Image
Handwerk Archiv
Foto: handwerk.com

Was Sie über Dokumentationspflichten wissen sollten

Zettelwirtschaft vorprogrammiert?

Das neue Mindestlohngesetz bringt für die Betriebe vor allem eines: Bürokratie. Wen es trifft und was sich ändert, lesen Sie hier.

Die Zettel können Akten füllen:  - Viele Betriebe müssen nun die Arbeitszeiten ihrer Mitarbeiter dokumentieren.
Viele Betriebe müssen nun die Arbeitszeiten ihrer Mitarbeiter dokumentieren.
Nicola_Del_Mutolo - Fotolia.com

von Martina Jahn

Das neue Mindestlohngesetz schreibt Betrieben vor, die Arbeitszeiten von Mitarbeitern genau zu dokumentieren. Neu ist, dass für sämtliche geringfügig Beschäftigten, zum Beispiel die sogenannten 450-Euro-Kräfte, die Arbeitszeiten dokumentiert werden müssen. Besonders betroffen sind davon Branchen, die viele Teilzeitkräfte und Aushilfen beschäftigen.

Wir haben mit einem Experten gesprochen: Christoph Sachse, Rechtsanwalt und stellvertretender Geschäftsführer der Kreishandwerkerschaft Südniedersachsen, erläutert die wichtigsten Punkte des neuen Gesetzes.

Welche Betriebe müssen dokumentieren?

  • Betriebe, die zu einer Branche gehören, die im Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz unter § 2a aufgeführt ist (bei denen auch Sofortmeldepflicht besteht). Dazu gehören: u.a. das Bauhaupt- und Nebengewerbe und Gebäudereiniger. Die größten Änderungen ergeben sich für Betriebe des Baunebengewerbes, die zuvor keine allgemeinverbindlichen Tarifverträge hatten. Darunter fallen Branchen wie das SHK-Handwerk, Metallbauer und Schreiner. Aber auch Fleischereibetriebe sind nun aufzeichnungspflichtig. Alle Betriebe in diesem Bereich müssen die Arbeitszeiten aller Mitarbeiter aufzeichnen.
  • Für Betriebe, die nicht unter eine der in § 2a, Absatz 1 genannten Branchen des Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetzes fallen, gilt die Aufzeichnungspflicht nur für die 450-Euro-Kräfte, sofern nicht schon weitergehende Dokumentationspflichten aufgrund allgemeinverbindlicher Tarifverträge nach dem Arbeitnehmerentsendegesetz bestehen.
  • Betriebe, die bereits allgemeinverbindliche Tarifverträge nach dem Arbeitnehmerentsendegesetz haben. Dazu gehören z.B. Bau- , Maler-, Steinmetz-, Elektro- oder Friseurbetriebe. In diesen Betrieben bestehen bereits Dokumentationspflichten bezüglich der Arbeitszeiten. Hier ändert sich nur in Betrieben etwas, wenn Arbeitnehmer vom Anwendungsbereich der allgemeinverbindlichen Tarifverträge nicht erfasst sind. Zum Beispiel für kaufmännisch-technische Angestellte oder Reinigungskräfte oder Fahrzeuglackierer in Betrieben des Malerhandwerks.
  • Sonderfall Friseure: Für das Friseurhandwerk gilt die Besonderheit, dass bis einschließlich 31.07.2015 eine Übergangsregelung gilt, die eine Unterschreitung des gesetzlichen Mindestlohnes erlaubt. Da es sich um einen nach dem Arbeitnehmerentsendegesetz für allgemeinverbindlich erklärten Mindestlohntarifvertrag handelt, gilt bis zum 31.07.2015 die Dokumentationspflicht bezüglich sämtlicher Arbeitnehmer von Betrieben des Friseurhandwerks, da der Anwendungsbereich des allgemeinverbindlichen Tarifvertrages auch sämtliche Arbeitnehmer umfasst. Ab dem 01.08.2015 verbleibt es – nach derzeitigem Stand – bei der Dokumentationspflicht für geringfügig Beschäftigte, da das Friseurhandwerk keine in § 2a des Gesetzes zur Bekämpfung von Schwarzarbeit aufgezählte Branche ist.
Nächste Seite: Anfang, Ende, Pausen - was genau dokumentiert werden muss und wie.Was muss dokumentiert werden?
Durchblick behalten wird schwer: - Achten Sie genau darauf, was Sie dokumentieren müssen!
Achten Sie genau darauf, was Sie dokumentieren müssen!
bilderbox.de

Der Beginn, das Ende und die Dauer der täglichen Arbeitszeit für jeden unter die Aufzeichnungspflicht fallenden Arbeitnehmer. Wichtig ist, dass die IST-Zeiten dokumentiert werden. Daher ist auch die Dauer der Pausen zu dokumentieren. Aufsummierte Stundenzahlen ohne oben genannte Angaben sind dem Gesetz zufolge unzureichend. Aufgezeichnet werden kann schriftlich oder elektronisch.

Spätestens nach Ablauf des siebten Tages nach Erbringung der Arbeitsleistung muss aufgezeichnet werden. Wenn am Montag, den 2. Februar gearbeitet wird, dann muss spätestens am Montag, den 9. Februar die entsprechende Dokumentation erstellt werden. Zwei Jahre müssen die Dokumente aufbewahrt werden.

Erleichterungen und Ausnahmen

Mobile Tätigkeiten
Für Arbeitnehmer, die ihre Tätigkeit ausschließlich mobil ausüben und nicht an Beschäftigungsorte gebunden sind, gibt es vereinfachte Regelungen. Arbeitszeiten dürfen in dem Fall vom Chef nicht vorgegeben werden. Die Mitarbeiter müssen sich Arbeitszeit und Pausen eigenverantwortlich einteilen dürfen.

