Das altbewährte „Mit freundlichen Grüßen“ ist aus der Mode gekommen, betont Unternehmenstrainerin Gabriele Krischel aus Bonn. „Es ist in den vielen Jahren zu einer Floskel geworden und nicht mehr zeitgemäß“, sagt sie.
Was also dann unter E-Mails und Briefe schreiben? Das empfiehlt die Expertin:
1. Freundliche Grüße
Diese Formel hat sich etabliert und wird in der Geschäftspost häufig verwendet. Kennen Sie den Empfänger nicht, sind Sie damit immer auf der sicheren Seite. Denn Sie treten damit niemandem zu nahe. Häufig wird dahinter noch eine Ortsangabe gesetzt: „aus Bremen“ oder „nach München“. Das ist genauso unverfänglich.
2. Herzliche Grüße
Die schicken Sie nur dann, wenn Sie die Person besser kennen – aber niemals bei der ersten Kontaktaufnahme. Herzlich muss auch wirklich vom Herzen kommen. Und das setzt voraus, dass Sie mit dem Adressaten bereits persönlichen Kontakt hatten. Alles andere wäre übertrieben und kommt künstlich an. Und: Sie laufen Gefahr, einer unbekannten Person zu nahe zu treten.
3. Beste Grüße
Die können Sie beim Erstkontakt zum Kunden verwenden. Sie sind ein bisschen weniger distanziert als „Freundliche Grüße“. Diese Grußformel ist auch unter Kollegen und Geschäftspartnern üblich, die sich schon längere Zeit durch die Korrespondenz von E-Mails oder Briefen kennen.
[Tipp: Sie wollen beim Thema Kommunikation & Werbung nichts verpassen? Nutzen Sie den kostenlosen Newsletter von handwerk.com. Jetzt hier anmelden!]
4. Viele Grüße
Viele Grüße sind ein bisschen persönlicher als „beste Grüße“. Aber sonst liegen beide Grußformeln ungefähr auf der gleichen Ebene der Freundlichkeitsskala. Wenn Sie in regelmäßigem Kontakt mit Kunden oder Geschäftspartnern stehen, spricht nichts gegen die Verwendung.
5. Liebe Grüße
Noch persönlicher als „viele“ sind die „lieben“ Grüße. Nach mehrmaligem Schriftkontakt an dem gleichen Tag können Sie von „freundlichen“ oder „besten“ auch zu „lieben“ Grüßen übergehen. Für die erste E-Mail am Tag ist es noch zu früh, aber bei gegenseitiger Sympathie spricht auch in einem geschäftlichen Verhältnis nichts dagegen.
6. Herzlichst, Ihr(e)
Kennen Sie jemanden besonders gut, ist das eine gute Schlussformel. Zum Beispiel für den Schriftverkehr mit einem langjährigen Stammkunden. Ebenso empfehlenswert: Wenn ein anderer Betrieb Jubiläum feiert oder ein Geschäftspartner Geburtstag hat. Zu guten Wünschen jeder Art passt dieser Gruß genauso.
7. Gruß
Schreiben Sie viele E-Mails mit Kollegen oder Mitarbeitern hin und her, eignet sich diese knappe Grußformel. Auch dann, wenn Sie jemanden an dem Tag schon gesehen haben, oder die Person im Nachbarbüro sitzt. Für den Kundenkontakt ist der kurze „Gruß“ eher ungeeignet.
8. Es grüßt Sie
Diese Grußformel geht eigentlich immer einher mit einer Ergänzung, wie „aus der Ferne“, „aus dem sonnigen Rheinland“, „aus dem Norden Deutschlands“. Nur, wenn Sie die angeschriebene Person kennen, eignet sich dieser Gruß. Wenn Sie dem nichts anfügen, kommt „Es grüßt Sie“ eher kühl beim Empfänger an. Bei Kunden sollten Sie darauf achten, dass Ihr Gruß freundlich und verbindlich ankommt.
9. Sonnige/verschneite Grüße
An Menschen, mit denen Sie im formalen Kontakt stehen, sollten Sie diese Grüße lieber nicht versenden. Wenn Sie die Person vom Telefon oder persönlich kennen, geht das schon eher.
10. Grüße zum Wochenende / Wochenstart
„Ein schönes Wochenende wünscht Ihnen …“: Ist eine gute Alternative zu Freundliche, viele und liebe Grüße. Das können Sie an bekannte Kontakte ebenso schicken, wie an Neukunden.
Ebenso zum Wochenstart: Wer am späten Freitag noch E-Mails verschickt und weiß, dass der Empfänger schon im Wochenende ist, kann schreiben „Einen erfolgreichen Wochenstart wünscht Ihnen …“. Das ist freundlich und wird gern gelesen.
11. Firmenspezifische Grüße
Bei Handwerksbetrieben rät die Expertin zu persönlichen Grüßen, die auf Ihre Firma zugeschnitten sind. Ein Maler kann beispielsweise „farbenfrohe Grüße“ versenden. Die Bäckerei König kann ohne Weiteres „Königliche Grüße“ verschicken. Da sind Ihrer Kreativität keine Grenzen gesetzt, sofern die Grußformel wirklich zum Betrieb oder Gewerk passt.
12. Keine Grußformel – da stimmt etwas nicht!
Schreiben Sie unter eine E-Mail nur Ihren Namen, nimmt der Empfänger das sofort wahr. Empfehlenswert ist das so nicht. Es kann aber vorkommen, dass Sie mit einer Beschwerde zu tun haben und mehrfach mit dem Kunden aneinander geraten sind. Wollen Sie dann Ihre Verärgerung zeigen, verzichten Sie auf den Gruß.
Doch Vorsicht: Wenn sich jemand beschwert und Sie antworten das erste Mal darauf, schreiben Sie unbedingt „freundliche Grüße“ oder Ähnliches darunter. Denn Sie wollen ja weiterhin mit dem Kunden zu tun haben. Manche Beschwerden lassen sich schneller lösen, als gedacht.
Die Signatur gehört dazu!
Nicht nur die Grußformel gehört unter eine E-Mail und einen Brief. Die Signatur darf auch nicht fehlen. Und: Sie muss vollständig sein. Name und Anschrift der Firma, Rechtsform sowie die Handelsregisternummer sind Pflicht. Überprüfen Sie Ihre Signatur nach den gängigen Regeln. Einige Firmen setzen Anwälte direkt darauf an, Geschäftspost auf die Signatur hin zu untersuchen. Wenn Sie „erwischt“ werden, droht eine Abmahnung, warnt Gabriele Krischel.
Fehlerfrei ist ein Muss
Zu guter Letzt: Überprüfen Sie E-Mails nach Fehlern. Seit 2007 sind sie nämlich rechtlich dem Geschäftsbrief gleichgesetzt. Teilweise gilt auch für digitale Post eine Aufbewahrungspflicht von bis zu sechs Jahren. Und, mal ehrlich: Wollen sie nach so langer Zeit eine mit Fehlern übersäte E-Mail von Ihnen lesen? Nicht zuletzt ist die Geschäftspost auch eine Visitenkarte der Firma. Wer dort viele Fehler macht, dem wird die fachliche Kompetenz abgesprochen.
Tipp: Sie wollen beim Thema Kommunikation & Werbung nichts verpassen? Nutzen Sie den kostenlosen Newsletter von handwerk.com Jetzt hier anmelden!
Auch diese Texte könnten Sie interessieren:
