Mit der richtigen Zeitplanung gelingt das leichter.
Foto: pathdoc - stock.adobe.com

Ablauforganisation

Zeit sparen – die besten Tipps

Mehr in weniger Zeit schaffen – das klingt verlockend. 6 Tipps zeigen, wie Sie das ganz einfach hinkriegen.

Inhaltsverzeichnis

Auf einen Blick:

  • Wer Zeit sparen will und muss, sollte vor allem auf gut organisierte Abläufe achten.
  • Ein Pausenplan sorgt für Entspannung und neue Energie in der gesamten Belegschaft.
  • Delegieren Sie Tätigkeiten, wenn jemand anders Sie schneller und besser erledigt als Sie.
  • Dringend, wichtig oder beides – wenden Sie das Eisenhower-Prinzip an.
  • Blocken Sie regelmäßig als Standard Zeiten für wichtige Tätigkeiten und halten Sie sich daran.
  • Die letzte Aktion am Freitag-Abend: den Plan für die nächste Woche festsetzen.
  • Ob Papierkalender oder ein digitales System – legen Sie sich auf eins fest

Wenn Sie öfter das Gefühl haben, mehr Zeit zu benötigen: Es gibt ein paar ganz einfache Methoden, mit denen Sie sich selbst und auch Ihrem Team mehr Luft verschaffen können. Zwei Unternehmens-Berater erläutern, wie die Zeitspar-Instrumente funktionieren: Michael Gobran aus Dortmund und Sven Christian Finke-Ennen aus Osnabrück.

Tipp 1: Finden Sie die wichtigsten Zeitfresser in Ihrem Betrieb

Sven Christian Finke-Ennen betont, dass es in jeder Firma Faktoren gibt, die unnötig Zeit kosten. „Sehr verbreitet sind überflüssige Wege und vermeidbare Wartezeiten.“ Als Beispiel nennt er eine schlecht organisierte Tischler-Werkstatt. „Die Teile wandern kreuz und quer durch den Raum, weil die Bearbeitungs-Stationen irgendwie aufgestellt sind.“ Werkbank und Geräte sollten in der Reihenfolge der Arbeitsprozesse platziert werden.

Ebenso praktisch ist der Rat, auf jedem Weg etwas mitzunehmen. „Gehen Sie ins Lager, klemmen Sie sich etwas unter den Arm, das dorthin gehört. „Aufmerksamkeit kann unnötige Wege ersparen“, sagt Finke-Ennen. Auch die durchdachte Routenplanung für Kundenbesuche und die Verbindung solcher Strecken mit anderen Erledigungen gehören dazu.

Sind Abläufe schlecht aufeinander abgestimmt, entstehen unnötige Wartezeiten. „Wenn der Geselle schon das Auto packt und dann nicht starten kann, weil ein Möbelstück noch trocknen muss, ist das eine ungünstige Planung“, warnt Finke-Ennen.

Tipp 2: Pausenpläne sorgen bei allen für frische Energie

Ermüdung führt dazu, dass Tätigkeiten plötzlich sehr lange dauern. Finke-Ennen: „Sie müssen zwischendurch immer wieder für Erholung sorgen, dann schaffen Sie mehr.“ Wenn Sie Abwechslung in eintönige Arbeiten bringen und die Tätigkeiten öfter wechseln, beugt dies der Muskelermüdung und Verspannungen vor. „Auch ein Plan mit festen Pausen gehört dazu“, sagt der Business-Coach. Diese müssen zu sinnvollen Zeiten stattfinden wie beispielsweise nach dem Mittagessen.

Tipp 3: Delegieren Sie zeitaufwendige, einfache Tätigkeiten an andere

Finke-Ennen mahnt: „Sorgen Sie durch geschicktes Delegieren dafür, dass Sie Rücken und Kopf frei für die eigentliche unternehmerische Tätigkeit haben.“ Am besten lassen sich zeitintensive und einfache Aufgaben an Mitarbeiter delegieren. „Auch dann, wenn einer von Ihren Leuten etwas besser und schneller als Sie erledigen kann, sollten Sie die Aufgabe an ihn abgeben.“

Tipp 4: Setzen Sie das Eisenhower-Prinzip mit Köpfchen um

Das Eisenhower-Prinzip ist eine Methode, mit der Aufgaben in Kategorien eingeteilt und dadurch in eine sinnvolle Reihenfolge gebracht werden. Michael Gobran: „Am besten malen Sie ein Kreuz auf ein Blatt Papier. Es geht um die Haupt-Unterscheidung von dringenden, nicht dringenden, wichtigen und unwichtigen Tätigkeiten.“ Beschriften Sie die vier Felder und tragen Sie Ihre Aufgaben passend ein.