Dies ist aber dann nicht der Fall, wenn der Chef den Mitarbeiter während der Arbeitszeit beispielsweise an verschiedene Einsatzorte schickt, er also abrufbereit ist. Im Handwerk dürfte diese Erleichterung daher nur für wenige Arbeitnehmer zutreffen. Dokumentiert werden müssen in diesen Fällen der Erleichterung nur die Dauer, nicht aber die Anfangs- und Endzeiten.

Verdienst liegt über 2958 Euro brutto
Arbeitnehmer, die regelmäßig mehr als 2958 Euro brutto pro Monat verdienen, sind von den Dokumentationspflichten befreit. In diesem Fall muss der Arbeitgeber schriftlich festhalten, wenn die werktäglichen acht Stunden pro Tag überschritten wurden oder an Wochenenden oder an Sonn- und Feiertagen gearbeitet wurde.

Nächste Seite: Wer sind eigentlich die Kontrolleure?

Wer kontrolliert die Einhaltung der Dokumentationspflichten?
Die Kontrolleure können unangemeldet kommen. - Und Sie müssen alle Unterlagen parat haben.
Und Sie müssen alle Unterlagen parat haben.
Light Impression - Fotolia.com

Die Finanzkontrolle Schwarzarbeit (FKS) überwacht die Einhaltung des Mindestlohngesetzes. Sie wird unterstützt von den Finanzbehörden, der Bundesagentur für Arbeit, Renten- und Unfallversicherungsträgern und den Polizei- und Ordnungsbehörden.

Die Kontrollen können mit den Prüfungen von Sozialversicherungsträgern verbunden werden. Sie dürfen unangemeldet Geschäftsräume und Grundstücke während der Arbeits- und Geschäftszeiten betreten und Auskünfte einholen.

Welche Unterlagen dürfen sie verlangen?

  • Lohn- und Meldeunterlagen
  • Arbeitsverträge bzw. Niederschriften über wesentliche Inhalte von Arbeitsverhältnissen
  • Arbeitszeitdokumentationen
  • Nachweise über erfolgte Lohnzahlungen
  • Bücher und Geschäftsunterlagen
Arbeitgeber und Arbeitnehmer müssen die Kontrolleure unterstützen. Auf Verlangen der Behörde hat der Arbeitgeber die Unterlagen am Ort der Beschäftigung – beispielsweise bei Bauleistungen auf der Baustelle, bereitzuhalten.

Nächste Seite: Verstöße gegen das neue Mindestlohngesetz können teuer werden!Welche Strafen drohen bei Verstößen gegen die Dokumentationspflichten?
Das wird nicht billig: - Wer gegen die Auflagen verstößt, riskiert hohe Geldstrafen.
Wer gegen die Auflagen verstößt, riskiert hohe Geldstrafen.
BilderBox.com

Wenn der Arbeitgeber die Aufzeichnungen nicht, nicht richtig, nicht vollständig oder nicht rechtzeitig erstellt oder nicht mindes­tens zwei Jahre aufbewahrt, verstößt er gegen das Gesetz.

Vorsätzliche oder fahrlässige Verstöße können mit einer Geldbuße von bis zu 30.000 Euro geahndet werden.



Mehr zum Thema Mindestlohn:


Image
Handwerk Archiv
Foto: handwerk.com

Dokumentationspflichten in der Praxis

Mindestlohn: Betriebe stoßen an ihre Grenzen

Bundeskanzlerin Merkel will das neue Mindestlohngesetz zugunsten kleiner Betriebe entschärfen – vielleicht. Was Kollegen aus dem Handwerk in der Praxis nervt, lesen Sie hier.

Image
Handwerk Archiv
Foto: handwerk.com

Neues Mindestlohngesetz in der Praxis

"Gesellen mutieren zur Bürofee"

Die neuen Dokumentationspflichten sind Mehrarbeit für die Betriebe. Aber nicht nur das. Sie sind auch Mehrkosten. Wer soll das bezahlen, fragt ein Handwerksmeister. Und hat auch schon einen Vorschlag.

Image
Handwerk Archiv
Foto: handwerk.com

Berichte aus der Praxis

Mindestlohn: Betriebe in der Klemme

Verwirrung, Verzweiflung und Ärger: Vor allem das hat das neue Mindestlohngesetz in den Betrieben ausgelöst. Was sind die brennendsten Probleme? Ein Branchen-Überblick.

Image
Handwerk Archiv
Foto: handwerk.com

Zoll: Mindestlöhne im Visier

Teure Ausweiskontrollen auf dem Bau

Kontrollen am Bau bringen immer wieder böse Überraschungen mit sich. Elektro-Handwerker Marc Sander zum Beispiel muss jetzt ein paar Hundert Euro zahlen - für eine Formalie. So schützen Sie sich gegen Überraschungen!

Wir haben noch mehr für Sie!

Praktische Tipps zur Betriebsführung und Erfahrungsberichte von Kollegen gibt es dienstags und donnerstags auch direkt ins Postfach: nützlich, übersichtlich und auf den Punkt.
Melden Sie sich jetzt für unseren Newsletter an - schnell und kostenlos!
Wir geben Ihre Daten nicht an Dritte weiter. Die Übermittlung erfolgt verschlüsselt. Zu statistischen Zwecken führen wir ein anonymisiertes Link-Tracking durch.