Steuern

Betriebsprüfung: Wann prüft das Finanzamt?

Die Wahrscheinlichkeit einer Betriebsprüfung ist gering. Doch wie zuverlässig ist schon eine Statistik? Ob Sie wirklich mit einer Steuerprüfung durch das Finanzamt rechnen müssen, erfahren Sie hier.

Auf einen Blick:

  • Finanzämter entscheiden sehr genau, welche Betriebe sie bei einer Betriebsprüfung kontrollieren. Einen festen Turnus oder Zufallsstichproben gibt es nicht. Entscheidend sind eine erste interne Prüfung und handfeste Gründe.
  • Drei Fragen entscheiden über eine mögliche Betriebsprüfung: Sind die Zahlen in der Steuererklärung und im Jahresabschluss plausibel? Gibt es gute Erklärungen für Abweichungen? Und wie ist der Gesamteindruck – ordentlich, sortiert und übersichtlich?
  • Wer eine Betriebsprüfung vermeiden will, sollte das Finanzamt über alles Ungewöhnliche, alle größeren Abweichungen und Besonderheiten in den eigenen Zahlen so früh wie möglich informieren oder aber spätestens der Steuererklärung entsprechende Erläuterungen beifügen.
  • Letztes Warnsignal, dass die Gefahr eine Betriebsprüfung wächst: der Vorbehalt der Nachprüfung auf dem Steuerbescheid. Doch auch dann kann man noch gegensteuern.

Von Jörg Wiebking

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Wer kennt sie nicht: die Angst vor der Betriebsprüfung. Wann ist es soweit? Werden die Prüfer etwas finden? Wie lange wird es dauern? Was wird es mich kosten? …

Man muss nicht unbedingt Schwarzgeld horten oder bewusst Steuern hinterziehen, um sich solche Fragen zu stellen. Denn Fehler können passieren – selbst einen rechtschaffenen Chef, einer peniblen Buchhaltung und einem sorgfältigen Steuerberater. Doch wer hat wirklich Grund zur Sorge – und wer nicht?

Rein statistisch: Wie wahrscheinlich ist eine Betriebsprüfung?

Jedes Jahr im Herbst das gleiche Spiel: Das Bundesfinanzministerium veröffentlicht eine Erfolgsstatistik des Vorjahres. 2015 sahen die Ergebnisse der steuerlichen Betriebsprüfung so aus: Von fast 192.000 Unternehmen wurden, 13,6 Milliarden Euro zusätzlich kassiert.

Was die Statistik und eigene Berechnungen noch verraten:

  • Kontrolliert haben die Finanzämter 1,03 Prozent aller Kleinstbetriebe, 3,22 Prozent der Kleinbetriebe, 6,35 Prozent der Mittelbetriebe und 21,33 Prozent der Großbetriebe.
  • Rechnerisch wird ein Kleinstbetrieb nur alle 97 Jahre kontrolliert, ein Kleinbetrieb alle 31 Jahre, ein mittlerer Betrieb alle 16 Jahre und ein Großbetrieb alle 4,69 Jahre.

Zu welcher Gruppe ein Unternehmen zählt, hängt von Umsatzerlösen und zu versteuerndem Gewinn ab. Handwerker gelten in der Regel als Fertigungsbetriebe. Für sie gelten folgende Grenzen:

  • Kleinstbetrieb: bis 36.000 Euro Gewinn oder 170.000 Euro Umsatzerlöse.
  • Kleinbetrieb: bis 56.000 Euro Gewinn oder 510.000 Euro Umsatzerlöse.
  • Mittelbetrieb: bis 250.000 Euro Gewinn oder 4,3 Millionen Euro Umsatzerlöse.
  • Großbetrieb: Mehr als 250.000 Euro Gewinn oder mehr als 4,3 Millionen Euro Umsatzerlöse.

Vorsicht: Auch wenn kleine Unternehmen seltener überprüft werden – in Sicherheit wiegen dürfen sich die Inhaber kleiner Handwerksbetriebe nicht.Ob und wann ein Betrieb überprüft wird, entscheidet nicht die Statistik, sondern das Finanzamt. Und das für jeden einzelnen Betrieb ganz individuell und jedes Jahr aufs Neue.

Die Regeln: Wie entscheidet das Finanzamt über eine Betriebsprüfung?

So unwahrscheinlich eine Betriebsprüfung für kleine und mittlere Betriebe rein statistisch auch ist: Mit Glück, Pech oder einem geheimen Turnus habe das nichts zu tun, sagt Dirk Witte. Er war früher selbst Betriebsprüfer und arbeitet heute als Steuerberater in Oldenburg.

Witte weiß: „Zu einer Außenprüfung im Betrieb kommt es nur bei einem konkreten Verdacht.“ Witte weiß auch, nach welchen Regeln das Finanzamt über eine Betriebsprüfung entscheidet:

  • Keine Zufallsprüfung: Ein Sachbearbeiter des Finanzamtes muss einen Betrieb zur Nachprüfung vorschlagen. Die Entscheidung trifft ein Vorgesetzter, denn Personal für die Prüfungen ist knapp. Zufälligen Stichproben zieht das Finanzamt nicht.
  • Keine schnelle Entscheidung: „Die Sachbearbeiter sollen mindestens drei Jahre im Zusammenhang betrachten“, sagt Witte. Eine Auffälligkeit in einem Jahr genüge nicht für eine Betriebsprüfung. Erst wenn ein Betrieb weiter aus dem Rahmen fällt, wird ihn ein Sachbearbeiter zur Prüfung vorschlagen.
  • Nur bei konkretem Anlass: Der Sachbearbeiter muss seinen Vorschlag gut begründen, zum Beispiel mit unerklärlichen Abweichungen von Branchenwerten. Gründe wie „der ist noch nie geprüft worden“ oder „die letzte Prüfung ist bei dem schon so lange her“ zählen dabei nicht, weiß Witte.

Wie wichtig eine gute Vorauswahl aus Sicht der Finanzämter ist, zeigen zwei Zahlen: Laut Statistik des Bundesfinanzministerium gab es 2015 fast 8 Million Betriebe. Betriebsprüfer beschäftigten die Finanzämter im gleichen Jahr genau 13.620.

Die Kriterien: Was kontrolliert das Finanzamt als Erstes?

Sobald eine Jahressteuererklärung, ein Jahresabschluss oder eine Einnahmen-Überschussrechnung (EÜR) beim Finanzamt eingeht, startet die Kontrolle. „Überprüft wird jeder Einzelne – ohne Ausnahme“, sagt Steuerberater Witte. Drei Punkte stehen dann auf der Checkliste.

1. Sind die Zahlen plausibel?

Ein Prüfprogramm kontrolliert die Zahlen auf Plausibilität: Sind Umsatz, Gewinn und Kosten in sich stimmig? Passen sie zu den Vorjahreswerten des Betriebs und zu den Richtwerten für Betriebe gleicher Größe und Branche?

2. Gibt es eine gute Erklärung?

Zahlen verraten nicht alles. Vielleicht ist ja der wichtigste Auftraggeber abgesprungen und der Gewinn deshalb eingebrochen. Oder ein Neukunde hat sich als Betrüger herausgestellt, nachdem das Material für den Auftrag schon bestellt war – was die hohen Materialkosten erklären würde. „Deswegen sind Erläuterungen zu ungewöhnlichen Zahlen wichtig“, sagt Witte. Ob es zu einer Betriebsprüfung kommt, hängt oft davon ab, wie gut oder schlecht ein Betrieb das Finanzamt informiert.

3. Wie ist der Gesamteindruck?

Auch das ist wichtig: Sind die Unterlagen und Belege sauber und ordentlich sortiert? Sind die Zahlen gut zu vergleichen, oder sind zum Beispiel die Tabellen jedes Jahr etwas anders aufgebaut?