Gobran erläutert die Unterschiede: „Wichtig sind Tätigkeiten, die Sie bei Ihren Zielen weiterbringen. Dringend ist eine Aufgabe dann, wenn sie bis zu einem nahegelegenen Termin erledigt sein muss.“ Gobran betont, den Vorrang müssten immer die wichtigen Projekte haben. „Prio 1 hat das Feld wichtig-dringend. Dann folgt wichtig-nicht dringend. Auf Platz 3 kommen die unwichtigen, jedoch dringenden Erledigungen.“ Er fügt hinzu: „Das, was weder dringend noch wichtig ist, können Sie getrost von Ihrer Liste streichen.“

Besonderes Augenmerk verdient laut Gobran das Feld „Wichtig – nicht dringend“. Wenn jemand eine solche Aufgabe immer weiter verschiebt, wird Sie irgendwann gleichzeitig dringend und wichtig. „Und dann geraten Sie unter Stress, weil Sie sie unbedingt erledigen müssen.“ Als Beispiel nennt er die Buchhaltung. „Sie müssen Ihre Zahlen bis zu einem bestimmten Termin beim Finanzamt einreichen und benötigen auch selbst den Überblick. Also warten Sie bitte nicht zu lange damit.“

Tipp 5: Blocken Sie konsequent Zeiten für Wichtiges

Eine Zeitfresser-Gefahr im täglichen Arbeitsalltag besteht in der Ablenkung. Gobran: „Stellen wir uns vor, Sie wollten eigentlich über eine Werbekampagne für die Neukundengewinnung nachdenken. Doch mal klingelt das Telefon und dann hat ein Mitarbeiter eine Frage.“ Immer wieder geraten Sie gedanklich aus dem Konzept und müssen sich neu einfinden. „Dadurch verschwenden Sie Zeit, denn mit jeder Störung steigt Ihr Aufwand.“

Der Business-Coach betont: „Lassen Sie sich notfalls abschirmen und machen Sie die Tür hinter sich zu.“ Die Zeit für Wichtiges ist notwendig und kostbar, deshalb sollte sie in die ganz normalen Abläufe eingebunden werden. „Auch Ihre Mitarbeiter müssen diese Regelung akzeptieren“, sagt Gobran. „Mit dazu gehört die feste Gewohnheit, am Freitagabend den Plan für die nächste Woche festzulegen.“

Tipp 6: Entscheiden Sie sich für ein einziges Zeitplanungs-System

Was für Sie besser ist – ein anfassbarer Terminplaner aus Papier oder eine digitale Lösung – müssen Sie laut Gobran nach Bedarf festlegen. „Bleiben Sie bei einem System, sonst geht immer wieder Zeit für den Abgleich verloren.“ Gobran: „Alle Termine und Arbeitspläne sollten zentral an einer Stelle verwaltet werden. Dann ist klar, wo Sie nachschauen müssen.“

Auch interessant:

5 Tipps: So meistern Sie Arbeitsunterbrechungen

Stressfakor Nr. 1: ständige Unterbrechungen. Pausenlos. Mit diesen 5 Tipps kriegen Sie auch unvermeidliche Störungen in den Griff.
Artikel lesen >

Der Kreislauf des Delegierens schafft Entlastung

Kennen Sie das auch: Sie übertragen eine Aufgabe und dann wird sie nicht richtig erledigt? Willkommen im Teufelskreislauf der Missverständnisse! Handwerksmeister Olaf Ringeisen verrät, wie Sie da wieder herauskommen!
Artikel lesen >

Personal

5 Tipps: So meistern Sie Arbeitsunterbrechungen

Stressfakor Nr. 1: ständige Unterbrechungen. Pausenlos. Mit diesen 5 Tipps kriegen Sie auch unvermeidliche Störungen in den Griff.

Strategie

6 Tipps: So delegieren Sie erfolgreich

Mancher Chef tut sich schwer damit, Aufgaben an Mitarbeiter zu übertragen. So delegieren Sie richtig!

Die besten Tipps

Hilfe, ich bin unzuverlässig – wie komme ich da raus?

Wenn Sie gerne mal fünf gerade sein lassen, kann das im Geschäftsleben nach hinten losgehen. Was steckt hinter Unzuverlässigkeit – und was ist zu tun?

Psychologie

Motivierte Mitarbeiter, zufriedene Chefs: 3 Glücks-Tricks für Ihren Betrieb

Besser führen, Mitarbeiter motivieren und gleichzeitig glücklicher als Chef! Klingt nach viel Arbeit? Ist es gar nicht. Wenn Sie diese 3 Tricks nutzen.