Rückdelegieren: Hilfe, meine Mitarbeiter sind unselbstständig!
Ständig im Stress und dann noch das: Mitarbeiter, die immer wieder mit halbfertigen Aufgaben und Fragen vor Ihnen stehen. Was tun? Hier die besten Tipps, was Sie dagegen tun können.
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Ständig im Stress und dann noch das: Mitarbeiter, die immer wieder mit halbfertigen Aufgaben und Fragen vor Ihnen stehen. Was tun? Hier die besten Tipps, was Sie dagegen tun können.
Wenn Ihre Mitarbeiter ständig mit halbfertigen Aufgaben wieder bei Ihnen nachfragen, lohnt es sich, genauer hinzuschauen. Sind es wirklich alle? Und passiert das ständig? „Die Wahrnehmung ist oft die eines überlasteten Unternehmers“, sagt Unternehmercoach Stefan Merath. „Es ist kein globales, sondern ein spezifisches Problem.“ Und es ist lösbar. Doch zunächst sollten Sie die Gründe kennen, warum Ihre Mitarbeiter zurückfragen. Denn nur so können Sie richtig reagieren. „Es gibt drei grundsätzliche Erklärungsansätze“, sagt Unternehmensberaterin Andrea Eigel. „Der Mitarbeiter kann nicht, er darf nicht oder er will nicht.“
Wenn jemand eine Aufgabe nicht lösen kann und deshalb immer wieder beim Chef nachfragt, gibt es zwei mögliche Ursachen: Entweder fehlen dem Mitarbeiter Informationen oder er hat eine solche Aufgabe noch nie übernommen und ist deshalb nicht in der Lage, sie zu lösen. „Personalknappheit kann dazu führen, dass Arbeiten an jemanden delegiert werden, zu dem sie nicht passen“, warnt Eigel.
Wofür der eine gern eine schriftliche Anleitung hat, dafür braucht die andere ein Bild oder eine mündliche Erklärung. Passen Sie sich als Chef Ihren Mitarbeitern an. „Wir gehen immer davon aus, dass alle so ticken wie wir“, sagt Andrea Eigel. „Das stimmt aber nicht.“ Wenn Sie wollen, dass Ihre Informationen beim Mitarbeiter ankommen, nutzen Sie seinen Kanal.
„Lassen Sie Ihren Mitarbeiter in seinen eigenen Worten wiederholen, was er jetzt tun soll“, empfiehlt Unternehmercoach Stefan Merath. „Dann wird sofort klar, ob er die Aufgabe verstanden hat oder noch weitere Infos braucht.“
Fragen Sie nach: Wie fängst Du an? oder Was nimmst Du mit auf die Baustelle? „Diese Fragen zielen darauf ab, den Arbeitsablauf zu erklären“, sagt Andrea Eigel. So können Sie als Chef erkennen, ob Ihre Anweisung klar genug war und ob Ihr Mitarbeiter überhaupt fachlich in der Lage ist, die Aufgabe zu lösen.
Jetzt müssen Sie sich an die eigene Nase fassen: Wie delegieren Sie? Dürfen Ihre Mitarbeiter selbst entscheiden? Wie läuft das Feedback? Wie gehen Sie mit Fehlern Ihrer Mitarbeiter um? „Ein Mitarbeiter, der für jede Eigeninitiative ein mieses Feedback bekommt, wird künftig keine Verantwortung mehr übernehmen“, sagt Andrea Eigel. Daraus zu schließen, dass die Mitarbeiter schuld sind, sei zu kurz gesprungen.
„Aufgaben an Mitarbeiter zu delegieren, bedeutet auch, loszulassen“, sagt Stefan Merath. Sprechen Sie mit Ihrem Mitarbeiter ab, wann und wie er Unterstützung braucht, aber auch, wann und wie Sie kontrollieren. „So schließen Sie eine Vereinbarung“, betont Merath. „Und wer zusätzlich fragt oder kontrolliert, muss das begründen können.“
Natürlich gibt es auch Kollegen, die schlicht nicht wollen und aus reiner Bequemlichkeit lieber bei Ihnen nachfragen, als in die Projektmappe zu schauen. Vielleicht auch aus der Erfahrung heraus, dass dann schnell eine, wenn auch genervte, Antwort kommt. „Viele Führungskräfte ärgern sich maßlos, beantworten aber immer alle Rückfragen ihres Teams. So kommen Sie aus dem Rad nicht heraus“, sagt Andrea Eigel. Ein ständig verärgerter Chef ist aber nicht gut fürs Arbeitsverhältnis.
Wenn Sie den Eindruck haben, dass jemand kann, aber keine Lust hat, selbst zu denken, schieben Sie den Ball in sein Feld zurück. Antworten Sie auf Fragen mit Gegenfragen: Wie würdest Du vorgehen? Was ist jetzt am wichtigsten? „Wenn sich der Chef um jedes Detail Gedanken macht, ist das falsch“, betont Merath. Auch wenn es Ihnen als Zeitersparnis erscheint, schnell selbst eine Lösung zu finden, profitieren Sie auf Dauer davon, wenn Ihre Mitarbeiter selbst denken.
Sicherlich ist es mühsam, mit renitenten Mitarbeitern Arbeitsaufträge Schritt für Schritt durchzugehen, aber langfristig werden Sie profitieren. „Es ist ein zeitliches Investment, dass sich auszahlt“, sagt Merath. Denn wenn Sie es nicht tun, werden die Bequemen immer bei Ihnen nachfragen, um nicht selbst denken zu müssen.
Legen Sie fest, dass Nachfragen nur mit Lösungsansätzen kombiniert werden dürfen. „Legen Sie fest, dass drei Lösungsansätze, davon einer favorisiert, mitgebracht werden. Und beantworten Sie keine Rückfragen, wenn das Verfahren nicht eingehalten wird“, rät Merath. Sonst liegt das Problem wieder bei Ihnen.
