Die Betriebsprüfer der Finanzämter haben gut zu tun. Durchschnittlich 160.000 kleine und mittlere Betriebe kontrollieren sie im Jahr. Gut 3 Milliarden Euro Steuer- und Zinsnachzahlungen bringt das jedes Jahr ein.
Doch wie reagiert man richtig, wenn eine Betriebsprüfung ansteht?
„Es sind immer wieder die gleichen Fehler, die Betriebsprüfungen unnötig in die Länge ziehen und zu höheren Nachzahlungen führen“, weiß Dirk Witte, Steuerberater aus Oldenburg.
Witte war früher selbst Betriebsprüfer. Er kennt die Fehler und Schwächen der Unternehmer sehr genau: „Es geht vor allem um Psychologie: Bringe ich den Prüfer durch mein Verhalten gegen mich auf, mache ich ihn misstrauisch? Oder bekommt er den Eindruck, dass ich ehrlich und kooperativ bin? Das kann leicht ein paar tausend Euro Unterschied machen.“
Nach Wittes Erfahrung sind es vor allem sechs Fehler, die für Unternehmer teuer werden.
1. Fehler: Sie lassen den Prüfer spüren, dass er nicht willkommen ist!
Niemand freut sich über eine Betriebsprüfung. Aber müssen Sie den Prüfer das auch spüren lassen? Eigentlich wollen Unternehmer so eine Prüfung so schnell wie möglich hinter sich bringen. Das erreichen sie aber nicht, indem sie den Prüfer mies behandeln oder persönlich angreifen und als Beamten beschimpfen.
„Das ist der größte Fehler, den man machen kann“, warnt Witte.
Sympathie spielt eine Rolle!
„Betriebsprüfer sind auch Menschen und natürlich spielen Sympathie und Antipathie eine Rolle in der Prüfung. Am Ende einer Prüfung hat jeder Prüfer eine Liste mit Punkten – aber er entscheidet, was davon in seinem Bericht landet.“
Offiziell gibt es zwar keinen Verhandlungsspielraum und alles geht streng nach Rechtslage. Doch gerade weil Prüfer Menschen sind, entscheiden sie auch so – und nicht wie Maschinen.
Wer einem Betriebsprüfer dumm kommt und seine Arbeit blockiert, bewirkt nur eins, warnt Witte: „Der Beamte wird irgendwelche Tricksereien in der Buchführung vermuten, noch genauer hinschauen und sich mehr Zeit für die Prüfung nehmen.“
Dabei haben die Betriebsprüfer diese Zeit eigentlich gar nicht: „Die Prüfer müssen bestimmte Fallzahlen im Jahr schaffen. Sie haben Druck und wollen ihre Arbeit so schnell wie möglich erledigen.“
Tipp: So schaffen Sie eine gute Atmosphäre
Sein Rat: Zeigen Sie sich von Ihrer besten Seite, freundlich, offen, ehrlich, kooperativ. Sie sollen sich nicht anbiedern oder vor lauter Freundlichkeit überschlagen. Aber ein vernünftiger Arbeitsplatz für den Prüfer, schneller Zugang zu allen relevanten Unterlagen, dazu Kaffee und Kekse – so schaffen Sie eine gute Atmosphäre.
Ihr Vorteil: Es gibt keine Buchführung, die sich nicht irgendwo im Graubereich bewegt. Sie als Unternehmer wie auch Ihr Steuerberater orientieren sich in solchen Fällen natürlich an den unternehmerfreundlichen Urteilen. Der Betriebsprüfer wird von Amts wegen die strengeren Urteile heranziehen. „Aber wenn Sie sich offen und ehrlich verhalten, wird der Prüfer eher den einen oder anderen Punkt 'übersehen'.“
2. Fehler: Sie beantworten Fragen des Prüfers persönlich!
Schneller ginge es natürlich schon, wenn Sie Fragen des Betriebsprüfers sofort persönlich beantworten.
Aber erinnern Sie sich noch genau an eine Buchung, die vier Jahre zurückliegt? Oder warum Sie den Privatanteil am Firmenwagen im Jahr 2008 mit 15 Prozent angegeben haben?
„Der Teufel steckt oft in den Details“, warnt Witte, „eine falsche Antwort kann teuer werden oder zumindest zu weiteren Fragen führen und die Prüfung in die Länge ziehen.“
Tipp: Antworten gibt nur Ihr Steuerberater!
