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Im Fünfkampf gegen die Aufgabenflut: Prioritäten setzen, Ausmisten, Delegieren, Nein sagen und Pausen machen!

Zeitmanagement

5 Tipps für den Kampf gegen die Aufgabenflut

Aufgabenflut? Wenn sich zu viel Unerledigtes sammelt, werden Sie so wieder Herr Ihrer Zeit.

  • Wenn Sie dauerhaft gestresst sind und nur noch auf Anforderungen von außen reagieren, besteht dringender Handlungsbedarf.
  • Lernen Sie bei Bedarf, „Nein“ zu sagen. Sonst hetzen Sie fremdgesteuert durch Ihr Arbeitsleben. Streichen Sie überflüssige Aufgaben, an denen Sie kein Geld verdienen.
  • Tätigkeiten sollten Sie besten an einem Stück erledigen. Das gilt auch für das „Reinemachen“: Nehmen Sie sich geblockte Zeit, um alles aufzuräumen.
  • Analysieren Sie, welche Tätigkeiten Sie am liebsten auf- oder wegschieben. Vielleicht können Sie diese delegieren.
  • Prüfen Sie jede Aufgabe: Was sich innerhalb von ein paar Minuten erledigen lässt, tun Sie sofort. Auf den Tagesplan gehören höchstens drei Hauptaufgaben und genug Pufferzeit. Der Rest an Erledigungen wird terminiert oder delegiert.
  • Machen Sie kurze Pausen, bevor Sie ermüden. Und nutzen Sie Leistungshochs für Anspruchsvolles.

Mancher Handwerker nimmt jeden Auftrag an. Auf dem Schreibtisch türmen sich Papierstapel und die Werkstatt sieht in einigen Bereichen aus wie eine Wühlkiste.  Er verzettelt sich im Bemühen, allen Anforderungen gerecht zu werden, vergisst Termine oder schiebt sie auf.

Gesundheitliche Warnsignale für einen solchen Zustand sind laut Präventionscoach Wibke Schindler „Stresssymptome wie Schlafstörungen, das sprichwörtliche Gedankenkarussell und eine zunehmende Gereiztheit der Außenwelt gegenüber.“ Wenn Ihnen das bekannt vorkommt, sollten Sie handeln.

1. Sorgen Sie dafür, dass Sie selbst Ihre Arbeit steuern

Setzen Sie Prioritäten, indem Sie Wichtiges von Unwichtigem unterscheiden. „Aufgaben und Aufträge, die Ihnen nichts bringen, sollten Sie ablehnen“, sagt Schindler. Sonst droht ein Zustand, indem Sie immer nur Ihren Anforderungen hinterherlaufen. Das schadet der Gesundheit und Ihrem Betrieb. Es ist besser, den eigenen Arbeitstag realistisch zu planen und 40 Prozent für Unvorhergesehenes einzurechnen.

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2. Blocken Sie Zeit am Stück für Aufgaben

Wenn Sie Tätigkeiten durchgängig erledigen, sind Sie unterm Strich schneller als mit Ablenkung. Schindler: „Die meisten Menschen unterschätzen die Zeit, die Sie durch Unterbrechungen verlieren. Es dauert im Schnitt 11 Minuten, bis Sie wieder genau da sind, wo Sie aufgehört haben.“

Sie empfiehlt, alle Aufgaben möglichst zu bündeln und nacheinander zu erledigen. „In den meisten Handwerksbetrieben gibt es eine ungefähre Routine. Morgens wird geklärt, was ansteht und wer welche Aufgaben übernimmt.“ Doch viele Tätigkeiten werden ständig unterbrochen. „Der Betriebsinhaber geht beim Schreiben eines Angebots ans Telefon, checkt eine neue E-Mail und beantwortet Fragen des neuen Azubis.“ Deshalb kann es sinnvoll sein, E-Mails und Telefonate in einem bestimmten Zeitfenster zu beantworten, statt immer wieder zwischendurch die Aufmerksamkeit darauf zu richten.

