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Digitale Zeiterfassung

Der Stundenzettel als digitale App

Das gesetzlich geforderte Berichtswesen am Bau ist nicht ohne. Viel Papierkram, viel Erfassung am Rechner im Büro. Einfacher geht das mit dem Smartphone. Vor allem dann, wenn ein Bauunternehmer hinter der Entwicklung steckt.

Inhaltsverzeichnis

Auf einen Blick:

  • Software-Entwickler Dominic Sander und Bauunternehmer Jürgen Bruns haben zusammen die Idee für die Zeiterfassungssoftware 123erfasst.de entwickelt.
  • Mit dieser Lösung kann die persönliche Arbeitszeit oder die einer ganzen Kolonne erfasst werden. Die Daten gehen anschließend direkt an die Buchhaltung, wo sie beispielsweise für die Lohnabrechnung genutzt werden.
  • Praktisch: Die App funktioniert auch ohne Funkverbindung, da sie sich automatisch mit dem Server synchronisiert. Das bedeutet: Die App kann auch offline genutzt werden.
  • Jürgen Bruns setzt die App in seinem Betrieb ein und hat dadurch nicht nur Ordnung in seiner Buchführung.

Manchmal schmiedet eben doch der Zufall die stärksten Allianzen: „Vor fast zehn Jahren stand Dominic Sander in meinem Büro und wollte sich ein Angebot für den Bau eines Privathauses machen lassen“, erinnert sich Bauunternehmer Jürgen Bruns. Eine Begegnung der besonderen Art mit dem IT-Experten, der schon vor Abitur und Mathematik-Studium als Sechzehnjähriger eine komplette Software für Videotheken Management unter dBase entwickelte, denn seither sind der erfolgreiche Software- Entwickler Sander und der Lohner Bauunternehmer ein Team.

Geholfen hat ihnen dabei ein bisschen Smalltalk: „Bei der Projektplanung spricht man über dies und das. Privates und Berufliches. Was machen Sie denn so? Softwareentwicklung – das ist ja spannend. Ich bin da schon seit längerer Zeit auf der Suche nach mobiler Zeiterfassung, finde aber nicht das, was ich mir konkret vorstelle", erzählt der Bauunternehmer über die Keimzelle des heutigen Unternehmens 123erfasst.de.

„Was soll die Software denn können? Vielleicht kann ich Ihnen helfen, wenn es eine praktische und einfache Lösung sein soll“, kann sich Dominic Sander noch gut an den Übergang von der privaten Hausplanung zur Business-Konzeption erinnern. Was folgte, war eine gute Idee, etwas unternehmerisches Wagnis und eine gelungene Partnerschaft zweier unterschiedlicher Menschen. Jürgen Bruns brachte den bautechnischen Sachverstand in das gemeinsame Web 2.0-Projekt ein und Dominic Sander sein in 20 Jahren Selbstständigkeit erworbenes Know-how in Sachen Programmierung.

Einfach erfassen per Zeiterfassungssoftware

Das Ergebnis der gemeinsamen Überlegungen heißt heute 123erfasst.de. Die Zeiterfassungssoftware ist für Außendienstler und Baustellenarbeiter konzipiert. Per App erfasst die Lösung auf dem Handy die persönliche Arbeitszeit oder die einer ganzen Kolonne. Per Funk werden die Daten direkt in die Buchhaltung geschickt. Abrechnungen zum Kunden, Projektdokumentation, aber auch die Lohnabrechnungen werden durch die Digitalisierung vereinfacht und beschleunigt, sagt der Obermeister der Maurer-Innung Vechta.

Auch das notwendige Bautagebuch werde mit der Lösung automatisch geführt. Entscheidend war für den Bauunternehmer von Anfang an, dass den gesetzlichen Anforderungen zum Nachweis von Arbeitszeiten (Arbeitnehmer-Entsendegesetz) im vollen Umfang entsprochen wird. Sonst ist der Ärger mit den Behörden vorprogrammiert. Daten wie Zeit, Leistung, Standort, Wetter, Material, Geräteeinsatz bis hin zu Fotos zur Dokumentation werden in Echtzeit auf einen Server übertragen. Alles steht dem Firmen-Office superschnell fernab vom Einsatzort digitalisiert zur Verfügung.

Nützliche Besonderheit der Lösung: Sie funktioniert auch ohne Funkverbindung. Denn die App synchronisiert sich automatisch mit dem Server. „Somit hat das Handy stets alle Stammdaten – wie z.B. Baustellen, Mitarbeiter oder Geräte – im Handyspeicher verfügbar“, erklärt Bauunternehmer Bruns. Dadurch können alle Daten auch offline erfasst werden. Die Daten bleiben gespeichert und werden automatisch an den Server im Büro übertragen, wenn das Handy wieder Empfang hat.

Auf dem Markt ist das Tool seit fünf Jahren. „Als wir an den Start gingen, da begann der Hype um die Apps gerade. Da sind wir mit optimalem Timing auf den fahrenden Zug aufgesprungen", erinnert sich Bruns an die Pionierzeit seiner App. Der gelernte Maurer und studierte Bau-Informatiker hatte den großen Vorteil, dass er die Produkt-Erprobung auf Herz und Nieren im Alltagsgeschäft zunächst in seinem eigenen Bauunternehmen durchführen konnte. Eine ideale Ergänzung. „Meine 15 Mitarbeiter waren echte Versuchskaninchen. Aber sie waren dafür auch die Ersten, die ein modernes Smartphone zur eigenen Nutzung dabei hatten“, erzählt der Unternehmer.

Praxiserprobt: Die App 123erfasst.de im Handwerksalltag

Der Familienmensch und Vater zweier Töchter ist mit seinem Bauunternehmen vor allem im kommunalen Hochbau, bei Bauvorhaben des staatlichen Baumanagements, beispielsweise von Universitäten oder Justizvollzugsanstalten, sowie dem Gesundheitswesen bei Krankenhäusern tätig. "Bei vielen Baustellen kann der Überblick schon mal verloren gehen. Aber seitdem ich unsere 123erfasst-Software nutzen kann, haben wir nicht nur Ordnung in der Buchführung, sondern ich weiß dank GPS auch immer, wo unsere Mitarbeiter grad sind und welche Tätigkeiten erledigt werden", umreißt Bruns die Vorteile seiner Software. Und Zeit ist schließlich Geld. Grad in Zeiten von Web 2.0.

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