Sein Rat: Überlassen Sie die Antworten Ihrem Steuerberater. „Es gibt mittlerweile ein Gentleman's Agreement, an das sich die Betriebsprüfer auch halten: Signalisieren Sie von Anfang an deutlich, dass fachliche Fragen nur der Steuerberater beantworten wird.“
Dafür gibt es eine praktische Lösung: Der Betriebsprüfer sammelt seine Fragen und die gehen abends komplett per Fax oder E-Mail an den Steuerberater. Die Antworten liegen am nächsten Morgen vor, wenn der Betriebsprüfer seine Arbeit wieder aufnimmt. Witte: „Die Betriebsprüfer akzeptieren das und nehmen es nicht persönlich.“
3. Fehler: Sie streiten alles ab und behaupten das Gegenteil!
Wird ein Prüfer fündig, dann reagieren viele Unternehmer spontan mit einem „Nein, so war das nicht.“ Das Problem dabei: „Der Betriebsprüfer hat ja schon den schriftlichen Beweis in der Hand, abstreiten nützt da nichts mehr“, sagt Witte.
Sein Rat: Wenn der Betriebsprüfer den Finger in die Wunde legt, dann sollten Sie zugeben, dass Ihnen da wohl ein Fehler unterlaufen ist. Denn Fehler passieren leicht in einer Buchhaltung. „Dann hat der Prüfer einen Punkt gemacht und bekommt nicht den Eindruck, dass Sie rumtricksen. Sie wirken dann ehrlicher – und das macht alles leichter für Sie.“
4. Fehler: Sie verweigern die Betriebsprüfung in Ihren Räumen!
Grundsätzlich sollen Betriebsprüfungen im Betrieb stattfinden. In Ausnahmefällen können sie aber auch beim Steuerberater oder im Finanzamt durchgeführt werden.
Davon rät Witte jedoch ab: „Im Betrieb hat der Prüfer das Gefühl, dass er am Betriebsleben teilnimmt und Sie nichts zu verbergen haben.“ Und noch aus einem anderen Grund ist das besser für die Stimmung des Prüfers: „Betriebsprüfer bekommen einen Reisekostenersatz, das bringt immer etwas Geld. Das entfällt, wenn der Prüfer die Prüfung in seinem eigenen Büro durchführen muss.“
5. Fehler: Sie reagieren zu langsam auf Anfragen des Finanzamtes!
Eine Sonderrolle unter den Betriebsprüfern nehmen die Umsatzsteuer-Sonderprüfer und die sogenannten „Schnellprüfer“ ein. „Das sind diejenigen, die schnell dafür sorgen sollen, dass die Umsatzsteuer zirkuliert“, sagt Witte, „dagegen kann ein Unternehmer eigentlich nichts haben.“
Mit den Schnellprüfern bekommen es die meisten Unternehmer nur schriftlich oder telefonisch zu tun: „Die rufen oft an, um einen Sachverhalt schnell zu klären, wenn es zum Beispiel um die Erstattung eines größeren Vorsteuerguthabens geht.“ Wenn so ein Schnellprüfer darum bittet, dass Sie ihm die Kopie einer Rechnung für eine neue Maschine faxen, dann sollten Sie schnell reagieren. Es ist in Ihrem eigenen Interesse.
Gleiches gilt für schriftliche Anfragen des Fiskus zu Umsatzsteuervoranmeldungen. Eine Anfrage ist noch keine Umsatzsteuersonderprüfung. Damit gar nicht erst eine daraus wird, sollten Sie selbst zum Telefon greifen: Bieten Sie an, die Unterlagen zu faxen oder persönlich vorbeizubringen. Oder laden Sie zu einem kurzen Besuch im Betrieb ein, damit die Prüfer sich die Unterlagen und auch gleich die neue Maschine anschauen können.
6. Fehler: Sie reden weiter, obwohl Ihr Steuerberater Stop sagt!
In seiner Zeit als Betriebsprüfer hat es Witte immer wieder erlebt, dass sich Unternehmer um Kopf und Kragen geredet haben. „Da saß der Steuerberater daneben, sagte 'Stop' – und die redeten immer weiter.“
Oft ist es der Small Talk, der teuer wird. Small Talk gehört eigentlich nicht in die Betriebsprüfung. Doch manche Steuerzahler wollen so beim Prüfer Sympathiepunkte sammeln, andere hingegen quatschen einfach so drauf los.
„Small Talk hört beim Wetter auf. Sobald es in Richtung Familie, Urlaub oder Hobbys geht, ist Schluss“, warnt Witte. Darum sei es so wichtig, dass der Steuerberater bei solchen Gesprächen dabei ist. Er erkennt die Fallen und weiß, wann Schluss ist. „Aber Sie müssen dann auch auf ihn hören.
Weitere Artikel zum Thema:
