Für Steuerunterlagen gibt es klar geregelte Aufbewahrungsfristen.
Foto: fotomek - stock.adobe.com

Steuern

Aufbewahrungsfristen 2019: Diese Unterlagen können weg!

Aufbewahren oder entsorgen? 7 Tipps zeigen, welche Rechnungen, Unterlagen und Belege Sie 2019 vernichten können.

Inhaltsverzeichnis

Auf einen Blick:

  • Aufbewahrungsfristen 2019: Welche Rechnungen, Quittungen und Belege müssen Sie für das Finanzamt aufheben, welche dürfen Sie entsorgen? Sie dürfen alle Dokumente und Dateien vernichten, die unter die 10-Jahres-Frist fallen und bis zum 31. Dezember 2008 erstellt wurden. Und alle Unterlagen, die unter die 6-Jahres-Frist fallen und bis zum 31. Dezember 2012 erstellt wurden.
  • Faustformel: Das Jahr, in dem Sie die Steuererklärung eingereicht haben plus 10. Das ergibt das Jahr, ab dem Sie alle Unterlagen vernichten dürfen, die zu der Steuererklärung gehören
  • Papier oder Datei? Das spielt keine Rolle, die Fristen gelten in beiden Fällen.
  • Vorsicht: Auch wenn in anderen Bereichen kürzere oder keine Fristen gelten, sollten Sie sich zur Sicherheit an die steuerlichen Vorgaben halten – in einer Betriebsprüfung könnten die Unterlagen hilfreich sein.
  • Tipp: In einigen Fällen sollten Sie die Unterlagen länger als vorgeschrieben aufbewahren. Zum Beispiel als Nachweis gegenüber der Rentenversicherung – oder für den Insolvenzverwalter.

Die Ordner mit den Steuerunterlagen im Regal werden immer mehr? Auf der Festplatte mit den digitalen Rechnungen sieht es kaum besser aus? Höchste Zeit, endlich einmal auszumisten. Doch was kann weg – und was müssen Sie noch aufbewahren? „Da muss man genau aufpassen“, sagt Steuerberater Thomas Schroeder aus Hannover. Wer Dokumente und Dateien zu früh entsorgt, geht unnötige Risiken ein. „Wenn bei einer Betriebsprüfung Unterlagen fehlen, wird der Fiskus schnell die Buchhaltung verwerfen und die Steuern schätzen – und das wird immer teurer.“

Betriebsprüfung: Wann droht die Hinzuschätzung?

Betriebsprüfungen enden häufig mit einer Hinzuschätzung. Das liegt teilweise an der Digitalisierung – aber oft auch an ganz altmodischen Fehlerquellen.
Artikel lesen >

1. So berechnen Sie die Aufbewahrungsfrist

Dienen Unterlagen als Buchungsgrundlage, dann müssen Sie diese 10 Jahre aufbewahren. Für viele andere Dokumente gilt eine Frist von 6 Jahren. Wann Sie die Unterlagen entsorgen dürfen, hängt jedoch nicht davon ab, um welches Steuerjahr es geht, sondern darum, wann Sie die Dokumente zuletzt bearbeitet haben: „Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit Ablauf des Kalenderjahres, in dem Sie ein Dokument empfangen, erstellt, oder zuletzt bearbeitet haben“, sagt Schroeder.

Beispiel: Sie haben den Jahresabschluss 2014 im Februar 2016 erstellt. Die Aufbewahrungsfrist beginnt also im Folgejahr, am 1. Januar 2017 und endet nach 10 Jahren, am 31. Dezember 2026. Vernichten dürfen Sie den Abschluss und alles, was dazu gehört, ab dem 1. Januar 2027.

So lange müssen Sie nämlich auch alle für den jeweiligen Jahresabschluss relevanten Unterlagen aufbewahren, wie zum Beispiel alle Eingangs- und Ausgangsrechnungen, Belege, Kontounterlagen usw.

2. Was dürfen Sie 2019 vernichten?

Vernichten können Sie 2019 alle Unterlagen, die unter die 10-Jahres-Frist fallen und bis zum 31. Dezember 2008 erstellt wurden. Dazu zählen nach Schroeders Angaben insbesondere:

  • Quittungen
  • Kassenberichte
  • alle Belege
  • alle Eingangs- und Ausgangsrechnungen
  • Kontoauszüge
  • Auftragsbestätigungen
  • Lieferscheine
  • Kassenbücher
  • Rechnungseingangs- und -ausgangsbücher
  • Jahresabschlüsse
  • Kalkulationen
  • Inventare
  • Darlehensunterlagen

Außerdem können Sie 2019 alle Unterlagen entsorgen, die unter die 6-Jahres-Frist fallen und bis zum 31. Dezember 2012 erstellt wurden. Dazu gehören auch:

  • Lohnkonten
  • Handelsbriefe (außer Rechnungen)
  • Auftragsbücher
  • Frachtbriefe und Frachtunterlagen
  • Angebote mit Auftragsfolgen
  • Versicherungsschreiben

3. Vorsicht Ausnahme: Im Streitfall länger aufbewahren

Die 10-jährige Aufbewahrungsfrist gilt allerdings nur unter der Voraussetzung, dass es einen bestandskräftigen Steuerbescheid gibt.

Im Einzelfall könne die Festsetzungsverjährung deutlich länger dauern, wenn es zum Beispiel zum Rechtsstreit kommt oder wenn die Staatsanwaltschaft ein Steuerstrafverfahren einleitet, sagt Schroeder: „In solchen Fällen sollten man Unterlagen nicht einfach nach Fristablauf vernichten, sondern sich beraten lassen.“

Strategie

Sind Sie auf den Notfall im Betrieb vorbereitet?

Fällt der Chef eines Betriebs plötzlich aus, kann alles zum Erliegen kommen. Damit Ihnen das nicht passiert, sollten Sie vorsorgen. Und auch vermeintlich banale Dinge dokumentieren.

Breitbandausbau

Breitbandverlierer: Kein Netz für Handwerker

Walter Tapken ist digital gut aufgestellt – doch seine Internetverbindung sabotiert den Betrieb. Von Breitband kann er nur träumen. Wie Millionen andere Deutsche.

Steuern

Müssen Rechnungsnummern fortlaufend sein?

Dass ein Unternehmen keine lückenlos fortlaufenden Rechnungsnummern verwendet, berechtigt das Finanzamt nicht zur Gewinnschätzung. Das hat das Finanzgericht Köln entschieden.

Datenschutz-Grundverordnung

Warum für Handwerker nicht nur die DSGVO wichtig ist

Die Datenschutz-Grundverordnung ist aus den Medien seit Monaten nicht wegzudenken. Das finden nicht alle gut. Eine Expertin vermisst andere handwerksrelevante Themen.