eine Ausrede. Wer unter der Woche keine Zeit hat, muss eben einen Sonntag opfern. Wer dazu nicht bereit ist, wird sein Zeitproblem nie lösen, sondern immer neue Ausreden suchen, warum er das nicht in Angriff nimmt.“

Ein Sonntag wäre ja noch zu verkraften. Aber die Sachen liegen ja nicht ohne Grund auf dem Schreibtisch. Die sind wichtig und nicht mal eben schnell wegsortiert. Boekhoff:„Noch so eine typische Ausrede. Die Sachen stapeln sich nicht dort, weil sie alle wichtig sind, sondern weil man keine Prioritäten setzt. Dahinter steckt oft auch die Angst, etwas Wichtiges zu verpassen. Da muss man sich selbst gegenüber ehrlich sein: Niemand kann gleichzeitig fünf Kundenakten bearbeiten und nebenbei noch einen Stapel Zeitschriften lesen. Auf den Tisch gehört immer der aktuelle Vorgang und sonst nichts. Für alles andere gibt es ein Ablagesystem. Und damit man nichts vergisst, gibt es Aufgabenlisten und einen Terminkalender.“

Nächste Seite: Was tun, wenn die Terminplanung ständig durcheinandergerät?

Und wenn es anders kommt als geplant?
Schluss mit den Ausreden! - Es gibt viele Gründe, warum Büroorganisation nicht klappt. Die meisten sind Ausreden, sagt Organisationsberaterin Johanne Boekhoff.
Es gibt viele Gründe, warum Büroorganisation nicht klappt. Die meisten sind Ausreden, sagt Organisationsberaterin Johanne Boekhoff.
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Was ändert das? Dann werden nur die Tagesplanung und die Aufgabenlisten immer länger und letztlich kommt es doch anders als geplant.
Boekhoff: „Deswegen muss man Prioritäten setzen: Was ist wichtig und dringend und was hat Zeit? Worum muss ich mich selbst kümmern und was kann ich delegieren? So kommen nur noch die wirklich wichtigen Cheftermine und -aufgaben in die Tagesplanung. Das funktioniert aber nur, wenn man sich dann auch diszipliniert daran hält und jeden Tag ausreichend Pufferzeiten für Unvorhergesehenes einplant.“

Das ist nicht so einfach. Eigentlich reagieren wir ja nur auf das Unberechenbare: auf Lieferengpässe, Krankenstände, Notfalleinsätze bei Kunden …
Boekhoff: „Das ist auch nur eine Ausrede, um wichtige Aufgaben gar nicht erst in Angriff zu nehmen. Das begegnet mir immer wieder in Seminaren und Schulungen. Wenn ich gut strukturiert bin, klare Prioritäten habe und delegiere, muss ich solche Tage mit Engpässen und Notfällen überstehen, ohne alles selbst zu übernehmen. Wenn mir das nicht gelingt, sollte ich mich fragen, woran das liegt: Stimmen meine Prioritäten nicht? Delegiere ich nicht genug? Packe ich meinen Tag so voll, damit ich unangenehme Aufgaben möglichst weiter vor mir herschieben kann?“

So ein Kurswechsel funktioniert letztlich aber nur, wenn sich alle darauf einstellen und mitziehen.  
Boekhoff: „Man muss nicht gleich den ganzen Betrieb stilllegen, um etwas zu ändern. Da genügt oft schon ein Tag, um die eigenen ABC-Prioritäten zu setzen. Darum kommt man nicht herum: Was ist heute wichtig, was morgen …? Da muss man einfach einen Schnitt machen. Das muss man entscheiden, kommunizieren, vorleben – und diszipliniert dabeibleiben. Wer stattdessen dauernd spontan reagiert und im Notfall alles selbst macht, der wird immer hektischer und frustrierter – und den Mitarbeitern wird es dann genauso ergehen. Ein Chef muss sich selbst so führen, dass er Erfolg hat. Dann haben auch die Mitarbeiter Erfolg.“

Ganz konkret: 5 Tipps – so kommen Sie mit Ihrer Zeit besser zurecht

 

5 Tipps: So kommen Sie mit Ihrer Zeit besser zurecht

Wie Sie Ihre Arbeitszeiten besser in den Griff bekommen, zeigen fünf Tipps von Johanne Boekhoff:

1. Schätzen Sie den Zeitaufwand
Egal ob Termin oder Aufgabe: Wenn Sie Dauerkonflikte in der Tagesplanung vermeiden wollen, müssen Sie für Ihre Aufgaben ausreichend Zeit einplanen. Dabei ist es sinnvoll, auch für wichtige Aufgaben Termine mit sich selbst zu vereinbaren: Zeiten, in denen Sie diese Aufgaben erledigen. So vermeiden Sie unrealistische und frustrierende Tagespläne.

2. Verplanen Sie nicht den ganzen Tag
Unvorhergesehenes lässt sich nie ganz vermeiden. Verplanen Sie daher maximal 60 Prozent Ihres Tages mit Terminen und Aktivitäten. Reservieren Sie 20 Prozent Pufferzeiten für unerwartete Aufgaben ein, die von außen an Sie herangetragen werden. Und lassen Sie sich 20 Prozent Freiraum für Aufgaben, die Sie selbst spontan erledigen wollen.

3. Starten Sie mit A-Aufgaben
Wichtige Aufgaben sollten zuerst in Angriff genommen werden. Es macht keinen Sinn, viele scheinbar einfache Aufgaben schnell abzuarbeiten, aber am Tagesende keine der wichtigen Aufgaben erledigt zu haben. Daher sollten Sie immer mit A-Aufgaben starten und sich dann zu den weniger wichtigen Dingen vorarbeiten.

4. Bündeln Sie Aktivitäten
Für eine neue Aufgabe benötigt man bis zu 15 Minuten Vorbereitungszeit, um sich zu organisieren und mental darauf einzustellen. Zeit sparen Sie, wenn Sie ähnliche Aktivitäten bündeln, zum Beispiel Telefonate, E-Mails und Kundenpflege. Zudem erledigen sich solche Aufgaben − wie die Beantwortung von E-Mails − meist schneller, wenn man weiß, dass noch weitere Mails zu beantworten sind.

5. Sagen Sie Nein
Hilfsbereitschaft und Engagement sind wichtig, doch sollten die wichtigsten Aufgaben nicht darunter leiden. Lernen Sie, Nein zu sagen, wenn andere Ihre Zeit beanspruchen, obwohl Wichtigeres auf Ihrem Plan steht.


Passend zum Thema: Schritt für Schritt besser organisiert.
5 Videos, in denen Johanne Boekhoff erklärt, wie Sie Ordnung und Struktur in Ihren Arbeitstag bringen.

(jw)
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