Worauf Arbeitgeber bei Neueinstellungen achten sollten, weiß Nathalie Oberthür, Fachanwältin für Arbeitsrecht in Köln und Mitglied im Arbeitsrechtsausschuss des Deutschen Anwaltvereins.
Fehler Nr. 1: Der Neue fängt an, ohne unterschrieben zu haben!
Sie wollen einen neuen Mitarbeiter befristet einstellen und weil Sie viel zu tun haben, lassen Sie den Neuen schon mal anfangen - den Arbeitsvertrag kann er ja später unterschreiben? Das führt dazu, dass aus dem befristeten Arbeitsverhältnis automatisch ein unbefristetes wird. Das gilt sogar dann, wenn der Mitarbeiter erst zwei, drei Stunden gearbeitet hat, bevor er den Vertrag unterschreibt.
Den Grund erklärt Oberthür so: Befristete Arbeitsverhältnisse sind nur unter zwei Bedingungen möglich.
- Entweder handelt es sich um eine Neueinstellung. Dann müssen Sie die Befristung nicht begründen.
- Oder der Mitarbeiter war schon vorher befristet für Sie tätig. Dann brauchen Sie eine sachliche Begründung für die erneute Befristung, zum Beispiel eine Schwangerschaftsvertretung oder ein zeitlich begrenztes Projekt.
Wenn Sie den Neuen jedoch befristet einstellen wollen und nicht sofort einen Vertrag unterschreiben lassen, dann passiert rechtlich Folgendes:
- Dadurch, dass er die Arbeit ohne schriftlichen Vertrag aufnimmt, geht er sein erstes befristetes Arbeitsverhältnis mit Ihnen ein. Denn eine Befristung ist nur wirksam, wenn Sie schriftlich niedergelegt wird.
- Wenn Sie ihm später endlich den besprochenen Vertrag vorlegen, dann ist das rechtlich schon keine Neueinstellung mehr, sondern bereits das zweite befristete Arbeitsverhältnis – direkt im Anschluss an das erste, mündlich vereinbarte.
- Die Folge: Die zweite Befristung im Vertrag ist mangels eines sachlichen Grundes ungültig. Sie haben den Mitarbeiter damit unbefristet eingestellt.
Darum rät die Expertin:
Lassen Sie neue Mitarbeiter grundsätzlich keinen Handschlag tun, bevor sie nicht den Arbeitsvertrag unterschrieben haben.
Fehler Nr. 2: Sie lassen dem Neuen zu viel Spielraum für späte Forderungen
Ob Sie sich beim Lohn verrechnen, unter Tarif zahlen oder der Neue jede Menge unbezahlte Überstunden anhäuft: Noch bis zu drei Jahre später kann ein Mitarbeiter Ansprüche geltend machen, wenn Sie dagegen im Arbeitsvertrag keine Vorsorge treffen!
"Das kann ziemlich teuer werden, wenn zum Beispiel einem Mitarbeiter nach der Kündigung einfällt, die Überstunden der letzten drei Jahre einzufordern", warnt Oberthür.
Ihr Tipp:
Sie können die gesetzliche Verjährungsfrist durch eine Ausschlussfrist im Arbeitsvertrag verkürzen - auf bis zu drei Monate. "Das ist die kürzeste mögliche Frist", sagt die Rechtsanwältin. Sie rät zu folgender Formulierung:
"Ansprüche aus dem Arbeitsvertrag müssen innerhalb von drei Monaten schriftlich und binnen weiterer drei Monate gerichtlich geltend gemacht werden."
Diese Regelung bremse erfahrungsgemäß auch streitfreudige Mitarbeiter, berichtet die Expertin. "Das befriedet ungemein, weil Mitarbeiter Hemmungen haben, im laufenden Arbeitsverhältnis zu klagen." Und auch vor Gericht mache es die Sache einfacher: "Arbeitsrichter steigen dann gar nicht mehr in die inhaltliche Prüfung ein, denn wenn ein Anspruch verfallen ist, kann man ihn nicht mehr erfolgreich einklagen."
Die verkürzte Ausschlussfrist gelte sogar dann, wenn ein Arbeitgeber zuvor mit der Bezahlung gegen geltenden Tarif verstoßen hat oder sittenwidrige Löhne gezahlt hat.
Fehler Nr. 3: Sie vergessen klare Überstundenregeln!
Mitarbeiter müssen keine Überstunde leisten, wenn Sie das nicht im Arbeitsvertrag regeln. "Ohne entsprechende Vereinbarung müssen Mitarbeiter allenfalls in absoluten Notfällen mal eine Überstunde leisten", warnt Oberthür.
Wer also nicht um jede Überstunde bitten möchte, sollte diese Möglichkeit schon im Arbeitsvertrag festlegen. Die Verpflichtung zu Überstunden muss klar formuliert sein, zum Beispiel: "Bei Bedarf ist der Mitarbeiter verpflichtet, in gesetzlich zulässigem Rahmen Überstunden zu leisten."
Ebenso muss der Vertrag regeln, ob und wie Überstunden zu vergüten sind.
