Wann lohnt sich Software aus der Cloud?

Paradoxe Computertechnik. Sie hat die Arbeit von Millionen Unternehmern erleichtert und dabei ganz neue Frustrationserlebnisse geschaffen. Neue Programme, die nicht zur alten Hardware passen; alte Programme, die nicht auf dem neuen Betriebssystem laufen. Updates und Abstürze. Wie hilfreich wäre da oft ein IT-Fachmann, der die lästige Konfiguration dieses Arbeitsmittels übernimmt?

Den gibt es jetzt. Beim Konzept der Software as a Service (SaaS) ist dieser Fachmann praktisch Teil des Programms. Der kümmert sich darum, dass das Programm beim Kunden anstandslos läuft, sorgt für ausreichend Rechenleistung und hält die Software auf dem neuesten Stand. Für den Unternehmer bedeutet das: Er kann sich auf seine Arbeit konzentrieren. „SaaS ist etwas für alle, die sich nicht mit Installation und Betrieb ihrer Software beschäftigen möchten“, erklärt Unternehmensberater Werner Grohmann. Grohmann beschäftigt sich seit über 25 Jahren mit IT-Technik und ist Gründer der Informationsplattform SaaS-Forum.

Cloud-Versionen für bekannte Programme
SaaS-Systeme erobern den Markt. Heute kann man bei diversen Softwarepaketen wählen, ob man das typische zu installierende Standalone-Programm nutzt oder auf einen SaaS-Dienst zurückgreift. SaaS gibt es für Office-Anwendungen ebenso wie für kaufmännische Software, Buchhaltung, Warenwirtschaft und Kundenmanagement. Auch etablierte Software-Hersteller wie Lexware bieten ihre Branchenprogramme mittlerweile plattformunabhängig als Online-Lösung an.

Das Konzept kann noch mehr. Es ist Cloud-basiert. Das heißt, wesentliche Teile des Programms liegen im Rechenzentrum des Anbieters. Anspruchsvolle Rechenaufgaben beanspruchen nicht die Leistung des Endgeräts. Der Nutzer bekommt – häufig über eine App oder den Internetbrowser – lediglich das Ergebnis der Rechenarbeiten zu sehen. Das gewährleistet eine plattformunabhängige Nutzung. So ist die Arbeit mit der gleichen Software an derselben Datei auf PC, Notebook, Tablet oder Smartphone möglich. Egal ob Windows, Apple oder Android – im Büro, der Werkstatt oder unterwegs. „Das Endgerät verliert an Bedeutung“, sagt Grohmann. Das wichtigste um SaaS nutzen zu können: eine stabile Internetverbindung. „DSL sollte es schon sein“, empfiehlt der Unternehmensberater.

Und die Kosten? Saas muss nicht billiger sein, bietet aber mehr Service für weniger Geld: Seite 2

Die Nutzung bestimmt die Kosten

„Grundsätzlich ist der Einstieg günstiger“, erklärt Grohmann. Besondere Hardware-Anforderungen gibt es nicht. Die Anschaffungskosten sind niedrig, weil pro Benutzer günstigere Jahreslizenzen gekauft werden. SaaS-Software wird gemietet.

Beispiel Microsoft Office. Die einfachste Kostenberechnung wäre es, den Kaufpreis der normalen Office-Version, dem Mietpreis der Cloud-Version gegenüberzustellen: Office 2016 Home amp; Business kostet pro PC einmalig rund 205 Euro. Für die cloudbasierten Office 365 Business Essentials sind pro Benutzer und Monat 4,20 Euro fällig (205 Euro / 4,20 Euro pro Monat = 48,8 Monate).

So lange, volle vier Jahre, dauert es, bis die Stand­alone-Version günstiger ist als das Cloud-Modell. Da die Cloud-Version allerdings geräteunabhängig funktioniert, kann derselbe Benutzer sie ohne Zusatzkosten auf mehreren Endgeräten nutzen. Wer dagegen Office 2016 for Business auf einem zweiten Gerät installieren will, für den verdoppeln sich die Kosten auf rund 410 Euro. Dann dauert es gut 97 Monate, bis die Standalone-Version günstiger ist als die Cloud-Variante.

Je größer die Ansprüche des Nutzers sind, ­desto eher lohnt sich Software as a Service. Wer seit Jahren und in Zukunft nur einen Computer nutzen will und an regelmäßigen Modernisierungen seiner Softwarepakete kein Interesse hat, profitiert eher vom klassischen Softwaremodell. „Wenn sich der Betrieb noch entwickelt, der Mitarbeiterstamm wächst, profitiert man von der Flexibilität der SaaS-Angebote“, sagt Grohmann. „Neue Nutzer lassen sich einfach dazubuchen.“

Was zu Gunsten von SaaS noch in die Rechnung gehört: Abgesehen von den Mietkosten gibt es keine zusätzlichen Ausgaben für Wartung und Pflege des Systems. Programmierfehler werden schnell und automatisch ausgebessert. Manuelle Updates entfallen.

Ohne Online-Zugang geht dabei nichts. Aber brauchen die Programme ununterbrochen eine Internetverbindung? Nicht unbedingt: letzte Seite.

Netzpause: Offline-Arbeit mit SaaS

Aber was, wenn nicht immer ein Internetzugang verfügbar ist? „Viele Angebote lassen sich auch offline nutzen“, sagt Grohmann. Die Dateien werden dann lokal gespeichert und online synchronisiert, sobald wieder eine Internetverbindung besteht. Im Beispiel Office 365, lässt sich Hersteller Microsoft solche Dienste allerdings bezahlen. 8,80 verlangt der Software-Riese dann pro Monat und Benutzer. Dafür gibt es installierbare Vollversionen – klassisch oder als App – für fünf Endgeräte. Wird sie nur auf einem Gerät installiert, ist die Cloudvariante schon ab dem 24 Monat teurer als die Standalone-Version. Wer sie dagegen auf den fünf möglichen Endgeräten installiert, hält seinen Kostenvorteil neuneinhalb Jahre.
 
„Wer Wert auf Offline-Verfügbarkeit legt, sollte sich vor dem Kauf beim Softwareanbieter informieren, ob er diese Möglichkeit vorgesehen hat“, rät Grohmann. Denn nicht jeder Hersteller sieht eine Offline-Option für seinen SaaS-Dienst vor.
 
Zu beachten: Backup-Fähigkeit
Ein Knackpunkt der SaaS-Angebote ist die Backup-Funktion. Dienste wie die von Microsoft versprechen eine Sicherung in der konzerneigenen Cloud. „Aber nur, weil ein Cloud-Anbieter Sicherheit verspricht, verliert der Unternehmer nicht seine Verantwortung“, sagt Grohmann.
 
Dateien lassen sich zwar aus der Cloud manuell lokal abspeichern, automatisierte Backups aus der Cloud sind allerdings nicht immer ohne Weiteres möglich. Beispiel SaaS im Bereich Finanzbuchhaltung. „Da entstehen oft keine klassischen Dateien. Die gesamte Datenverarbeitung erfolgt online“, sagt Grohmann. „Da muss der Anbieter erklären, was mit den Daten passiert, wenn der Server plötzlich nicht mehr erreichbar ist.“
 
Der Unternehmensberater ist überzeugt: Es lohnt sich für Betriebe, sich mit dem Thema SaaS auseinanderzusetzen. Das Konzept hat sich im Markt durchgesetzt. „Für viele Betriebe ist es eine echte Arbeitserleichterung.“

(deg)