Handwerksbetriebe haben digitale Werkzeuge unterschiedlich stark in ihr Unternehmen integriert.
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Digitalisierung + IT

Digitalisierungsindex: So digital sind Handwerker

Was macht Digitalisierung im Handwerk aus und in welchen Schritten läuft sie ab? Eine neue Untersuchung liefert Antworten.

Auf einen Blick

  • Das Volkswirtschaftliche Institut für Mittelstand und Handwerk hat umfangreiche Daten zur Digitalisierung im Handwerk ausgewertet.
  • Die Forscher schlussfolgern, dass die Digitalisierung im Handwerk in bestimmten Stufen abläuft.
  • Wo steht das Handwerk? Von den befragten Unternehmen galten beinahe 80 Prozent als kaum oder leicht digitalisiert.
  • So funktioniert Digitalisierung im Handwerk: Janine Marquardt, Gründerin der Gebäudereinigung „Freie Zeit“, macht es vor. Sie digitalisiert dort, wo es für sie Sinn macht und sagt: „Ohne Digitalisierung wären wir nicht so erfolgreich geworden.“

Ihre Kommunikation läuft unkompliziert über Smartphone und Messenger. Die gut gepflegten Social-Media-Auftritte locken Kunden und neue Mitarbeiter. Zusätzlich ist Ebay-Kleinanzeigen als Online-Tool zur Kundenakquise und Mitarbeitersuche im Einsatz. Janine Marquardt setzt in ihrem Unternehmen „Freie Zeit“ konsequent dort auf Digitalisierung, wo es ihr nutzt. So hat die Gründerin ihre Gebäudereinigung innerhalb von nur 3,5 Jahren vom Solobetrieb zu einem 18-Mitarbeiter-Unternehmen ausgebaut. „Ohne Digitalisierung wären wir nie so erfolgreich geworden“, sagt die 36-Jährige.

Digitalisierung im Handwerk wissenschaftlich erfasst

Janine Marquardt ist gut aufgestellt für die digitale Transformation im Handwerk. Das ist ein Thema, zu dem es bisher nur wenig belastbare Daten gab: Wo stehen die Handwerksunternehmen aktuell bei der Digitalisierung? Über welche Stufen läuft der Weg der Digitalisierung ab? Antworten auf Fragen wie diese soll nun jedoch der „Digitalisierungsindex für das Handwerk“ liefern. Diese Untersuchung des Volkswirtschaftlichen Instituts für Mittelstand und Handwerk (IFH) erlaube es erstmals, dass „grundlegende Strukturen und Prozesse der Digitalisierung im Handwerk anhand einer großen Anzahl an Unternehmen detailliert nachvollzogen werden“.

Grundlage: Bedarfsanalyse Digitales Handwerk

Daten-Grundlage der Untersuchung bildet die Bedarfsanalyse Digitales Handwerk des Kompetenzzentrums Digitales Handwerk. Der hilft Handwerksbetrieben dabei, ihren Digitalisierungsstand selbst einzuschätzen. Der kostenlose Test besteht aus einem Fragebogen für die fünf Kategorien „Kunden und Lieferanten“, „Geschäftsmodelle“, „Prozesse“, „Mitarbeiter“, „IT-Sicherheit“. Er kann alleine oder zusammen mit einem Betriebsberater der Handwerkskammern online ausgefüllt werden. Das Testergebnis liefert Hinweise für gezielte Verbesserungen.

Bis Mai 2018 haben 350 Unternehmen den Check gemacht, 200 haben den Fragebogen komplett ausgefüllt, 156 davon zusammen mit einem Betriebsberater. Das Volkswirtschaftliche Institut für Mittelstand und Handwerk (IFH) hat diese Daten genutzt, um den Digitalisierungsstand im Handwerk zu ermitteln. Die Studie sei nicht repräsentativ für die Gesamtheit der Handwerksbetriebe, für die digitalisierungsaffinen Teile der Gewerbegruppen hingegen schon. Im Untersuchungsergebnis unterscheidet das IFH vier Gruppen von Handwerksbetrieben:

  • nicht digitalisiert: 6 Prozent
  • kaum digitalisiert: 38 Prozent
  • leicht digitalisiert: 40 Prozent
  • stark digitalisiert: 16 Prozent

Evolution der Digitalisierung im Handwerk

Während die nicht und die stark digitalisierten Betriebe eher die Ausreißer am Rand bilden, ordnete das Institut den Großteil der Teilnehmer den kaum und leicht digitalisierten Unternehmen zu. Dabei beobachteten die Forscher eine Evolution der Digitalisierung im Handwerk über bestimmte Schritte.

