Der Markt an Softwareangeboten für Handwerker ist groß, eine Entscheidung zu treffen schwer. Hier einige Tipps vom Experten.
Foto: mycraftnote digital GmbH

Entscheidungshilfen in Richtung Digitalisierung

5 Tipps: So finden Sie die Software für Ihren Betrieb

Die Anforderungen an eine Software sind hoch, das Angebot vielfältig. Bevor Betriebe investieren, sollten sie diese 5 Punkte klären.

Inhaltsverzeichnis

Auf einen Blick:

  • Sie suchen eine Software und finden sich im Angebotsdschungel nicht zurecht? Dann geht es Ihnen wie vielen Betrieben im Handwerk.
  • Das Kompetenzzentrum Digitales Handwerk (KDH) hat einen Kriterienkatalog entwickelt, mit dem Betriebe arbeiten können.
  • Ein Experte des KDH rät: Investieren Sie nicht vorschnell und klären Sie erst, welche Anforderungen Ihr Betrieb an eine Software hat.
  • Dabei sollten Sie auch Faktoren wie die Breitbandversorgung und die Aktualität der Hardware in Ihrem Betrieb im Blick haben.

Sie haben die herumfliegenden Stundenzettel satt? Wollen Sie mit dem Team in Echtzeit kommunizieren und Dokumente versenden? Viele Handwerksbetriebe wünschen sich einfache und rasche Abläufe mit digitalen Helfern. Doch wie finden Handwerksmeister das Programm oder die App, die zu ihrem Betrieb passt?

Whatsapp rechtssicher nutzen: diese Regeln gelten

Sie können Whatsapp auch unter der DSGVO im Betrieb nutzen, ohne Zielscheibe von Abmahnungen und Klagen zu werden. Dafür sollten Sie diese Regeln beachten.
Artikel lesen >

1. Holen Sie sich Unterstützung von Experten

„Viele Betriebe sind überfordert mit der Angebotsflut im Internet und geben die Suche schnell wieder auf“, sagt Rainer Holtz vom Schaufenster Nord des Kompetenzzentrums Digitales Handwerk (KDH), der einen Kriterienkatalog für Betriebsinhaber erstellt hat. Er verweist auch an die Berater für Innovation und Technologietransfer der Handwerkskammern. Mit ihnen arbeite das KDH eng zusammen.

2. Erst die Prozessanalyse, dann die Anforderungen formulieren

Bevor Betriebe in neue Software, beispielsweise zur Baustellendokumentation oder Zeiterfassung investieren, sollten sie ihre Ziele klar definieren. Er rät: Stellen Sie die Prozesse auf den Prüfstand, die unmittelbar mit der Einführung der neuen Software zu tun haben. Damit könnten sich Betriebe Schritt für Schritt in Richtung Digitalisierung bewegen.

Wichtig: „Sie werden kein Programm finden, das zu 100 Prozent passt. Es kann sich immer nur Ihren Vorstellungen annähern“, sagt Holtz. Deshalb sollten die Anforderungen des Unternehmens vorher genau ausformuliert werden.

Das KDH unterstützt Betriebe bei der Entscheidungsfindung: Ist die sogenannte „Prozessbeschreibung“ – ein Anforderungskatalog an die Software – fertig, wird sie an die Hersteller weitergegeben, die als Anbieter infrage kommen. Sie werden eingeladen, dem Betrieb ihre Lösung zu präsentieren. „Wir sind in dieser Phase für den Transfer zuständig. Entscheiden muss am Ende der Betrieb“, betont Rainer Holtz.

3. Auswahlkriterien: Das sollten Sie beachten

Über diese Kernthemen sollten sich Betriebe Gedanken machen, bevor sie sich für eine Software entscheiden:

Auftragszeitraum

  • Sind Ihre Aufträge eher auf mehrere Wochen und Monate angelegt? Planen Sie Projekte eher langfristig?
  • Sind Sie eher in der Wartung und im Service aktiv und arbeiten Aufträge ab, die nach wenigen Stunden abgeschlossen sind?

„Anbieter spezialisieren sich teilweise auf diese Situationen. Wenn Sie eine der beiden Fragen eindeutig beantworten können, ist das schon ein Kriterium, das Ihnen bei der Softwaresuche weiterhelfen wird“, weiß Holtz.

Netzwerk

Einige digitale Anwendungen sind auf mobilen Endgeräten installiert und auch offline verwendbar. Andere greifen bei vielen Arbeitsschritten auf das Internet zu und brauchen auch außerhalb des Betriebs eine Internetanbindung. „Die unterwegs erfassten Daten sollten direkt in die Firma übertragen werden, sonst spart es keine Zeit“, sagt der Experte vom KDH. Denn das Eingeben per Hand oder das händische Übertragen nach Feierabend seien zusätzliche Arbeitsschritte.

Klären Sie vorab:

  • Ist Ihr Netzwerk leistungsstark genug, regelmäßig größere Daten zu empfangen und zu verarbeiten?
  • Ist Ihr Betrieb ans schnelle Breitbandinternet angeschlossen? Ohne ausreichende Breitbandanbindung können Cloud-Lösungen zum Problem werden, betont Rainer Holtz.
  • Sind Sie mit Ihrer Hardware so aufgestellt, dass Sie die Daten verarbeiten können?
  • Soll Ihr Team von unterwegs auf Ihre Server zugreifen oder lieber offline arbeiten?

-Anzeige-

Digitalisierung leicht gemacht

So finden Sie die passenden IT-Dienstleister

Jetzt wird Ihr Digitalisierungsprojekt einfacher: Wir haben die besten Adressen für kostenlose Beratung und Tipps für die Dienstleister-Suche!

Strategie

Digitalisierung: Kleiner Handwerksbetrieb, große Ersparnis

Matthias Vielstädte setzt seit mehr als 15 Jahren auf Digitalisierung. Die Bilanz: Klare Strukturen, Kostenersparnis, zufriedene Kunden und Mitarbeiter. Doch längst nicht alle Betriebe sehen diese Chancen, ergibt eine aktuelle Studie.

Digitalisierung + IT

Digitalisierungswerkstatt: Tischler ziehen Bilanz

Nach einem Jahr intensiver Digitalisierungsarbeit haben die beteiligten Betriebe der Digitalisierungswerkstatt einige Erfolge erzielt.

Digitalisierung + IT

Einfach basteln: Digitalisierung im Baukastenprinzip

Die Digitalisierung im Betrieb braucht keine riesigen Softwarelösungen, sagt dieser Softwareentwickler. Er rät stattdessen zu mehr Kreativität.