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Craftnote in der Praxis

"Whatsapp-Ersatz für den Betrieb"

Ob Baustellendokumentation oder interne Kommunikation: Diese Betriebe testen zurzeit die App „Craftnote“. Sie sparen Zeit und vernetzen Baustelle und Büro.

Auf einen Blick:

  • Die App "Craftnote" kann von Handwerksbetrieben als Kommunikationsmittel zur Projekt- und Mitarbeiterverwaltung genutzt werden.
  • Zwei Handwerksunternehmer nutzen die App seit einiger Zeit. Als Pluspunkte geben sie die leichte Bedienbarkeit, Übersichtlichkeit und vielfältige Funktionalität an.
  • Ein Fliesenlegermeister nutzt die App vorrangig mobil, ein Elektromeister ist meist im Büro am PC und schaut dort in die Projekte. Zwei Praxisberichte, die verdeutlichen, was die App kann. Fazit: Sie spart den Unternehmern Zeit und vereinfacht die Baustellendokumentation.

Baustellennotizen liegen in Firmenwagen, lose Stundenzettel und Informationen verschwinden – keine Seltenheit in Betrieben des Bau- und Ausbauhandwerks. Auch bei Stefan Klöppel kam das mal vor: „Besonders die unregelmäßige Baudokumentation hat mich schon lange geärgert“, sagt der Fliesenlegermeister aus Frechen in Nordrhein-Westfalen.

Auf dem Weg zum papierlosen Büro

Seit einiger Zeit arbeitet der Chef von Fliesen Klöppel daran, dass sein Büro digitaler und papierlos wird. „Da kam mir die App Craftnote gerade recht“, sagt der 33-jährige Unternehmer. Die App sei leicht zu bedienen und selbsterklärend – ein Pluspunkt gerade für einen Betrieb, der auch ältere Mitarbeiter in puncto Digitalisierung mitnehmen will. Seit drei Monaten läuft Craftnote bei ihm im Testbetrieb.

„Craftnote ist ähnlich aufgebaut wie Whatsapp, aber zusätzlich mit Aufgabenverwaltung und einer integrierten Scan-Funktion. Das erleichtert uns die Kommunikation und Arbeitsabläufe enorm“, betont der Chef von drei Mitarbeitern.

Außerdem nutzt der Betrieb die App zur Dokumentation von Baustellen. „Fotos, Informationen und Dokumente können wir dort gesammelt zu jeder Baustelle zuordnen und nichts geht mehr verloren“, sagt Klöppel, der wie sein Team auch täglich auf Baustellen unterwegs ist.

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Team hat den gleichen Informationsstand

Und so funktioniert die Dokumentation in der Praxis: Jedes Projekt bekommt in der App einen eigenen Ordner. Mitarbeiter, die an dem Projekt beteiligt sind, bekommen darauf Zugriff und sind jederzeit auf dem gleichen Informationsstand. „Muss unerwartet umgeplant werden oder fehlt Material, erfahren es alle Beteiligten in Echtzeit und können trotzdem weiterarbeiten“, betont Klöppel.

Positiv für den Handwerksmeister: Er kann sich pro Projekt externe Partner „einladen“. „Ein Installateur, mit dem wir zusammenarbeiten, hat Zugang zu einem Projekt bekommen. Er konnte sich den Baustellenverlauf ansehen und hatte Zugriff auf die Dokumente. Das hat die Zusammenarbeit enorm erleichtert“, sagt er. Auch Bauherren oder Architekten könnte er zu bestimmen Projekten miteinladen, wenn es der Auftrag erfordert.

Weniger Stress mit Kalkulationen und Reklamationen

Alle Mitarbeiter haben in seinem Betrieb dienstliche Smartphones und nutzen die App unterwegs. Jeder gibt pro Baustelle die Stunden ein, die er vor Ort gearbeitet hat. So kann der Chef beim Kunden die angefallene Arbeitszeit genau abrechnen. „Das vermeidet Missverständnisse auf beiden Seiten“, sagt Klöppel. Denn auch die Pausenzeiten seien einzusehen.

Einmal hat die Dokumentation sogar Ärger mit einem Kunden verhindert, berichtet der Unternehmer: Ein Kunde habe abends angerufen, dass sein Waschtisch bei den Arbeiten seiner Firma im Bad kaputtgegangen sei. Anhand des Fotos vor dem Verlassen der Baustelle und der Uhrzeit seiner Mitarbeiter konnte Stefan Klöppel jedoch nachweisen, dass in dem Zeitraum keiner seiner Mitarbeiter mehr auf der Baustelle war. Demzufolge musste der Waschtisch des Kunden zu einem anderen Zeitpunkt kaputtgegangen sein.

Auch stationär nutzbar: Chef hat den Überblick

Auch Armin Ahlers nutzt die App in seinem 15-Mann-Betrieb im niedersächsischen Undeloh. Sechs Teammitglieder verwenden Craftnote mittlerweile mobil. Der Chef der Elektrotechnik H.-P. Petersen GmbH selbst nutzt sie meist stationär – im Büro an seinem PC. Er hat Einblick und Zugang zu allen Projekten und Baustellen, die sein Team bearbeitet.

„Mich begeistert besonders die Ordnerstruktur“, sagt der Unternehmer. Projekte können nach Stichworten durchsucht werden, Fotos und Dokumente seien leicht auffindbar. „Ich kann den Monteuren auf die Baustelle geänderte Pläne zusenden, die ich vorab mit dem integrierten PDF-Scanner aufgenommen habe. So sind sie sofort im Bilde“, betont Ahlers.

Schnittstelle zur Branchensoftware in Planung

Ein weiterer Pluspunkt aus Sicht des Unternehmers: Die Nutzung der App bedarf keines weiteren Schulungsaufwandes und die Grundversion ist komplett kostenfrei. „Wenn es hakt, gibt es eine Facebook-Gruppe, in der uns Fragen meist innerhalb eines Tages beantwortet werden“, sagt Armin Ahlers.

Der Handwerksunternehmer freut sich schon darauf, wenn der Hersteller von Craftnote ab Mitte dieses Jahres Schnittstellen im Premium-Segment anbietet, die mit seiner Branchensoftware kompatibel sind. Für einige Gewerke sei das bereits in Planung. Die Premium-Angebote sind dann aber kostenpflichtig. „Das könnte vielleicht unsere Terminplanung ersetzen“, sagt Ahlers. Momentan nutzt er die App im täglichen Ablauf als Arbeitsplanungstool und macht sich selbst Notizen, damit sie nicht verloren gehen.

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