- Nicht zulässig sind pauschale Formulierungen wie "Mit der Vergütung sind alle Überstunden abgegolten". Zulässig sei es hingegen, wenn im Vertrag klar stehe, wie viele Überstunden mit dem Gehalt abgegolten sind - wenn es nicht unangemessen viele Stunden sind. "10 bis 15 Prozent der regulären Arbeitszeit sind ok", rät Oberthür, also zum Beispiel bei einem 40-Stunden-Vertrag: "Bis zu 4 Überstunden in der Woche sind mit dem Gehalt abgegolten."
- Regeln müsse der Vertrag auch die nicht abgegoltenen Überstunden: Werden sie mit Freizeit ausgeglichen oder ausgezahlt?
- Überstundenzuschläge sind übrigens arbeitsrechtlich nicht erforderlich - es sei denn, ein für Ihre Branche bzw. Ihr Unternehmen geltender Tarifvertrag regelt das anders.
Fehler Nr. 4: Sie verzichten auf eine flexible Vergütung
Finanzielle Sonderleistungen wie ein Bonus, Gehaltsextras oder auch Urlaubs- und Weihnachtsgeld (sofern sie nicht tariflich geregelt sind) sind eine tolle Möglichkeit, besondere Leistungen zu belohnen. Sie sind aber auch riskant: Ganz schnell kann für Sie Ihre Großzügigkeit zur Pflicht werden, wenn Sie sich dagegen nicht schon im Arbeitsvertrag absichern, warnt Nathalie Oberthür.
Ein Beispiel: Wenn Ihre Mitarbeiter in wirtschaftlich guten Zeiten drei Jahre in Folge Weihnachtsgeld erhalten, dann kann sich daraus ein Rechtsanspruch für die weiteren Jahre ergeben, auch wenn Sie sich das dann vielleicht nicht mehr leisten können. Juristen bezeichnen das als "betriebliche Übung", und die führen zu festen Ansprüchen, selbst wenn sie nicht im Arbeitsvertrag stehen.
Verhindern können Sie das, wenn Sie Sonderleistungen im Arbeitsvertrag regeln:
Einmalzahlungen wie Weihnachtsgeld oder einen Bonus können Sie im Arbeitsvertrag unter einen "Freiwilligkeitsvorbehalt" stellen. Der muss allerdings klar verständlich und eindeutig formuliert sein. Jede kleine Unklarheit kann sonst vor Gericht zugunsten des Arbeitnehmers ausgelegt werden.
Schreiben Sie also: "Für den Fall, dass Mitarbeiter X eine Einmalzahlung erhält, so wäre das eine freiwillige Leistung und würde auch bei wiederholter Zahlung keinen Rechtsanspruch begründen." Dringend rät Oberthür davon ab, bei Einmalzahlungen im Arbeitsvertrag einen konkreten Betrag ("X Euro") oder einen Eckwert ("in Höhe eines Bruttomonatsgehalts") zu benennen. "Dann greift der Freiwilligkeitsvorbehalt nicht mehr."
Andere Sonderleistungen wie zum Beispiel die Nutzung eines Dienstwagens sollte der Arbeitsvertrag hingegen klar benennen - und auch die Bedingungen, an die sie geknüpft sind. Denn sonst wird es schwer, sie einem Arbeitnehmer wieder zu entziehen.
Ein Beispiel: "Der Anspruch auf einen Dienstwagen kann vom Arbeitgeber widerrufen werden, wenn der Mitarbeiter ihn zu dienstlichen Zwecken nicht mehr benötigt."
Fehler Nr. 5: Sie verzichten auf Flexibilität bei den Arbeitszeiten
Häufig nutzen Arbeitgeber nicht die Chance, die Arbeitszeiten im Arbeitsvertrag so flexibel wie möglich zu gestalten und an die betrieblichen Bedürfnisse anzupassen, weiß Oberthür. Dabei gebe es dafür zwei Möglichkeiten:
1. Die Lage der Arbeitszeit lässt sich flexibilisieren: Statt zum Beispiel fix 40 Stunden wöchentlich Arbeitszeit zu vereinbaren, kann der Arbeitsvertrag auch regeln, dass der Mitarbeiter im Halbjahresdurchschnitt 40 Stunden wöchentlich arbeitet. "Dann kann der Arbeitgeber den Mitarbeiter je nach Auftragslage in der einen Woche 35 Stunden einsetzen und in einer anderen 45 Stunden", erläutert Oberthür. Nach oben gebe es dabei nur die Grenze durch die gesetzliche Höchstarbeitszeit von 48 Stunden in der Woche bzw. 10 Stunden täglich.
2. Auch der Umfang der Arbeitszeit lässt sich im Arbeitsvertrag flexibel gestalten: Abweichungen von der Regelarbeitszeit um bis zu 25 Prozent nach oben oder um bis zu 20 Prozent nach unten sind möglich. "Aber da muss sich der Arbeitgeber entscheiden - eins von beiden geht nur, nie beides gleichzeitig."
- Nach oben: Beträgt die Regelarbeitszeit 35 Stunden wöchentlich, so kann der Arbeitgeber im Vertrag festschreiben, dass im Bedarfsfall die Regelarbeitszeit auf bis zu 43,75 Stunden (+ 25 Prozent) steigen kann.
- Nach unten: Beträgt die Regelarbeitszeit 35 Stunden wöchentlich, so kann im Vertrag stehen, dass sie im Bedarfsfall auf bis zu 28 Stunden (- 20 Prozent) sinken kann.