Eine Jahressteuererklärung sei „wie ein kleines Kunstwerk“, sagt Steuerberater Dirk Witte. „Wenn sie optisch ansprechend ist, sagt der Sachbearbeiter oft schon auf den ersten Blick ‘sieht gut aus‘, und schlägt den Betrieb nicht vor.“

Big Data: Welche Quellen nutzt das Finanzamt noch?

Noch entscheiden Menschen in den Finanzämtern darüber, welche Betriebe die Betriebsprüfer kontrollieren. Keine leichte Aufgabe bei fast 8 Millionen Betrieben. Doch Digitalisierung, Vernetzung und die Steuer-ID, unter der alles zusammengeführt wird, erleichtern die Suche nach Steuersündern. „Das Netz wird immer engmaschiger“, sagt Steuerberater Dirk Witte.

Diese Quellen und Daten nutzen die Finanzämter digital:

  • Richtwertsammlungen: Die Finanzämter verfügen über umfangreiche Daten mit Vergleichswerten für jedes Gewerk, jede Unternehmensgröße und jede Region.
  • Sozialversicherungen: Alle Sozialversicherungsträger liefern dem Fiskus Informationen über die Höhe der abgeführten Sozialversicherungsbeiträge und über Leistungen wie Krankengeld, Arbeitslosengeld, Renten und Insolvenzgeld.
  • Andere Finanzämter: Zudem tauschen sich die Finanzämter untereinander ständig aus. Jede Handwerkerrechnung, die der Fiskus in die Finger bekommt, wird zur Kontrollmitteilung: Hat der Betrieb die Einnahme versteuert? Zugriff erhalten die Finanzämter durch Handwerkskunden, die Rechnungen beim Finanzamt einreichen, und durch Betriebsprüfungen in anderen Firmen.
  • E-Bilanz & Co: Nicht zuletzt müssen die Betriebe selbst ihre Daten digital anliefern. Mit jeder Steuererklärung, Bilanz oder Einnahmen-Überschuss-Rechnung wird die Datensammlung größer, auch mit Lohnsteueranmeldungen und Umsatzsteuervoranmeldungen.

So bemerken die Finanzämter sofort Abweichungen …

… zwischen den Angaben des Betriebs und der anderen Quellen,

… von den Durchschnittswerten der Branche und Region,

… von Vorjahreswerten des Betriebes selbst,

… zwischen Voranmeldungen und Steuererklärungen oder Jahresabschlüssen.

5 typische Schwachpunkte, die Sie erklären müssen!

Misstrauisch wird das Finanzamt vor allem in diesen Fällen:

1. Vorauszahlungen runter – Einnahmen rauf

Wer sinkende Einnahmen erwartet, kann eine Herabsetzung der Steuervorauszahlungen beantragen. Kommen mit der Steuererklärung jedoch deutlich höhere Einnahmen heraus, vermutet das Finanzamt Steuerhinterziehung.

2. Schwankende Gewinne

Gewinnschwankungen sind normal, starke Schwankungen sind es nicht. „Auch dazu hat das Finanzamt Branchenstatistiken“, sagt Steuerberater Dirk Witte.

3. Umsatz oder Gewinn sind untypisch für die Betriebsgröße

Eine Tischlerei mit zwei Mitarbeitern weist einen zu versteuernden Gewinn von eine Million Euro aus? Der Fiskus wird sich freuen über die fälligen Steuern, aber auch neugierig sein, ob nicht noch mehr zu holen ist. Denn untypisch hohe Gewinne können auch ein Zeichen für Geldwäsche sein.

