Auf einen Blick:
- Setzen Sie Ziele fest, die Sie mit dem Delegieren erreichen möchten. Denn daran hängt die Aufgabenverteilung.
- Überlegen Sie zunächst, welche Ihrer Tätigkeitsbereiche Sie an Mitarbeiter übertragen können.
- Wählen Sie die passenden Personen aus. Sie müssen über die richtigen Kompetenzen verfügen.
- Unterstützen Sie Ihre Leute beim Ausbau ihrer Kenntnisse und Fähigkeiten, in dem Sie ihnen Schritt für Schritt mehr zutrauen.
- Achten Sie auf eine klare und verständliche Kommunikation.
Wenn Sie als Chef alles selbst machen, hat das Folgen. Ihnen fehlt die Zeit für wichtige Aufgaben, alles hängt an Ihnen und Sie schaffen antriebslose, entmutigte Mitarbeiter. Um erfolgreich zu delegieren, sollten Sie diese Tipps beachten.
Zeit sparen – die besten Tipps
1. Entscheiden Sie, was Sie durch Delegieren erreichen wollen
Bevor Sie Aufgaben abtreten, sollten Sie Ihre Ziele festlegen, rät Business-Coach Corinna Lütsch. Sie nennt ein paar: „eigene Entlastung, Erweiterung der Kompetenzen von Mitarbeitern oder Stärkung von deren Motivation.“ Denn von der Zielsetzung hänge ab, welche Aufgaben Sie an wen delegieren.
Wollen Sie Zeit gewinnen, sind einfache Tätigkeiten geeignet, die Sie lange aufhalten. Als Beispiele nennt Lütsch den Einkauf von Rohstoffen und Werkzeugen sowie das Bestücken, Ausräumen und Betanken der Firmenfahrzeuge. „Auch das Aufsplitten von Abläufen in Teilaufgaben, die Sie dann delegieren, kann Ihnen Entlastung bringen.“ Als ein Beispiel nennt sie die Materialaufbereitung vor der Montage.
Wollen Sie die Arbeitsmotivation durch Kompetenzerweiterung stärken, dann sollten sie schrittweise mehr Verantwortung für anspruchsvolle Aufgaben übertragen. Voraussetzung dafür ist ein entsprechender Erfahrungs- und Reifegrad. Lütsch: „Wenn Sie einem Teammitglied einen eigenen Aufgabenbereich zuweisen wollen, holen Sie ihn erst mit ins Boot, indem Sie ihn beteiligen. Und dann ziehen Sie sich Stück für Stück zurück.“ Gegebenenfalls sei es sinnvoll, den entsprechenden Mitarbeiter für die neue Aufgabe zu schulen.
2. Geben Sie Ihren Mitarbeitern die Chance, an ihren Aufgaben zu wachsen!
Manchmal kann es sein, dass ein Mitarbeiter die ihm übertragenen Aufgaben fehlerhaft ausführt. Führungscoach Bernd Geropp warnt, einfach darauf zu vertrauen, dass der Mitarbeiter nach einigen Fehlern die richtige Ausführung von alleine lernt. Damit die Person die Chance habe, sich nach Fehlern zu verbessern, seien am Anfang engmaschige Kontrollen nötig. „Erhöhen Sie die Eigenverantwortung Schritt für Schritt.“ Das Ziel ist laut Geropp „die Steigerung der Selbstständigkeit im Lauf der Zeit.“
Über verschiedene Zwischenschritte hinweg sei die höchste Delegationsstufe die komplette Eigenständigkeit. Doch Geropp gibt zu bedenken: „Jeder Mitarbeiter ist anders. Manche von Ihren Leuten werden nie ganz eigenständig arbeiten können. Und andere steigen schon mit einem hohen Grad ein.“ Herauszufinden, welches Maß für welchen Mitarbeiter passt, sei eine der wichtigsten Führungsaufgaben beim Delegieren.
3. Achten Sie darauf, dass immer nur einer den „Hut“ aufhat
Manche Chefs machen den Fehler, dass sie eine Aufgabe gleich an mehrere Personen abtreten. Geropp hält davon wenig: „Nur ein Mitarbeiter kann die Verantwortung für das Vorhaben übernehmen – nicht zwei oder drei. Ansonsten droht Streit.“ Insbesondere bei Fehlern und Projekt-Pannen neigten Mitarbeiter dazu, ihren Kollegen den schwarzen Peter zuzuschieben.
Der Führungs-Experte warnt: „Es kann auch sein, dass sich niemand zuständig fühlt. Dann bleibt die Arbeit liegen.“ Er weist darauf hin, der Verantwortliche müsse dabei nicht alles selbst ausführen, sondern könne sich Hilfe holen. „Aber er ist dafür verantwortlich, dass alles erledigt wird. Und er muss auch Sie als Chef informieren, wenn etwas anders läuft als geplant.“
4. Wer macht was bis wann – geben Sie genaue Anweisungen
Beim Delegieren ist Klartext nötig. Geropp beschreibt einen verbreiteten Fehler. „Der Chef möchte nicht so dominant auftreten und sagt dann, jemand solle mal dies oder das erledigen. Und niemand reagiert.“ Er betont: „Richtige Delegation sieht anders aus. Wer macht was bis wann?“ Das sollten Sie als Vorgesetzter klar formulieren.
5. Achten Sie darauf, dass Ihre Erläuterungen verständlich sind
Manchmal scheitert das Delegieren, wenn Mitarbeiter nicht verstehen, was sie eigentlich machen sollen. „Sie müssen herausfinden, ob Ihre Leute Sie verstanden haben“, sagt Lütsch. Denn meistens versuchten Menschen, Unwissen zu verstecken – insbesondere vor dem Vorgesetzten.
Sie rät Chefs dazu, Ihre Mitarbeiter während eigener Erläuterungen genau zu beobachten. „Bei Zeichen von Unsicherheit sollten Sie unbedingt nachhaken, ob Ihre Erklärung wirklich beim Gegenüber angekommen ist.“ Ihr Tipp: „Bitten Sie ihn im Zweifelsfall freundlich, den Sachverhalt noch einmal in eigenen Worten zu wiederholen.“ Nur so könne sichergestellt sein, dass die Arbeitsanweisung auch umgesetzt werde.
6. Manche Aufgaben müssen Chefsache bleiben
„Ihnen muss für erfolgreiches Delegieren klar sein, über welche zur Aufgabe passenden Erfahrungen und Kompetenzen jemand verfügt“, sagt Führungscoach Bernd Geropp. Auch der Wissensstand des Mitarbeiters spiele eine Rolle.
Doch nicht alle Aufgaben sollten Sie delegieren. Bestimmte Tätigkeiten sind nach Auffassung von Lütsch „Chefsache“. „Dazu gehören etwa strategische Aufgaben wie die Unternehmensfinanzierung und die Kundenakquise.“ Daran könnten Teammitglieder zwar beteiligt werden, doch ein vollständiges Abgeben funktioniere nicht.
Auch interessant:
Schluss mit dem Druck! Meister nimmt Auszeit
Nicht alles ist Chefsache: Lassen Sie sich helfen!
