Betriebsprüfung unter Corona: Wann prüft das Finanzamt?

• Für Betriebsprüfungen durch Finanzämter gibt es keinen festen Turnus oder Zufallsstichproben. Stattdessen entscheidet der Fiskus anhand konkreter Gründe.
• Das gilt auch in der Corona-Pandemie: weniger Prüfer, weniger Kontrollen, weniger Einnahmen – doch noch immer werden zig Tausende kleine Unternehmen geprüft.
• Das kann teuer werden: Zum Beispiel zahlten geprüfte Kleinstbetriebe zuletzt im Durchschnitt mehr als 20.000 Euro Steuern nach einer Prüfung nach.
• Drei Fragen entscheiden über eine Betriebsprüfung: Sind Steuererklärung und Jahresabschluss plausibel? Sind die Abweichungen begründet? Wie ist der Gesamteindruck der Unterlagen?
• Letztes Warnsignal, dass die Gefahr eine Betriebsprüfung wächst: der Vorbehalt der Nachprüfung auf dem Steuerbescheid. Doch auch dann kann man noch gegensteuern.

Wer kennt sie nicht: die Angst vor der Betriebsprüfung. Wann ist es soweit? Werden die Prüfer etwas finden? Wie lange wird es dauern? Was wird es mich kosten? …

Man muss nicht unbedingt Schwarzgeld horten oder bewusst Steuern hinterziehen, um sich solche Fragen zu stellen. Denn Fehler können passieren – selbst einen rechtschaffenen Chef, einer peniblen Buchhaltung und einem sorgfältigen Steuerberater. Doch wer hat wirklich Grund zur Sorge – und wer nicht?

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Unter Corona: Wie wahrscheinlich ist eine Betriebsprüfung?

Jahr im Herbst das gleiche Spiel: Das Bundesfinanzministerium veröffentlicht eine Erfolgsstatistik des Vorjahres.

2020 sahen die Ergebnisse der steuerlichen Betriebsprüfung allerdings etwas anders aus als gewohnt: Weniger Prüfer, weniger Kontrollen und deutlich weniger Einnahmen aus den Prüfungen weist die Statistik des Bundesfinanzministeriums (BMF) aus:

• 12.664 Prüfer (-5,07% gegenüber 2019) kassierten von rund 153.000 Unternehmen (-15,82%) 11,3 Milliarden Euro (-25,66%).
• Kontrolliert haben die Finanzämter 0,79 Prozent aller Kleinstbetriebe, 2,34 Prozent der Kleinbetriebe, 4,95 Prozent der Mittelbetriebe und 17,41 Prozent der Großbetriebe.
• Rechnerisch wird ein Kleinstbetrieb damit nur alle 127 Jahre kontrolliert, ein Kleinbetrieb alle 43 Jahre, ein mittlerer Betrieb alle 20 Jahre und ein Großbetrieb alle 6 Jahre.

Zu welcher Gruppe ein Unternehmen zählt, hängt vom Umsatz und dem zu versteuerndem Gewinn ab. Handwerker gelten in der Regel als Fertigungsbetriebe. Für sie gelten seit 2019 folgende Grenzen:

• Kleinstbetriebe: weniger als 44.000 Euro Gewinn oder 210.000 Euro Umsatz.
• Kleinbetrieb: ab 44.000 Euro Gewinn oder 210.000 Euro Umsatz.
• Mittelbetrieb: ab 68.000 Euro Gewinn oder 610.000 Euro Umsatz.
• Großbetrieb: mehr als 300.000 Euro Gewinn oder mehr als 5,1 Millionen Euro Umsatz.

Vorsicht: Auch wenn kleine Unternehmen seltener überprüft werden – in Sicherheit wiegen dürfen sich die Inhaber kleiner Handwerksbetriebe nicht.Ob und wann ein Betrieb überprüft wird, entscheidet nicht die Statistik, sondern das Finanzamt. Und das für jeden einzelnen Betrieb ganz individuell und jedes Jahr aufs Neue.

