Vollmachten im Betrieb: Entscheiden Sie selbst, wer im Notfall einspringt

Auf einen Blick:

• Für den Ernstfall braucht ein Unternehmer im Betrieb eine Person, der er Handlungsvollmachten erteilt hat. Für die private Absicherung sind zudem Vorsorgevollmacht und Patientenverfügung wichtig.
• Wie diese Vollmachten aussehen, hängt auch von der Rechtsform des Betriebes ab – und natürlich von den persönlichen Wünschen des Betriebsinhabers.
• Nur wer frühzeitig bestimmt, wer den Betrieb im Notfall fortführt oder übernimmt, ist auf der sicheren Seite – im geschäftlichen und privaten Bereich.

Wird ein Handwerksunternehmer geschäftsunfähig, passiert das meist plötzlich und unvorhergesehen. Wer auch privat umfassend für den Notfall vorsorgt, ist doppelt abgesichert.

„Vollmachten gehören genauso in den Notfallkoffer, wie Verträge, Passwörter, Rechnungen und Zugänge zu Konten“, sagt Martina Machulla, Fachanwältin für Familienrecht aus Hannover. Sie seien deshalb wichtig, weil Chefs mit ihrer Hilfe bestimmen können, wer sie im Falle ihrer Handlungsunfähigkeit vertreten soll.

Wichtig auch: Handwerksunternehmer müssen sich geschäftlich und privat absichern. Denn: Nicht in jedem Betrieb arbeitet der Lebenspartner mit und ist fachlich kompetent genug, im Notfall die Geschäfte zu übernehmen, betont Machulla. Umgekehrt aber will man dem kompetenten Mitarbeiter im Krankheitsfall zwar den Betrieb, nicht aber die privaten Belange anvertrauen.

Je nach Rechtsform müssen Sie anders für den Notfall vorsorgen. Diese Vorgehensweise empfiehlt die Fachanwältin:

Einzelunternehmen: Ein Einzelunternehmer hat zum einen die Möglichkeit, seinem Ehegatten/Lebenspartner eine Generalvollmacht zu erteilen. Das sei aber nur ratsam, wenn der Lebenspartner im Betrieb eingearbeitet ist und die Geschäfte auch fachlich weiterführen kann.

Ist das nicht der Fall, gibt es zum anderen die Möglichkeit, einem erfahrenen Mitarbeiter mit einer sich auf die betrieblichen Belange beziehenden Generalvollmacht die Vertretung für den Notfall zu übertragen.

Damit der Vertreter handlungsfähig ist, erhält er entweder eine Generalvollmacht oder eine Prokura. Diese bevollmächtigt den Vertreter zur Weiterführung der betrieblichen Angelegenheiten.

Prokura und Handlungsvollmachten müssen immer notariell beglaubigt werden. Sonst haben die Dokumente keine Gültigkeit. Stehen formpflichtige Geschäfte, wie beispielsweise ein Grundstückskauf, an, muss die Vollmacht zwingend notariell beurkundet sein. Ansonsten kann mit ihr ein solches Geschäft nicht durchgeführt werden.

OHG: Ist in einer OHG ein zweiter Gesellschafter vorhanden, kann er den Betrieb weiterführen. Voraussetzung dafür ist jedoch, dass jeder Gesellschafter einzelvertretungsberechtigt ist. Das muss im Gesellschaftervertrag festgehalten werden.

„Sind mehrere Gesellschafter benannt, kann der Betriebsinhaber in der Handlungsvollmacht zudem eine Abfolge festlegen, nach der die Übernahme der Vollmacht erfolgen soll“, sagt Martina Machulla. Beispiel: „Ist Gesellschafter A zum Zeitpunkt des Notfalls nicht in der Lage, soll Gesellschafter B die Vollmacht übernehmen.“

Außerdem muss der Unternehmer im Vorfeld entscheiden, ob der Betrieb mit oder ohne bzw. mit nur einem Erben weitergeführt werden soll. Werden Erben aus dem Betrieb herausgehalten, müssen Betriebsinhaber Abfindungsregelungen treffen und diese schriftlich fixieren.

GmbH & Co. KG: Fällt in einer GmbH & Co. KG der Chef aus und ist er alleiniger Geschäftsführer des Betriebes, sollte der Unternehmer einen Prokuristen oder einen zweiten Geschäftsführer bestellen, der ihn vertreten kann.

In jedem Fall rät die Familienrechtlerin dazu, Regelungen aus dem Gesellschaftervertrag immer mit denen im Testament abzugleichen. Sie rät, den Gesellschaftervertrag immer dann zu überprüfen und ggf. neu aufzusetzen, wenn beispielsweise der vorgesehene Vertreter das Unternehmen verlässt oder sich die familiären Verhältnisse geändert haben.

So könnten Erbstreitigkeiten vermieden werden. Gleiches gilt für Uneinigkeiten unter den Mitgesellschaftern.

Für den Todesfall sei es außerdem sinnvoll, ein Testament zu machen. Darin sollte unbedingt geregelt werden, auf wen das Betriebsvermögen bzw. die Gesellschaftsanteile übergehen sollen. Ist kein Testament vorhanden, fällt das Unternehmen in den Nachlass. Sind mehrere Erben vorhanden, kann es ohne Testament problematisch werden, weiß Fachfrau Martina Machulla.

Vorsorgevollmacht: Wen Sie neben den geschäftlichen Aspekten privat als Ihren persönlichen Vertreter im Notfall einsetzen, bleibt Ihnen überlassen. In der Regel sind das Familienmitglieder.

Eine Vorsorgevollmacht ist eine umfassende Handlungsvollmacht, die entweder nur zu Lebzeiten gilt oder über den Tod hinaus. In beiden Fällen entscheidet der Vollmachtgeber, wie er das wünscht. Es muss schriftlich dokumentiert werden. Machulla empfiehlt mindestens eine Beglaubigung der Unterschrift, da die Vollmachten sonst häufig von Dritten nicht anerkannt werden.

Bei Bankgeschäften sollten immer die bankeigenen Vollmachten gewählt werden. Dafür müssen Vollmachtgeber zur Unterzeichnung persönlich bei der Bank erscheinen.

Betreuungsverfügung: Wenn eine Person nicht mehr handlungsfähig ist, muss jemand anderes über die Regelung der Lebensumstände entscheiden. Genau diese Person oder Personen legt man in der Betreuungsverfügung fest. Damit wird ausgeschlossen, dass vom Amtsgericht ein außenstehender Betreuer eingesetzt wird.

Auch in der Betreuungsverfügung ist es möglich, eine Reihenfolge der Personen vorzunehmen, die über das Schicksal der ausfallenden Person entscheiden.

Patientenverfügung: In der Patientenverfügung legt man für den Krankheitsfall fest, welche gesundheitliche Behandlung/lebenserhaltende Maßnahmen man noch haben möchte, wenn es einem schlecht geht. Die Alternativen werden in der Regel mit dem Hausarzt besprochen, da sie – je nach Erkrankung – ganz individuell ausfallen. Die gesetzlichen Rahmenbedingungen sind in §1901a BGB geregelt.

Sinnvoll sei auch, Vertrauenspersonen darüber zu informieren, dass eine Patientenverfügung vorliegt und wo sie sich befindet. Ein Hinweis im Notfallordner des Betriebes oder in der Brieftasche könne nicht schaden.

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