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Notfallplan

Wenn auf einmal der Chef ausfällt

Wer kümmert sich um den Betrieb, wenn Sie plötzlich krank werden - oder Schlimmeres? So treffen Sie Vorsorge, damit im Ernstfall nicht alles aus dem Ruder läuft.

von Astrid Funck

Im Februar 2008 stand die Eckel Heizungsbau GmbH ganz plötzlich ohne Chef da. Der 60-jährige Inhaber des Oldenburger Handwerksunternehmens erlitt einen Herzinfarkt, fiel ins Koma und starb. Für seine Ehefrau begann daraufhin auch beruflich eine schwere Zeit: Sie kannte sich zwar in der Buchführung aus, nicht aber in technischen Fragen. Mit Hilfe von Joachim Hagedorn, Betriebsberater der Handwerkskammer Oldenburg, gelang es ihr, den Geschäftsbetrieb aufrechtzuerhalten und innerhalb von einer Woche einen Betriebsleiter zu finden.

Bastian Darsow war es, der einsprang. Er hatte einige Jahre in der Firma gearbeitet und sich dann als Einzelunternehmer selbstständig gemacht. Der "Notfalleinsatz" sei eine Chance, aber auch eine große Belastung für ihn gewesen", sagt der 30-Jährige. "Das Problem ist, dass so ein klassischer Handwerksmeister vieles im Kopf speichert und nur weniges dokumentiert." Er habe versucht, sich einzulesen, habe einzelne Angebote im Schreibtisch des ehemaligen Chefs gefunden, mit Gesellen und Auftraggebern gesprochen und dadurch nach und nach einen Überblick gewonnen. "Wenn ich das Personal und die Abläufe in der Firma nicht gekannt hätte, wäre das wohl nicht möglich gewesen", meint Darsow, der den Betrieb inzwischen übernommen hat.

Kein Einzelfall
Nach Schätzungen des Instituts für Mittelstandsforschung (IfM) in Bonn erfolgen etwa ein Viertel der Unternehmensübertragungen in Deutschland aufgrund von Unfall, Krankheit oder Tod des Firmenchefs. Die Zahl der "Notfallnachfolgen" ist also hoch. "Man sollte immer im Kopf haben, dass so etwas passieren kann", sagt Kammerberater Hagedorn. "Manchmal ist das richtig traurig, wenn wegen fehlender Vorsorge das ganze Unternehmen über Kopf geht." Die Frage "Was würde in Ihrem Betrieb passieren, wenn Sie ab morgen für längere Zeit abwesend wären?" sollte Hagedorn zufolge jeder Unternehmer beantworten können.

Ein Notfallordner hilft weiter

Die wichtigste Vorkehrung besteht darin, einen Stellvertreter zu benennen und ein Konzept in der Schublade zu haben, wie im Ernstfall die Nachfolge geregelt werden soll. Der Vertreter sollte keine wertvolle Zeit verlieren, etwa weil er sich wie im Falle von Bastian Darsow erst mühsam ein Bild von der Lage verschaffen muss oder weil er keine Vollmachten hat. Deshalb empfehlen die Handwerkskammern jedem Unternehmer, einen so genannten Notfallordner anzulegen und laufend zu aktualisieren. Versicherungsdokumente, Verträge, Bankverbindungen, Vollmachten, Passwörter und Zahlenkombinationen für Tresore gehören dort zum Beispiel hinein. Und ein Notfall-Plan, der klare Anweisungen für den Stellvertreter enthält und ihn über Auftragslage und strategische Planung in Kenntnis setzt.

Vorteile bei der Kreditvergabe
Bei den Hausbanken sind solche Notfallpläne gern gesehen, wenn es um die Vergabe von Krediten geht. Sie können zu einer besseren Rating-Einstufung führen und werden zum Teil auch verlangt. Als praktisches Hilfsmittel geben zum Beispiel die Volks- und Raiffeisenbanken gegen Gebühr den Notfallordner "Plan B" mit CD-ROM heraus, der sich insbesondere an Inhaber von Personengesellschaften richtet. Joachim Hagedorn empfiehlt den Betrieben die "Checkliste: Notfallplan für den Ausfall des Betriebsleiters" des Deutschen Handwerksinstituts. Sie ist bei den Kammern erhältlich und im Internet unter www.lfi-muenchen.de/publikationen/Notfallplan.pdf als Download verfügbar.

So sorgen Sie für den Notfall vor

Stellvertreter: Legen Sie fest, wer Sie im Krankheitsfall vertreten soll und welche Befugnisse er oder sie haben soll. Halten Sie den Stellvertreter über alle relevanten Angelegenheiten im Betrieb auf dem Laufenden und bilden Sie bei Bedarf auch einen "Krisenstab", dem weitere Mitarbeiter angehören.

Unternehmensnachfolge: Regeln Sie rechtzeitig, wer Ihr Nachfolger werden und wie die Betriebsübergabe ablaufen soll. Auch die damit verbundenen erb- und steuerrechtlichen Fragen sollten geklärt sein.

Notfallordner: Stellen Sie wichtige Unterlagen zusammen, die eine schnelle Orientierung ermöglichen. Unter anderem zählen dazu Jahresabschlüsse, Betriebswirtschaftliche Auswertungen (BWA), Verträge, Vollmachten, Arbeitsplatzbeschreibungen, Projektlisten, Übersichten der Patente und Schutzrechte sowie wichtiger Geschäftspartner, PIN's und Passwörter.

Notfall-Planung: Überlegen Sie sich genau, wen Sie bei der Notfall-Planung ins Vertrauen ziehen möchten und wer auf sensible Informationen und den Notfall-Ordner Zugriff haben soll. Je präziser Sie Handlungsanweisungen, Projektfortschritte und strategische Planungen schriftlich dokumentieren, desto reibungsloser wird der Betrieb weiterlaufen.

Berufliche und private Vollmachten sollten separat voneinander erstellt werden.
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Vollmachten im Betrieb: Entscheiden Sie selbst, wer im Notfall einspringt

Wenn der Chef plötzlich ausfällt, müssen Vertreter einspringen. Wie Sie für den Ernstfall vorsorgen, hängt auch von der Rechtsform des Betriebes ab. Privat müssen sich Unternehmer separat absichern.

Trotz guter Notfallplanung kann etwas schiefgehen, darum gehört auch ein ausreichender Versicherungsschutz dazu.
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5 Tipps für Ihre Notfallplanung: Damit Ihr Ausfall nicht zur Katastrophe wird!

Eine Notfallplanung sollte jeder Handwerksbetrieb haben. Wie Sie sich die Arbeit etwas leichter machen, verrät handwerk.com-Autor Klaus Steinseifer.

Fällt der Chef aus, kommt es auf jede Information an. Hier hilft der Notfallordner.
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Notfallordner: Rettungskette für den Betrieb

Ihr Betrieb ist Ihr Ein und Alles? Dann lassen Sie nicht zu, dass ein persönlicher Notfall Ihr Lebenswerk in Gefahr bringt. In solchen Fällen hilft ein Notfallordner – und der Anfang ist leicht gemacht.

...gehören alle wichtigen Unterlagen an einen zentralen Ort im Betrieb. Damit er nicht zusammenfällt.
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