5 Fehler, die Sie bei Abmahnungen vermeiden müssen

Auf einen Blick:

• Benennen Sie das Fehlverhalten Ihres Mitarbeiters ganz konkret, sonst ist die Abmahnung unwirksam.
• Denken Sie daran, negative Konsequenzen anzukündigen, wenn sich das gerügte Verhalten wiederholt.
• Warten Sie nicht zu lange, bevor Sie einen Mitarbeiter abmahnen. Es ist nicht logisch, wenn zwischen Fehler und Rüge zu viel Zeit verstreicht.
• Holen Sie sich vorab professionelle Hilfe, damit Ihnen kein formaler Fehler unterläuft. Ihr Mitarbeiter wird die Abmahnung beim Anwalt sicher prüfen lassen.

Abmahnungen sind ein Warnsignal an Mitarbeiter. Doch die beste Warnung verpufft nutzlos, wenn sie ein Anwalt in der Luft zerreißt. Schlimmer noch: Sie machen sich lächerlich als Chef. Nathalie Oberthür, Fachanwältin für Arbeitsrecht in Köln und Mitglied im Arbeitsrechtsausschuss des Deutschen Anwaltvereins, erklärt, welche Fehler Sie unbedingt vermeiden müssen, damit die Abmahnung nicht unwirksam ist.

„Eine Abmahnung muss sich immer ganz konkret auf ein Vorkommnis beziehen“, sagt Nathalie Oberthür. Zu sagen, dass der Mitarbeiter unverschämt zu Kunden gewesen sei, reicht nicht. Die Abmahnung ist dann unwirksam. „Sie müssen schon genau benennen, was passiert ist.“ Zum Beispiel: Am 30. Mai hat der Mitarbeiter Herrn Kennwirnich als hirnlos bezeichnet. Dabei müssen Sie sachlich bleiben. Weder Beschimpfungen noch Vorwürfe haben etwas in einer Abmahnung zu suchen.

Sie müssen als Abmahner Konsequenzen ankündigen für den Fall, dass sich das benannte negative Verhalten wiederholt. Denn: Eine Abmahnung war ursprünglich dazu gedacht, einen Mitarbeiter auf ein Fehlverhalten hinzuweisen. Der Abgemahnte soll sich bessern können. „Zwar ist eine Abmahnung heute eher eine Kündigungsvorbereitung, trotzdem hat sie eine Warnfunktion“, so Oberthür.

Es gibt zwar keine Frist, innerhalb der Abmahnungen erteilt werden müssen, aber warten Sie nicht zu lange. „Es wirkt wenig glaubwürdig, wenn ein Fehlverhalten erst ein halbes Jahr später gerügt wird“, sagt Nathalie Oberthür. Bedenken Sie immer, dass Ihr Mitarbeiter sich in aller Regel an einen Anwalt wenden wird, um die Abmahnung überprüfen zu lassen.

Auch das wirkt seltsam: Ein Mitarbeiter bekommt plötzlich mehrere Abmahnungen kurz hintereinander. „Auch in diesem Fall ist zu beachten, dass der Abgemahnte die Chance bekommen muss, sein Verhalten zu ändern“, betont Nathalie Oberthür. Wenn Sie ihn dreimal in kürzester Zeit für den gleichen Fehler abmahnen, wirkt das schnell konstruiert. Außerdem entscheidet nicht allein die Anzahl der Abmahnungen darüber, ob Sie Ihrem Mitarbeiter anschließend auch kündigen dürfen. „Es kommt darauf an, wie schwerwiegend das Fehlverhalten des Mitarbeiters war“, so Oberthür.

Überlegen Sie sich vorher, ob Sie Ihren Mitarbeiter wirklich abmahnen oder gleich kündigen wollen. Denn das in der Abmahnung gerügte Verhalten ist als Kündigungsgrund verbraucht. Möglicherweise genügt der Sachverhalt schon für den Ausspruch einer Kündigung. Allerdings: „Wenn Sie jemanden verhaltensbedingt kündigen wollen, müssen Sie ihn in aller Regel vorher abmahnen“, betont Nathalie Oberthür. Denn nur so können Sie belegen, dass Ihr Mitarbeiter schon einmal gerügt wurde, sein Verhalten aber nicht geändert hat.

Gehen Sie davon aus, dass Ihr Mitarbeiter eine Rechtsschutzversicherung hat und mit Ihrer Abmahnung zum Anwalt geht. Deshalb sollten Sie das gleiche tun – aber vorher. „Man sollte sich bei der Formulierung der Abmahnung professionelle Hilfe holen“, rät Nathalie Oberthür. Eine unwirksame Abmahnung vernichtet nicht nur den Kündigungsgrund. Sie als Chef verlieren den Respekt Ihrer Mitarbeiter – denn auch der Rest Ihres Teams bekommt mit, dass Sie sich blamiert haben.

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