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Strategie

Achtung, Verschwendung!

In jedem Betrieb werden Zeit, Geld, menschliche Arbeitskraft und Material sprichwörtlich zum Fenster herausgeworfen. Kommen Sie den größten Verschwendungs-Sünden auf die Spur!

Auf einen Blick:

  • Sie können sicher sein: Verschwendung ist auch in Ihrer Firma ein Thema.
  • Wenn Unnötiges transportiert wird, kostet das mehr als nur Sprit.
  • Wer seinen Mitarbeitern falsche Aufgaben zuweist, verschwendet deren Arbeitskraft.
  • Wenn zu viel im Müll landet, ist Überproduktion oder falsche Lagerhaltung im Spiel.
  • Kontrolle schützt vor Fehlern und Verschwendung.

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Von Birgit Lutzer

Während manche Verschwendungsarten sofort sichtbar sind, gibt es einige, die erst beim genauen Überprüfen ans Tageslicht treten. Doch der Recherche-Aufwand lohnt sich und macht sich direkt im Geldbeutel bemerkbar. Zwei Arbeitsprozess-Experten zeigen den Weg aus der Verschwendungs-Falle: REFA Nordwest-Regionalverbandsvorsitzender Olaf Keisker und Unternehmensberater Axel Schröder.

Weg mit den Verschwendungs-Scheuklappen

Bei seinen Kunden stellt Axel Schröder immer wieder fest, dass sie das Thema „Verschwendung“ beiseiteschieben. Er bekomme auf Nachfrage Antworten wie „Bei uns wird nichts verplempert“ oder „Wir sind gut organisiert.“ Schröder: „Das mag auf den ersten Blick stimmen, doch auf den zweiten nicht mehr.“ Als Beispiel nennt er ein ungünstig platziertes Lager, über das niemand mehr nachdenkt. „Müssen die Mitarbeiter erst quer über das Betriebsgelände wandern, dauert das Holen von Teilen viel zu lang.“

Olaf Keisker ergänzt, auch die Einrichtung von Werkstätten und Arbeitsplätzen sei oft ungünstig. „Es reicht schon, wenn jemand mehrmals am Tag aufstehen muss, um einen bestimmten Gegenstand zu holen.“ Was viele Chefs nicht wahrnehmen würden: Dieser Mini-Aufwand addiere sich im Verlauf zu einer enormen Zeit-Menge, die sinnvoller genutzt werden könne. Er fügt hinzu: „Dinge, die oft benötigt werden, müssen gut erreichbar sein.

Der Betriebswagen ist kein Müll-Taxi!

Schröder nennt einen Verschwendungs-Fehler, der häufig in Handwerksbetrieben auftritt: unnötige Transporte. „Der Firmenbulli ist voll mit Dingen, die eigentlich an einen anderen Platz gehören.“ Als Beispiele nennt er Schrott-Teile, Werkzeuge und Müll. „Wenn es sich um schwere Gegenstände handelt, kostet es Sprit. Sind fünf gleiche Werkzeuge im Wagen, fehlen vier an anderer Stelle.“ Schröder empfiehlt, alle Fahrzeuge gründlich aufzuräumen und nur eine kleine Grundausstattung darin zu belassen.

Für das Halten von Ordnung hat auch die REFA-Lehre Tipps, wie Keisker betont. Er denke an die „5 A“ – Aussortieren, Aufräumen, Arbeitsplatz sauber halten, Anordnung zur Regel machen und alle Schritte wiederholen. Dies solle eingehalten und ständig weiter verbessert werden. „Es geht darum, sinnvolle Abläufe als Standard einzurichten. Wenn ich Überflüssiges sofort entferne, jeden Tag aufräume und alles sauber halte, werden diese Handlungen zur Gewohnheit.“

Der REFA-Experte rät: „Trennen Sie oft genutzte Gegenstände von seltener gefragten.“ Hilfreich sei die Einteilung in ständig – stündlich – täglich – wöchentlich – monatlich. „Was Sie häufig benötigen, sollte an einer leicht zugänglichen Stelle liegen. Was seltener benutzt wird, kann auch zum Beispiel in einer geschlossenen Kiste verstaut werden.

Sitzt der richtige Mitarbeiter am richtigen Platz?

Auch Führungsfehler führen laut Schröder zu Verschwendung. „Oft vergeben Chefs die Aufgaben nach dem Motto, dies und das müsse eben gemacht werden.“ Wenn jemand immer über- oder unterfordert sei, bringe er keine gute Leistung. „Das gleiche gilt für den Spaßfaktor. Was einer gerne macht, ist für den anderen ein notwendiges Übel.“ Chefs sollten sich darauf einstellen und die Arbeit entsprechend verteilen.

Damit der Betriebsleiter herausfinde, wie er seine Leute am besten einsetze, seien regelmäßige Gespräche nötig. Schröder: „Termine einmal im Jahr reichen nicht aus. Treffen Sie sich einmal in der Woche mit ihren Teammitgliedern und fragen Sie sie, wie die Arbeit aus ihrer Sicht gelaufen ist.“ Nur so könne die Führungskraft herausfinden, wo die Stärken, Schwächen und Kompetenzen der einzelnen Belegschaftsmitglieder liegen.

Ein weiteres Problem tritt auf, wenn bestimmte Aufgaben nur von einzelnen Mitarbeitern erfüllt werden können. „Stellen Sie das bei ihren regelmäßigen Besprechungen fest, besteht dringender Handlungsbedarf.“ Es sei nötig, dass mindestens zwei Mitarbeiter eine Tätigkeit ausüben könnten. „Je breiter die Einsatzmöglichkeiten des Einzelnen, desto flexibler und passgenauer können Sie Ihre Leute einsetzen.“

Abfallberge sind extrem teuer

Zu viel Abfall und falsche Lagerbestände führen dazu, dass enorm viel entsorgt werden muss. Keisker nennt ein Beispiel aus der Holzbearbeitung: „Ein schiefes Brett produziert unnötigen Verschnitt. Wird es vorher rechtwinklig aufbereitet, kann es optimal genutzt werden.“ Auch beim Einsatz anderer Materialien sei es wichtig, sich vorher Gedanken über die sparsamste Verarbeitung zu machen.

Schröder geht auf das Thema der Lagerhaltung ein. „Es ist unglaublich, was in manchen Lagern gehortet wird.“ Die überflüssigen Güter führten zu Platzverschwendung. Und durch das Vollstopfen entgehe den Handwerkern, wenn bestimmte Produkte dringend ersetzt werden müssten. „

Optimismus ist gut – Kontrolle ist besser

Schröder warnt vor zu großer Laschheit bei Akquise und Auftragserfüllung nach dem Motto „Läuft doch!“. Er bezieht sich auf das Beispiel von Angeboten: „Sie benötigen Zeit für deren Erstellung. Wird kein Auftrag daraus, ist diese Zeit vergeudet.“ Aus diesem Grund sei es wichtig, bei Ausbleiben einer Kunden-Reaktion, nachzufassen.

Sein Tipp: „Überprüfen Sie die Zahlen und Fakten rund um Ihre Auftragsabwicklung. Wie viele Angebote führen zu Aufträgen? Wie oft müssen Sie zu einem Kunden fahren? Wie häufig sind Nachbesserungen nötig?“ So sei es möglich, arbeitsorganisatorisch bedingter Verschwendung und Fehlern auf die Spur zu kommen.

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