Die Regeln: Wie entscheidet das Finanzamt über eine Betriebsprüfung?

So unwahrscheinlich eine Betriebsprüfung für kleine und mittlere Betriebe rein statistisch auch ist: Mit Glück, Pech oder einem geheimen Turnus habe das nichts zu tun, sagt Dirk Witte. Er war früher selbst Betriebsprüfer und arbeitet heute als Steuerberater in Oldenburg.

Witte weiß: „Zu einer Außenprüfung im Betrieb kommt es nur bei einem konkreten Verdacht.“ Witte weiß auch, nach welchen Regeln das Finanzamt über eine Betriebsprüfung entscheidet:

• Keine Zufallsprüfung: Ein Sachbearbeiter des Finanzamtes muss einen Betrieb zur Nachprüfung vorschlagen. Die Entscheidung trifft ein Vorgesetzter, denn Personal für die Prüfungen ist knapp. Zufälligen Stichproben zieht das Finanzamt nicht.
• Keine schnelle Entscheidung: „Die Sachbearbeiter sollen mindestens drei Jahre im Zusammenhang betrachten“, sagt Witte. Eine Auffälligkeit in einem Jahr genüge nicht für eine Betriebsprüfung. Erst wenn ein Betrieb weiter aus dem Rahmen fällt, wird ihn ein Sachbearbeiter zur Prüfung vorschlagen.
• Nur bei konkretem Anlass: Der Sachbearbeiter muss seinen Vorschlag gut begründen, zum Beispiel mit unerklärlichen Abweichungen von Branchenwerten. Gründe wie „der ist noch nie geprüft worden“ oder „die letzte Prüfung ist bei dem schon so lange her“ zählen dabei nicht, weiß Witte.

Wie wichtig eine gute Vorauswahl aus Sicht der Finanzämter ist, zeigen einige Zahlen: Laut Statistik des Bundesfinanzministeriums gab es 2020 fast rund 8,4 Million Betriebe. Das waren knapp 200.000 mehr als 2019. Denen standen 12.664 Betriebsprüfer gegenüber, fast 700 weniger als im Vorjahr.

Die Kriterien: Was kontrolliert das Finanzamt als Erstes?

Sobald eine Jahressteuererklärung, ein Jahresabschluss oder eine Einnahmen-Überschussrechnung (EÜR) beim Finanzamt eingeht, startet die Kontrolle. „Überprüft wird jeder Einzelne – ohne Ausnahme“, sagt Steuerberater Witte. Drei Punkte stehen dann auf der Checkliste.

1. Sind die Zahlen plausibel?

Ein Prüfprogramm kontrolliert die Zahlen auf Plausibilität: Sind Umsatz, Gewinn und Kosten in sich stimmig? Passen sie zu den Vorjahreswerten des Betriebs und zu den Richtwerten für Betriebe gleicher Größe und Branche?

2. Gibt es eine gute Erklärung?

Zahlen verraten nicht alles. Vielleicht ist ja der wichtigste Auftraggeber abgesprungen und der Gewinn deshalb eingebrochen. Oder ein Neukunde hat sich als Betrüger herausgestellt, nachdem das Material für den Auftrag schon bestellt war – was die hohen Materialkosten erklären würde. „Deswegen sind Erläuterungen zu ungewöhnlichen Zahlen wichtig“, sagt Witte. Ob es zu einer Betriebsprüfung kommt, hängt oft davon ab, wie gut oder schlecht ein Betrieb das Finanzamt informiert.

3. Wie ist der Gesamteindruck?

Auch das ist wichtig: Sind die Unterlagen und Belege sauber und ordentlich sortiert? Sind die Zahlen gut zu vergleichen, oder sind zum Beispiel die Tabellen jedes Jahr etwas anders aufgebaut?

Eine Jahressteuererklärung sei „wie ein kleines Kunstwerk“, sagt Steuerberater Dirk Witte. „Wenn sie optisch ansprechend ist, sagt der Sachbearbeiter oft schon auf den ersten Blick ‘sieht gut aus‘, und schlägt den Betrieb nicht vor.“

Big Data: Welche Quellen nutzt das Finanzamt noch?

Noch entscheiden Menschen in den Finanzämtern darüber, welche Betriebe die Betriebsprüfer kontrollieren. Keine leichte Aufgabe bei fast 8 Millionen Betrieben. Doch Digitalisierung, Vernetzung und die Steuer-ID, unter der alles zusammengeführt wird, erleichtern die Suche nach Steuersündern. „Das Netz wird immer engmaschiger“, sagt Steuerberater Dirk Witte.

Diese Quellen und Daten nutzen die Finanzämter digital:

• Richtwertsammlungen: Die Finanzämter verfügen über umfangreiche Daten mit Vergleichswerten für jedes Gewerk, jede Unternehmensgröße und jede Region.
• Sozialversicherungen: Alle Sozialversicherungsträger liefern dem Fiskus Informationen über die Höhe der abgeführten Sozialversicherungsbeiträge und über Leistungen wie Krankengeld, Arbeitslosengeld, Renten und Insolvenzgeld.
• Andere Finanzämter: Zudem tauschen sich die Finanzämter untereinander ständig aus. Jede Handwerkerrechnung, die der Fiskus in die Finger bekommt, wird zur Kontrollmitteilung: Hat der Betrieb die Einnahme versteuert? Zugriff erhalten die Finanzämter durch Handwerkskunden, die Rechnungen beim Finanzamt einreichen, und durch Betriebsprüfungen in anderen Firmen.
• E-Bilanz & Co: Nicht zuletzt müssen die Betriebe selbst ihre Daten digital anliefern. Mit jeder Steuererklärung, Bilanz oder Einnahmen-Überschuss-Rechnung wird die Datensammlung größer, auch mit Lohnsteueranmeldungen und Umsatzsteuervoranmeldungen.

So bemerken die Finanzämter sofort Abweichungen …

… zwischen den Angaben des Betriebs und der anderen Quellen,

… von den Durchschnittswerten der Branche und Region,

… von Vorjahreswerten des Betriebes selbst,

… zwischen Voranmeldungen und Steuererklärungen oder Jahresabschlüssen.

5 typische Schwachpunkte, die Sie erklären müssen!

Misstrauisch wird das Finanzamt vor allem in diesen Fällen:

1. Vorauszahlungen runter – Einnahmen rauf

Wer sinkende Einnahmen erwartet, kann eine Herabsetzung der Steuervorauszahlungen beantragen. Kommen mit der Steuererklärung jedoch deutlich höhere Einnahmen heraus, vermutet das Finanzamt Steuerhinterziehung.

2. Schwankende Gewinne

Gewinnschwankungen sind normal, starke Schwankungen sind es nicht. „Auch dazu hat das Finanzamt Branchenstatistiken“, sagt Steuerberater Dirk Witte.

3. Umsatz oder Gewinn sind untypisch für die Betriebsgröße

Eine Tischlerei mit zwei Mitarbeitern weist einen zu versteuernden Gewinn von eine Million Euro aus? Der Fiskus wird sich freuen über die fälligen Steuern, aber auch neugierig sein, ob nicht noch mehr zu holen ist. Denn untypisch hohe Gewinne können auch ein Zeichen für Geldwäsche sein.

4. Überraschend niedrige Lohnkosten

Den Finanzämtern ist relativ gut bekannt, welche Löhne in welcher Region gezahlt werden. „Also kann das Finanzamt vom Umsatz auf die Lohnkosten und Lohnnebenkosten schließen und umgekehrt“, sagt Witte. Zudem kennt es schon die Zahl der Mitarbeiter aus der Lohnsteueranmeldung. Wenn die Zahlen nicht zusammenpassen, sollte der Betrieb eine gute Begründung liefern. „Sonst fragt sich der Finanzbeamte, wie viel der Betrieb schwarz abrechnet.“

5. Hohe Materialkosten

Passen die Materialkosten nicht zum Umsatz, vermutet der Fiskus ebenfalls Schwarzarbeit oder Geldwäsche.

Tipp: Alles, was ungewöhnlich erscheint, sollte der Betrieb immer kurz im Jahresabschluss erläutern.

Die Kosten: Wie teuer wird die Betriebsprüfung?

Wie viel genau ein Handwerksbetrieb nach einer Betriebsprüfung nachzahlen wird, entscheidet sich im Einzelfall. Die Statistik des Bundesfinanzministeriums verrät jedenfalls nicht alles, liefert aber Anhaltspunkte für das Ausmaß des Schadens, wie das Beispiel Kleinstbetrieb zeigt:

• Im Durchschnitt musste 2020 jeder geprüfte Kleinstbetrieb 22.676 Euro Steuern nachzahlen.
• Da in der Regel drei Jahre zusammenhängend geprüft werden, verteilt sich die Nachzahlung rein rechnerisch also auf drei Steuerjahre, das ergibt pro geprüftem Steuerjahr rund 7.559 Euro.
• Das klingt nach weniger, als es ist: Als Kleinstbetrieb galt 2020, wer weniger als 44.000 Euro Gewinn gemacht hat. Eine durchschnittliche Steuernachzahlung nach einer Betriebsprüfung kostete den Betrieb also leicht den halben Jahresgewinn. Im Einzelfall kann es deutlich weniger sein. Oder auch sehr viel mehr, wenn die Betriebsprüfer zum Beispiel die komplette Buchhaltung verwerfen und die Steuer für mehrere Jahre schätzen.
• Hinzu können weitere Kosten kommen: zum Beispiel für den Steuerberater und vielleicht auch für einen Rechtsanwalt, falls das Finanzamt Strafanzeige stellt wegen des Verdachts auf Steuerbetrug.

Letzte Warnung: Lässt sich eine Betriebsprüfung noch abwenden?

Vor einer möglichen Betriebsprüfung sprechen Finanzämter eine klare Warnung aus: der Hinweis „Unter dem Vorbehalt der Nachprüfung“ auf dem Steuerbescheid. Standardmäßig, kraft Gesetz, steht dieser Satz nur auf Umsatzsteuerbescheiden.

In allen anderen Fällen sei der Vorbehalt einer Nachprüfung ein klares Signal, sagt Steuerberater Dirk Witte. „Der Satz erscheint nicht standardmäßig auf jedem Steuerbescheid, sondern nur bei entsprechendem Anlass.“

Zur Betriebsprüfung kommt es in der Regel jedoch nur, wenn drei aufeinander folgende Bescheide unter dem Vorbehalt einer Nachprüfung stehen. Das bedeutet: Der Betrieb hat zwei Jahre Zeit, sich auf die Betriebsprüfung vorzubereiten. Vor allem aber sollte er schon den ersten „Vorbehalt“ ernst nehmen und alles dafür tun, dass der Fiskus in den beiden Folgejahren nichts zu beanstanden hat.

„Das ist übrigens auch die einzige Chance, weitere Betriebsprüfungen zu vermeiden, wenn man schon mal eine hatte“, sagt Steuerberater Dirk Witte. Denn Betrieben, die schon einmal negativ aufgefallen sind, drohen oft Anschlussprüfungen, wenn sich nichts ändert.

„In der Schlussbesprechung sagt ein Prüfer ja genau, was ihm alles aufgefallen ist“, betont der Experte. „Wer daraus nichts lernt und seine Jahreserklärungen nicht verbessert, muss sich nicht wundern, wenn der Betriebsprüfer erneut vor der Tür steht.“