Schindler zitiert ein Sprichwort: „Verfolgst du zwei Hasen gleichzeitig, fängst du keinen.“ Lassen Sie sich bei wichtigen Erledigungen abschirmen und leiten Sie das Telefon auf den Anrufbeantworter um. Schindler: „Haben Sie ein Mitarbeiter-Team, legen Sie störungsfreie Zeiten fest.“ Helfen kann eine Regel wie „Immer von 13 bis 14:30 Uhr“ oder ein Schild an der Tür. „Dann gewöhnen sich alle schnell daran und Sie schaffen mehr.“

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3. Unerledigte Aufgaben: sortieren, streichen, delegieren

Auch für das grundsätzliche „Großreinemachen“ sollten Sie sich Zeit am Stück nehmen. Arbeits- und Ablauforganisationsspezialistin Angelika Welzel hat Aufräum- und Sortier-Tipps:

  • „Sortieren Sie einen Papierstapel, drehen Sie ihn um und fangen Sie von unten an.“
  • Statt mit jedem Papier einzeln zum passenden Ordner zu laufen, sortieren Sie vor. Vieles wandert sofort in den Papierkorb.
  • Dann bilden Sie Kisten, zum Beispiel für Rechnungen, Angebote und Termine. „Und die sortieren Sie dann jeweils zusammen ein.“

Gesundheitscoach Schindler rät, Tätigkeiten in verschiedene Kategorien einzuordnen: „Sofort erledigen, heute einplanen, verschieben und delegieren, streichen.“ Erledigungen, die unwichtig sind und kein Geld bringen, streichen Sie. Was sich in wenigen Minuten abwickeln lässt, sollte sofort gemacht werden. Schindler: „Pro Tag sollten Sie maximal drei Hauptaufgaben einplanen und darüber hinaus nichts mehr annehmen.“

Ein gründlicher Blick auf Unerledigtes lohnt sich nach Welzels Ansicht: „Was genau schieben Sie am liebsten auf die lange Bank? Manchmal können unliebsame Erledigungen von Mitarbeitern oder mit externer Hilfe bewältigt werden.“

Welzel nennt ein Beispiel. „Ein Chef, der nicht viel mit iPhones am Hut hat, kann das Firmenhandy vielleicht von einem anderen Teammitglied einrichten lassen.“ Denn es ist wichtig, dass jeder möglichst die Aufgaben übernimmt, die seinen Stärken und Interessen entsprechen.

4. Nutzen Sie Leistungshochs für Wichtiges

Natürlich ist ein Arbeitstag kein Wunschkonzert. Deshalb ist Welzel dafür, „die dickste Kröte gleich morgens zu schlucken“. Haben Sie die unangenehmste Aufgabe schon bewältigt, steigen Stimmung und Motivation.

Grundsätzlich ist es sinnvoll, zum Beispiel strategische Planungen, Kalkulationen und anderes Anspruchsvolles zu Leistungshochphasen zu erledigen. „Routineaufgaben ohne viel geistigen Aufwand können Sie auf die Zeit nach der Mittagspause verlegen, denn dann sind die meisten Menschen ohnehin etwas müde.“

5. Arbeiten Sie in Intervallen mit Mini-Pausen!

Schindler empfiehlt für effektives Arbeiten die „Pomodoro-Technik“. Sie machen Mini-Pausen, bevor die Müdigkeit eintritt. „So kommen Sie weiter als mit stundenlanger Dauer-Tätigkeit“, verspricht sie.

Wir nehmen als Beispiel einen Zeitblock von 185 Minuten. Diesen teilen Sie in Arbeitsabschnitte von je 25 Minuten ein. Dazwischen machen Sie kurze Pausen von 5 und einmal 15 Minuten. Am Schluss folgt eine lange Pause, in der Sie sich anderen Dingen widmen. Danach geht die Abfolge bei Bedarf wieder von vorne los.

  • 25 Minuten Arbeit
  • 5 Minuten Pause
  • 25 Minuten Arbeit
  • 5 Minuten Pause
  • 25 Minuten Arbeit
  • 5 Minuten Pause
  • 25 Minuten Arbeit
  • 15 Minuten Pause
  • 25 Minuten Arbeit
  • 5 Minuten Pause
  • 25 Minuten Arbeit
  • Lange Minuten Pause

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