So gelingt Outsourcing für Solounternehmer

Was sollte Handwerker dazu bewegen, Aufgaben outzusourcen (sprich, auszulagern)? Unternehmercoach Monika Birkner hat sich auf Erfolgsstrategien für Solounternehmer spezialisiert und gibt Tipps für erfolgreiches Outsourcing.

1. Niemand kann alles allein schaffen
Die Frage nach dem Warum ist schnell beantwortet: Einzelkämpfer im Handwerk haben genug zu tun und können unmöglich alles allein schaffen. „Das müssen Sie auch nicht“, betont Monika Birkner. Im Gegenteil: Überlegen Sie, was Sie unbedingt allein machen müssen. Und Sie werden auf Themen kommen wie:

• Stamm- und Großkunden betreuen
• Neukunden akquirieren
• Die Strategie des Betriebs verfolgen und weiterentwickeln
• Die Firma verkaufs-, wettbewerbs- und Nachfolger-fähig halten oder machen
• Finanzen im Blick behalten

Ein Hinweis vorab: Wenn Sie nur lästige Aufgaben loswerden wollen, ist das kein ausreichendes Argument für Outsourcing. „Ausschließlich emotional an die Sache heranzugehen, ist nicht zielführend“, sagt Birkner. Sie sollten das Auslagern von Aufgaben vielmehr strategisch nutzen. Das hält Ihnen den Rücken für wichtige Aufgaben frei.

2. So rechnet sich Outsourcing

Angenommen, eine Bürokraft einer externen Firma kommt jede Woche für vier Stunden zu Ihnen, wobei eine Stunde 30 Euro kostet. Macht pro Woche 120 Euro. Ihre Handwerkerstunde aber kostet 60 Euro. Das ergibt für die gleiche Anzahl von Stunden insgesamt 240 Euro, also das Doppelte. Dazu kommt:

• Sie müssen die Fachkraft zwar einarbeiten, aber das dauert nicht tagelang
• Die Person schafft mehr weg, als Sie in der gleichen Zeit schaffen würden (andere Arbeitsweise etc.)
• Sie können in dieser Zeit Ihrer Arbeit als Chef nachgehen
• Die besondere Kenntnis von externen Mitarbeitern bedeutet in der Regel einen Mehrgewinn für Ihren Betrieb
• Überlegen Sie sich, was es kostet, wenn im Büro Wichtiges wie Rechnungen, unbearbeitete Anfragen und Verträge liegenbleiben! Die Kosten dafür sind mit Sicherheit höher, als die für die Fachkraft!
• In der Summe haben Sie Zeit und Geld gespart und das bringt Ihren Betrieb weiter

3. Wofür sich Outsourcing eignet

a) Website: Eine Internetpräsenz ist für Betriebe in der heutigen Zeit kaum noch wegzudenken. Agenturen haben sich auf den Aufbau von Internetseiten auch für kleine Betriebe spezialisiert. Sie gehen auf Ihre Wünsche und Bedürfnisse ein. Ergebnis: Sie werden im Netz gefunden und generieren mit Sicherheit neue Kunden aus neuen Zielgruppen.

b) Marketing: Wer erstellt professioneller Visitenkarten, Flyer oder Aufkleber für Ihren Firmenwagen als Marketingspezialisten? Ihnen können Sie fachlich vertrauen und auf persönliche Beratung zählen.

c) Büro: Es gibt Firmen, die sich darauf spezialisiert haben, Einzelkämpfern das Büro aufzuräumen, die Ablage zu machen, ein System reinzubringen oder sogar Angebote oder Rechnungen zu schreiben.

d) Social Media: Auftritte bei Facebook amp; Co. haben noch keinem Betrieb geschadet – vorausgesetzt, sie sind gut gemacht und werden regelmäßig gepflegt. Experten bauen Ihnen die Seiten auf oder unterstützen Sie bei den Inhalten – und Sie profitieren.

e) Ganz neue Aufgaben: Sie können auch ganz neue Bereiche eröffnen, die Sie schon immer gern abdecken wollten, aber für die nie Zeit war. Wie zum Beispiel:

• Telefonservice: Mitarbeiter fragen nach einem erledigten Auftrag bei Kunden nach, ob sie zufrieden sind, ob noch etwas fehlt etc. Ihr Vorteil: Allein melden sich Kunden selten. Und: Gibt es nichts zu beanstanden, spüren die Kunden Ihren Service und sind doppelt zufrieden. Und empfehlen Sie weiter.
• Einkäufe: Studenten oder Schüler erledigen dringende und leichte Einkäufe für Sie. Es spart Zeit, die Sie für andere wichtigere Dinge nutzen können.

