Sie wollen wissen, warum am Monatsende immer so wenig übrig bleibt? Die Gründe könnten Sie in Ihrer BWA finden: 10 Informationen verraten Ihnen die Wahrheit über Ihren Betrieb – schnell und überraschend leicht verständlich!
Für manche ist die Betriebswirtschaftliche Auswertung (BWA) Chefsache. Für andere ist sie ein unheimlicher Zahlenfriedhof.
Was bedauerlich ist, denn eine BWA kann Antworten geben. Zum Beispiel auf diese Frage: Wo bleibt eigentlich das ganze Geld?
Eine BWA zwingt auch zum Nachdenken: Woher kommen diese vielen Ausgaben? Und: Wenn meine Personalaufwandsquote so hoch ist – schaffen dann meine Mitarbeiter nicht genug, oder sind meine Preise zu niedrig?
Wer Überblick und Sicherheit in seinem Betrieb schätzt, kommt um die BWA nicht herum.
Dabei macht es einem die BWA besonders leicht, sagt Betriebsberater Wolfgang Miethke von der Handwerkskammer Hildesheim-Südniedersachsen: "Es gibt zwei Dinge, die jeder wissen sollte:
Die BWA kostet nichts extra, die erstellt sein Steuerberater sowieso.
Und die BWA drückt nur in Zahlen aus, was den vorherigen Monat so im Betrieb gelaufen ist. Wem das klar ist, der versteht auch die Zahlen."
Für wen lohnt sich das?
Aber wozu dann noch die Zahlen, wenn man seinen Betrieb kennt? "Für einen Einzelkämpfer mit 50.000 Euro Umsatz und 10.000 Euro Gewinn ist eine BWA vielleicht nicht nötig, da genügt ein Blick auf das Konto", räumt Miethke ein.
"Aber sobald man Mitarbeiter hat, Zinsen und Raumkosten zahlt, bei Kunden mit größeren Beträgen in Vorleistung geht, geht das nicht mehr. Da verliert man den Überblick."
Am wichtigsten für den Überblick sind diese sieben Kennzahlen:
So viel haben Sie in diesem Monat verkauft und verbucht. Nicht gebuchte Leistungen, z. B. weil noch keine Rechnung geschrieben wurde, fließen nicht in die Umsatzerlöse. Wenn trotz viel Arbeit am Monatsende zu wenig übrig bleibt, könnte das zum Beispiel an zu viel unproduktiver Arbeit liegen, die Sie niemandem in Rechnung stellen können.
Der Rohertrag ergibt sich, wenn Sie vom Umsatzerlös den Materialeinkauf abziehen. Der Rohertrag ist das Geld, dass Ihnen zur Deckung Ihrer Betriebskosten maximal zur Verfügung steht. Ist der Rohertrag zu niedrig oder sind die Betriebskosten zu hoch, wird für Sie am Monatsende nichts übrig bleiben.
Wenn Sie jetzt vom Rohertrag die übrigen Betriebsausgaben abziehen, erhalten Sie das vorläufige Ergebnis. Das ist der Betrag, der am Monatsende übrig geblieben ist.
Tipp: Prüfen Sie, ob alle Betriebsausgaben in der BWA enthalten sind, häufig fehlen die Abschreibungen. Andere Ausgaben fallen nicht gleichmäßig jeden Monat an.
Deshalb Vorsicht: Der Wert kann von Monat zu Monat stark schwanken. Je weiter allerdings das Jahr voranschreitet, desto stärker nähert sich das kumulierte vorläufige Ergebnis dem voraussichtlichen Jahresergebnis an.
Bedenken Sie auch: Das vorläufige Ergebnis berücksichtigt keine privaten Aufwendungen, wie zum Beispiel Versicherungsbeiträge des Unternehmers oder Einkommensteuerzahlungen, auch wenn diese vom Betriebskonto geleistet wurden.
Die Umsatzrendite sagt Ihnen, wie viel Prozent vom Umsatzerlös nach Abzug von Materialeinkauf und anderen
Betriebsausgaben übrig bleiben. Mit anderen Worten: So viel bleibt von jedem Euro übrig, den Sie umsetzen.
Die Wareneinsatzquote verrät Ihnen, wie viel Prozent vom Umsatz Sie für Material ausgegeben haben. Die Zahl wird vor allem durch den Vergleich mit den Werten anderer Betriebe aussagekräftig.
Sie sagt Ihnen, wie viel Prozent Ihrer Einnahmen Sie für Personalkosten ausgegeben haben. Zu den Personalkosten zählen dabei Löhne und Gehälter, der Arbeitgeberanteil der Sozialabgaben einschließlich Berufsgenossenschaft.
Je kleiner diese Quote im Vergleich zu anderen Betrieben ist, desto höher ist die Produktivität Ihrer Mitarbeiter im Vergleich zu den Wettbewerbern.
Die Bestandsveränderungen fertiger und unfertiger Erzeugnisse sollten nicht übersehen werden. Sie erscheinen nicht zwangsläufig in der BWA, weil sie nicht mit Buchungsvorgängen verbunden sind. Trotzdem muss man sie kennen, um die übrigen Zahlen richtig einzuschätzen: Zu Bestandsänderungen kann es kommen, wenn Sie in einem Monat mehr einkaufen und vielleicht auch verarbeiten, als Sie in diesem Monat verkaufen (in Rechnung stellen). Dann steigt Ihr Materialbestand bzw. der Bestand an unfertigen oder fertigen Erzeugnissen. Das können Sie buchen und dann taucht es auch in der BWA auf, doch viele vergessen die Bestandsänderungen und unter- oder überschätzen dann ihr Ergebnis.
Auch diese 3 Ergänzungen zur BWA sollten Sie kennen und nutzen:
Hier bekommen Sie einen detaillierten Überblick über Verbindlichkeiten und Forderungen Ihres Unternehmens.
Diese Liste ist eine Aufstellung aller Konten der Finanzbuchhaltung. Die Summen- und Saldenliste fasst bei Bestandskonten alle Vorfälle zusammen in Form eines Eröffnungsbilanzwertes, evtl. Zu- und Abgängen sowie einem Endbetrag. Aufwands- und Ertragskonten beginnen ohne Anfangsbetrag. In der SuSa finden Sie auch alle Privatentnahmen.
Die BWA bietet auf Wunsch zusätzlich eine Auswertung der "Statischen Liquidität" – einen Überblick über flüssige Gelder sowie kurzfristig fällige Forderungen und Verbindlichkeiten. Die Aussagekraft hinsichtlich der zukünftigen Zahlungsfähigkeit ist sehr eingeschränkt. Wichtig – jedoch nicht Teil der BWA – ist deshalb eine monatliche oder wöchentliche Liquiditätsvorschau, die alle voraussichtlichen Zahlungsaus- und -eingänge zu ihren jeweiligen Terminen erfasst.
Vergleiche bringen die Erkenntnis!
Die Zahlen der BWA sagen für sich alleine wenig aus. Monatswerte können von Monat zu Monat schwanken, das ist in vielen Branchen der Fall.
Ein klareres Bild bieten die "kumulierten Werte": Der kumulierte Umsatzerlös zum Beispiel verrät, wie viel Umsatz der Betrieb seit Jahresanfang insgesamt gemacht hat. Noch aussagekräftiger werden die Zahlen, wenn man sie mit den Vorjahreswerten vergleicht. "Da kann man dann schon sehr viel herausholen", sagt Miethke.
Vor allem die kumulierten Werte werden umso aussagekräftiger, je weiter das Jahr voranschreitet.
Ebenso spannend kann für den Chef die Frage sein, wie sein Betrieb im Vergleich zu anderen dasteht: Die Zahlen verraten Ihnen, wo Sie ansetzen können, wenn Sie mit Ihrer Lage nicht zufrieden sind. Erzielen andere Betriebe vielleicht höhere Gewinne? Sind die Mitarbeiter produktiver oder die Kosten niedriger?
Vergleichszahlen bekommen Sie zum Beispiel als Innungsbetrieb von Ihren Fachverbänden. Oder Sie wenden sich an die RGH in Kiel (rghandwerk.de) oder die LGH in Düsseldorf (lgh.de). Beide Institutionen des Handwerks erstellen Betriebsvergleiche für viele Gewerke. Oder Sie fragen Ihre Bank, denn viele Kreditinstitute haben eigene Branchenstudien. Ferner sollten Steuerberater über Vergleichszahlen verfügen. Auf jeden Fall können die betriebswirtschaftlichen Berater der Kammern und Verbände helfen.
Doch Vorsicht: "Man darf auch nicht blind vergleichen, nicht jeder Betrieb ist gleich", warnt Miethke. Dabei spielen Unternehmensgröße und Spezialisierung eine Rolle. "Wer als Tischler gekaufte Bauelemente verbaut, hat eine ganz andere Materialeinsatzquote als jemand, der Massivholzmöbel baut – da lassen sich die Zahlen nicht vergleichen."
Wer hilft bei der BWA-Auswertung und was kostet es?
Die BWA erstellt in der Regel der Steuerberater: Wenn er auch die Buchhaltung eines Betriebs übernimmt, hat er auch alle Zahlen für die BWA in seiner Datenverarbeitung.
Im Normalfall erhalten Betriebe von ihrem Steuerberater eine BWA automatisch – schließlich ist sie für den Betrieb auch eine Art Kontrolle, ob der Steuerberater alles richtig gebucht hat.
Also kostet die BWA nichts extra. "Es sei denn, man hat ein paar Sonderwünsche an den Aufbau oder Auswertung", sagt Miethke. "Die meisten dieser Wünsche kosten den Steuerberater aber auch nur ein paar kurze Einstellungen in seiner Software und sollten nicht viel kosten."
Wer Fragen zur BWA hat, sollte sich ebenfalls zunächst an seinen Steuerberater wenden. Wenn Sie ein regelmäßiges Gespräch mit dem Steuerberater wollen, sollten Sie vorher mögliche Kosten klären. Kompetente und kostenlose Beratung zum Verständnis und den Ergebnissen einer BWA bieten aber auch die betriebswirtschaftlichen Berater der Handwerkskammern.
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