"Das Thema Reisekostenerstattung sorgt in vielen Betrieben für Verunsicherung" berichtet Jens Hanspach, Fachanwalt für Steuerrecht aus Willich. Die Gefahr, Vorsteuerabzug und Betriebsausgaben zu verlieren, sei nicht zu unterschätzen. Zudem müssten Mitarbeiter die erstatteten Kosten bei fehlerhaften Belegen selbst versteuern. "In der Regel dürften Fehler erst auffallen, wenn der Betriebsprüfer die Reisekostenabrechnung in die Hand bekommt", warnt der Experte. Häufigste Fehlerursache: Immer wieder würden die Übernachtungskosten in pauschalen Paketen abgerechnet. Das könne im Einzelfall zu Problemen führen.
Wer als Arbeitgeber seinen Mitarbeitern Übernachtung und Frühstück sauber erstatten und diese Ausgaben absetzen will, sollte daher einige Formalitäten beachten, rät Hanspach:
Wichtig für die Lohnsteuer
- Übernachtung und Frühstück müssen nachweislich dienstlich veranlasst sein, das heißt, der Arbeitgeber muss einen entsprechenden Auftrag nachweisen können, zum Beispiel durch Vertrag, Auftrag oder Rechnung.
- Als Nachweis für die Übernachtungskosten genügt es, wenn der Arbeitgeber das Hotel bucht und das mit einer Buchungsbestätigung zum Beispiel per Fax oder E-Mail belegen kann.
- Das Finanzamt erkennt es auch an, wenn der Arbeitgeber den Mitarbeiter beauftragt hat, Übernachtung und Frühstück selbst zu buchen. In diesem Fall sollte der Arbeitgeber zugleich eine Preisgrenze für diese beiden Posten festlegen.
- Die Kosten für Übernachtung und Frühstück müssen in einem angemessen Verhältnis zum Auftrag oder der Bedeutung des Auftraggebers für das Unternehmen stehen.
- Die Kosten für Übernachtung und Frühstück müssen in einem angemessen Verhältnis zum Auftrag oder der Bedeutung des Auftraggebers für das Unternehmen stehen.
- Keine Rolle spielt es, ob der Mitarbeiter die Rechnung erst auslegt oder ob der Arbeitgeber direkt bezahlt, zum Beispiel per Rechnung.
- Sind die Voraussetzungen erfüllt, dann hat der Arbeitnehmer für das Frühstück 1,57 Euro als sogenannten Sachbezug im Rahmen seiner Lohnabrechnung zu versteuern. Das heißt der Arbeitgeber muss die 1,57 Euro in die Lohnabrechnung des Mitarbeiters aufnehmen.
- Vorsteuer: Die Rechnung muss vom Hotel auf den Arbeitgeber ausgestellt werden und die jeweiligen Umsatzsteuersätze und -beträge ausweisen, damit der Vorsteuerabzug möglich ist. Das ist besonders wichtig, da seit 1. Januar 2010 auf die Übernachtungsleistung sieben Prozent Umsatzsteuer anfallen, für Frühstück und sonstige Leistungen aber weiterhin 19 Prozent anfallen.
- Betriebsausgaben: Für den Betriebsausgabenabzug ist entscheidend, dass die Übernachtungsausgaben "angemessen" sind im Bezug auf den Auftrag oder die Bedeutung der Auftragnehmers. Im Zweifelsfall also lieber Mettbrötchen statt Champagner frühstück bestellen.
Sonderfall: Servicepauschalen und Komplettangebote
Komplizierter wird es, wenn ein Hotel mit Komplettpreisen oder Servicepauschalen abrechnet.
- Vorsteuer: Voraussetzung, um Vorsteuer geltend zu machen ist auch in solchen Fällen, dass die Rechnung zumindest die Übernachtung (Nettobetrag, Umsatzsteuersatz , Umsatzsteuerbetrag) gesondert ausweist. Andernfalls ist die Vorsteuer auf die gesamte Rechnung weg.
- Lohnsteuer: Der Rechnung muss zu entnehmen ist, welche Leistungen in der Pauschale enthalten sind. Problemlos akzeptiert der Fiskus Posten wie Frühstück, Internetnutzung oder Parkgebühren, berichtet Hanspach. Dann muss der Mitarbeiter lediglich den Sachbezug in Höhe von 1,57 Euro für das Frühstück versteuern. Tauchen hingegen auch private Telefonate oder Massagen auf, dann müsste der Mitarbeiter die vom Chef ersetzte Servicepauschale komplett versteuern.
- Betriebsausgabenabzug: Unabhängig von Vorsteuer und Lohnsteuer bleibt dem Unternehmen die Möglichkeit zum Betriebsausgabenabzug. Aber auch hier gilt: Die Reisekosten müssen dem Einsatz des Mitarbeiters angemessen sein.