Viele Handwerker arbeiten eng mit einem Steuerberater zusammen. Auch das ist Outsourcing: Sie beschäftigen einen Spezialisten mit einer wichtigen Aufgabe Ihres Betriebs – der Buchhaltung. Er kann es besser und Sie haben Zeit für andere Dinge.

Wagen Sie den Schritt aus der Komfortzone!

4. Fangen Sie klein an

• Deligieren Sie zunächst kleine Aufgaben an externe Firmen oder Personen - Aufgaben, an denen nicht der ganze Betrieb hängt.
  
• Sammeln Sie Schritt für Schritt Erfahrungen mit Partner-Firmen und den damit zusammenhängenden Prozessen.
  
• Planen Sie ausreichend Zeit für ein Briefing ein und bereiten Sie das gut vor.
  
• Wichtig: Für Ihre Partner ist es wichtig, nötige Informationen für ihre Arbeit zur richtigen Zeit zu erhalten. Lassen Sie dafür in der Wochenplanung ein Zeitfenster offen.
  
• Nehmen Sie externe Hilfe an: Fällt Ihnen das Abgeben von Aufgaben schwer, können Sie mithilfe eines Coachings lernen, Schritt für Schritt loszulassen.
  

5. Outsourcing erfordert langfristige Planung

Bedenken Sie immer: Auch andere Betriebe brauchen Zeit für die Planung und Umsetzung von Aufträgen.

Beispiel Webdesigner: Gestaltet und pflegt jemand für Sie den Internetauftritt, sind genaue Absprachen und Termine wichtig. Wann soll was veröffentlicht werden? Wann setzen Sie sich zusammen und sprechen die nächsten Schritte durch? Und: Planen Sie auch immer Zeit für einen Korrekturlauf ein. Zu eng gesteckte Termine und Fristen bringen keine Seite weiter. Auch andere Firmen benötigen einen gewissen Vorlauf.

6. Präzises Briefing erleichtert die Zusammenarbeit
Personen und Firmen, die für Sie arbeiten, brauchen klare Ansagen: Wann soll was fertig sein? Mit welchem Ergebnis rechnen Sie? Welche genauen Wünsche und Vorstellungen haben Sie? Je genauer der Auftragnehmer gebrieft ist, desto näher entspricht das Ergebnis der Arbeit Ihrer Vorstellung.

Beispiel Bürodienstleister: Sagen Sie ihm genau, wie Sie Ihre Unterlagen aufbereitet haben möchten: Nach Jahrgängen, nach Kundenprojekten, nach dem Anfangsbuchstaben etc. Machen Sie sich im Vorfeld über jeden Punkt Gedanken und geben Sie das genauso weiter.

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So finden Sie den richtigen Partner

Das eigene Netzwerk befragen: Kollegen, Kunden, Bekannte, Freunde kennen sicher eine gute Werbeagentur in der Nähe oder einen Bürodienstleister, der verlässlich ist und zu Ihnen passt. Es ist immer leichter, Personen zu beauftragen, mit denen Bekannte gute Erfahrungen gemacht haben.

Vertrauen ist wichtig: Informieren Sie sich über Kandidaten, die infrage kommen. Im Internet gibt es Bewertungsportale, auf denen Sie sich erkundigen können. Je mehr Sie im Vorfeld über mögliche Partner wissen, desto eher können Sie entscheiden, ob jemand geschäftlich zu Ihnen passt.

Anforderungsprofil festlegen: Machen Sie sich klar, was Sie von einem Partner erwarten. Dann fällt die Auswahl leichter.

Nur mit gutem Gefühl: Haben Sie aus irgendwelchen Gründen kein gutes Gefühl? Dann sollten Sie keinen Vertrag abschließen. Im schlimmsten Fall kostet das Ihre Zeit, Nerven und Ihr Geld, wenn etwas schiefläuft.

Zeit für die Entscheidung: Unterschreiben Sie keinen Vertrag unter Zeitdruck. Stellen Sie nach einigen Wochen fest, dass der Partner der falsche ist, erhöht das den Aufwand enorm: Vertrag kündigen, neuen Partner suchen, wieder briefen etc.


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