4. Überraschend niedrige Lohnkosten

Den Finanzämtern ist relativ gut bekannt, welche Löhne in welcher Region gezahlt werden. „Also kann das Finanzamt vom Umsatz auf die Lohnkosten und Lohnnebenkosten schließen und umgekehrt“, sagt Witte. Zudem kennt es schon die Zahl der Mitarbeiter aus der Lohnsteueranmeldung. Wenn die Zahlen nicht zusammenpassen, sollte der Betrieb eine gute Begründung liefern. „Sonst fragt sich der Finanzbeamte, wie viel der Betrieb schwarz abrechnet.“

5. Hohe Materialkosten

Passen die Materialkosten nicht zum Umsatz, vermutet der Fiskus ebenfalls Schwarzarbeit oder Geldwäsche.

Tipp: Alles, was ungewöhnlich erscheint, sollte der Betrieb immer kurz im Jahresabschluss erläutern.

Die Kosten: Wie teuer wird die Betriebsprüfung?

Wie viel genau ein Handwerksbetrieb nach einer Betriebsprüfung nachzahlen wird, entscheidet sich im Einzelfall. Die Statistik des Bundesfinanzministeriums verrät jedenfalls nicht alles, liefert aber Anhaltspunkte für das Ausmaß des Schadens, wie das Beispiel Kleinstbetrieb zeigt:

  • Im Durchschnitt musste 2015 jeder geprüfte Kleinstbetrieb 15.354 Euro Steuern nachzahlen.
  • Da in der Regel drei Jahre zusammenhängend geprüft werden, verteilt sich die Nachzahlung rein rechnerisch also auf drei Steuerjahre, macht pro geprüftem Steuerjahr rund 5.000 Euro.
  • Das klingt nach weniger, als es ist: Als Kleinstbetrieb galt 2015, wer höchstens 36.000 Euro Gewinn gemacht hat. Eine durchschnittliche Steuernachzahlung nach einer Betriebsprüfung kostete den Betrieb also mindestens 43 Prozent des Jahresgewinns. Im Einzelfall kann es deutlich weniger sein. Oder auch sehr viel mehr, wenn die Betriebsprüfer zum Beispiel die komplette Buchhaltung verwerfen und die Steuer für mehrere Jahre schätzen.
  • Hinzu können weitere Kosten kommen: zum Beispiel für den Steuerberater und vielleicht auch für einen Rechtsanwalt, falls das Finanzamt Strafanzeige stellt wegen des Verdachts auf Steuerbetrug.

Letzte Warnung: Lässt sich eine Betriebsprüfung noch abwenden?

Vor einer möglichen Betriebsprüfung sprechen Finanzämter eine klare Warnung aus: der Hinweis „Unter dem Vorbehalt der Nachprüfung“ auf dem Steuerbescheid. Standardmäßig, kraft Gesetz, steht dieser Satz nur auf Umsatzsteuerbescheiden.

In allen anderen Fällen sei der Vorbehalt einer Nachprüfung ein klares Signal, sagt Steuerberater Dirk Witte. „Der Satz erscheint nicht standardmäßig auf jedem Steuerbescheid, sondern nur bei entsprechendem Anlass.“

Zur Betriebsprüfung kommt es in der Regel jedoch nur, wenn drei aufeinander folgende Bescheide unter dem Vorbehalt einer Nachprüfung stehen. Das bedeutet: Der Betrieb hat zwei Jahre Zeit, sich auf die Betriebsprüfung vorzubereiten. Vor allem aber sollte er schon den ersten „Vorbehalt“ ernst nehmen und alles dafür tun, dass der Fiskus in den beiden Folgejahren nichts zu beanstanden hat.

„Das ist übrigens auch die einzige Chance, weitere Betriebsprüfungen zu vermeiden, wenn man schon mal eine hatte“, sagt Steuerberater Dirk Witte. Denn Betrieben, die schon einmal negativ aufgefallen sind, drohen oft Anschlussprüfungen, wenn sich nichts ändert.

„In der Schlussbesprechung sagt ein Prüfer ja genau, was ihm alles aufgefallen ist“, betont der Experte. „Wer daraus nichts lernt und seine Jahreserklärungen nicht verbessert, muss sich nicht wundern, wenn der Betriebsprüfer erneut vor der Tür steht.“