Image
Handwerk Archiv
Foto: handwerk.com

Betriebsausgaben richtig abrechnen

Wie Sie bei der Reisekostenerstattung sparen

Wer Mitarbeitern auf Montage die Kosten für Übernachtung und Frühstück ersetzen will, muss bei der Rechnung ganz genau hinsehen. Sonst wird es teurer als erwartet.

 - Foto: Bilderbox
Foto: Bilderbox

"Das Thema Reisekostenerstattung sorgt in vielen Betrieben für Verunsicherung" berichtet Jens Hanspach, Fachanwalt für Steuerrecht aus Willich. Die Gefahr, Vorsteuerabzug und Betriebsausgaben zu verlieren, sei nicht zu unterschätzen. Zudem müssten Mitarbeiter die erstatteten Kosten bei fehlerhaften Belegen selbst versteuern. "In der Regel dürften Fehler erst auffallen, wenn der Betriebsprüfer die Reisekostenabrechnung in die Hand bekommt", warnt der Experte. Häufigste Fehlerursache: Immer wieder würden die Übernachtungskosten in pauschalen Paketen abgerechnet. Das könne im Einzelfall zu Problemen führen.

Wer als Arbeitgeber seinen Mitarbeitern Übernachtung und Frühstück sauber erstatten und diese Ausgaben absetzen will, sollte daher einige Formalitäten beachten, rät Hanspach:

Wichtig für die Lohnsteuer

  • Übernachtung und Frühstück müssen nachweislich dienstlich veranlasst sein, das heißt, der Arbeitgeber muss einen entsprechenden Auftrag nachweisen können, zum Beispiel durch Vertrag, Auftrag oder Rechnung.
  • Als Nachweis für die Übernachtungskosten genügt es, wenn der Arbeitgeber das Hotel bucht und das mit einer Buchungsbestätigung zum Beispiel per Fax oder E-Mail belegen kann.
  • Das Finanzamt erkennt es auch an, wenn der Arbeitgeber den Mitarbeiter beauftragt hat, Übernachtung und Frühstück selbst zu buchen. In diesem Fall sollte der Arbeitgeber zugleich eine Preisgrenze für diese beiden Posten festlegen.
  • Die Kosten für Übernachtung und Frühstück müssen in einem angemessen Verhältnis zum Auftrag oder der Bedeutung des Auftraggebers für das Unternehmen stehen.
  • Die Kosten für Übernachtung und Frühstück müssen in einem angemessen Verhältnis zum Auftrag oder der Bedeutung des Auftraggebers für das Unternehmen stehen.
  • Keine Rolle spielt es, ob der Mitarbeiter die Rechnung erst auslegt oder ob der Arbeitgeber direkt bezahlt, zum Beispiel per Rechnung.
  • Sind die Voraussetzungen erfüllt, dann hat der Arbeitnehmer für das Frühstück 1,57 Euro als sogenannten Sachbezug im Rahmen seiner Lohnabrechnung zu versteuern. Das heißt der Arbeitgeber muss die 1,57 Euro in die Lohnabrechnung des Mitarbeiters aufnehmen.
Für den Mitarbeiter ist der Fall damit erledigt. Will nun der Arbeitgeber den vollen Vorsteuer- und Betriebsausgabenabzug nutzen, muss er weitere Regeln beachten:

  • Vorsteuer: Die Rechnung muss vom Hotel auf den Arbeitgeber ausgestellt werden und die jeweiligen Umsatzsteuersätze und -beträge ausweisen, damit der Vorsteuerabzug möglich ist. Das ist besonders wichtig, da seit 1. Januar 2010 auf die Übernachtungsleistung sieben Prozent Umsatzsteuer anfallen, für Frühstück und sonstige Leistungen aber weiterhin 19 Prozent anfallen.
  • Betriebsausgaben: Für den Betriebsausgabenabzug ist entscheidend, dass die Übernachtungsausgaben "angemessen" sind im Bezug auf den Auftrag oder die Bedeutung der Auftragnehmers. Im Zweifelsfall also lieber Mettbrötchen statt Champagner frühstück bestellen.

Sonderfall: Servicepauschalen und Komplettangebote

Komplizierter wird es, wenn ein Hotel mit Komplettpreisen oder Servicepauschalen abrechnet.

  • Vorsteuer: Voraussetzung, um Vorsteuer geltend zu machen ist auch in solchen Fällen, dass die Rechnung zumindest die Übernachtung (Nettobetrag, Umsatzsteuersatz , Umsatzsteuerbetrag) gesondert ausweist. Andernfalls ist die Vorsteuer auf die gesamte Rechnung weg.
  • Lohnsteuer: Der Rechnung muss zu entnehmen ist, welche Leistungen in der Pauschale enthalten sind. Problemlos akzeptiert der Fiskus Posten wie Frühstück, Internetnutzung oder Parkgebühren, berichtet Hanspach. Dann muss der Mitarbeiter lediglich den Sachbezug in Höhe von 1,57 Euro für das Frühstück versteuern. Tauchen hingegen auch private Telefonate oder Massagen auf, dann müsste der Mitarbeiter die vom Chef ersetzte Servicepauschale komplett versteuern.
  • Betriebsausgabenabzug: Unabhängig von Vorsteuer und Lohnsteuer bleibt dem Unternehmen die Möglichkeit zum Betriebsausgabenabzug. Aber auch hier gilt: Die Reisekosten müssen dem Einsatz des Mitarbeiters angemessen sein.












Foto: Natalia Merzlyakova - Fotolia.com

Betriebsausgaben

So setzen Sie iPads & Co von der Steuer ab

iPad, iPhone, Smartphone & Co: Was können Handwerker als Betriebsausgaben absetzen? Und was ist mit den Apps und Verbindungskosten? Alles kein Problem: Die Antworten finden Sie hier.

Ein Urteil zeigt: Einzelnachweise sind erforderlich.
Foto: Gina Sanders - Fotolia.com

Nachweise aufbewahren!

Fahrtkostenerstattung: Steuerfrei nur mit Beleg!

Steuerfrei sind Fahrtkostenerstattungen nur dann, wenn der Arbeitgeber die entsprechenden Unterlagen zeitnah erstellt und aufbewahrt.

Image
Handwerk Archiv
Foto: handwerk.com

iPad als Betriebsausgabe

So setzen Sie iPads & Co von der Steuer ab

iPad, iPhone, Smartphone & Co: Was können Handwerker als Betriebsausgaben absetzen? Und was ist mit den Apps und Verbindungskosten? Alles kein Problem: Die Antworten finden Sie hier.

Image
Handwerk Archiv
Foto: handwerk.com

Akquise

Geschäftsessen richtig absetzen

Geschäftsessen sind in der Akquise beliebt, um Kunden in die richtige Stimmung zu versetzen. Doch lässt sich immer alles von der Steuer absetzen? Ein Finanzamt wollte jetzt gar einen Nachweis für den wirtschaftlichen Erfolg der Bewirtung sehen.

Wir haben noch mehr für Sie!

Praktische Tipps zur Betriebsführung und Erfahrungsberichte von Kollegen gibt es dienstags und donnerstags auch direkt ins Postfach: nützlich, übersichtlich und auf den Punkt.
Melden Sie sich jetzt für unseren Newsletter an - schnell und kostenlos!
Wir geben Ihre Daten nicht an Dritte weiter. Die Übermittlung erfolgt verschlüsselt. Zu statistischen Zwecken führen wir ein anonymisiertes Link-Tracking durch.