Die IFH-Forscher vermuten, dass die Digitalisierung im Handwerk einem logischen zeitlichen Ablauf folgt: Zunächst wird die IT-Sicherheit verbessert, dann werden die Mitarbeiter für den Digitalisierungsprozess fit gemacht und schließlich werden interne Prozesse und die Schnittstelle zum Kunden verbessert.

So ist bei den nicht digitalisierten Unternehmen zwar jeder der erfassten Bereiche nur gering umgesetzt, am schlechtesten sieht es aber bei der IT-Sicherheit aus. Das ändert sich bei den kaum digitalisierten Betrieben. Die attestieren sich zwar in den Bereichen Mitarbeiter, interne Prozesse und Kunden große Lücken, haben jedoch einen großen Sprung bei der IT-Sicherheit gemacht.

Wer zu den leicht digitalisierten Betrieben gehört, habe bereits in allen Digitalisierungsbereichen leichte Fortschritte gemacht, den größten Sprung aber im Bereich Mitarbeiter. Die stark digitalisierten Unternehmen lassen in allen Bereichen Anstrengungen erkennen und liefern die größten Fortschritte im Bereich interne Prozesse, gefolgt von der Digitalisierung im Kundensegment.

Bei Janine Marquardt folgt die Prozessoptimierung

Janine Marquardt könnte ihre Gebäudereinigung, gemessen an diesem Index, wohl auf der Schwelle zu den stark digitalisierten Unternehmen einordnen. Insbesondere im Bereich Kundengewinnung ist Marquardt digital gut aufgestellt. Auf der modernen Website informiert sie kurz und prägnant über die Dienste des Unternehmens. Außerdem gibt es regelmäßige Social-Media-Updates auf Facebook und Instagram. „Fast jeden Tag geht etwas online“, sagt Janine Marquardt.

Auch bei der Kommunikation mit Kunden und Mitarbeitern über Smartphone und Messenger-Dienst ist der Betrieb modern unterwegs. Als Nächstes will die junge Unternehmerin in den Bereich Prozessoptimierung investieren: „Eine bessere Terminverwaltung mit Zeiterfassung und Schnittstelle für die Gehaltsabrechnung wird unser nächster Digitalisierungsschritt sein.“

Und was raten die IFH-Forscher Betrieben, die noch ganz am Anfang stehen? Basierend auf seiner Analyse vermutet das IFH, dass Initialberatungen, die Unternehmen motivieren, die ersten Digitalisierungsschritte zu gehen, besonders nützlich sein können. Die passenden Leitfragen liefert die Bedarfsanalyse Digitales Handwerk.

Hintergrund: Das sind die abgefragten Kategorien

In der IFH-Untersuchung wird der Digitalisierungsindex aus fünf Teilindizes gebildet. Im Fragebogen der Bedarfsanalyse mussten die Unternehmen angeben, welche Relevanz ein bestimmtes Thema für sie hatte und wie weit sie mit der Umsetzung waren. Die Antworten bilden die Teilindizes.

Teilindex Kunden und Lieferanten

Können Kunden sich online über meine Dienste informieren und mich bewerten? Nutze ich Tools zur Kundengewinnung und Auswertung? Und gibt es eine digitale Einbindung der Lieferanten? Diese Themenblöcke wurden für den Index abgefragt. In einem Bereich, den die Betriebe als sehr relevant einstuften, sahen sie sich dabei besonders gut aufgestellt: Bei den digitalen Informationen über ihre Angebote.

Teilindex Mitarbeiter

Die Bedeutung der Mitarbeiter bei der Digitalisierung haben die Unternehmen mit einer überdurchschnittlich hohen Relevanz bewertet. Gleichzeitig beobachteten die IFH-Forscher hier die größten Umsetzungslücken, etwa im Bereich digitaler Kompetenz der Mitarbeiter und IT-Sicherheits-Schulungen.

Teilindex IT-Sicherheit

94 Prozent der Unternehmen nutzen bereits einen Basisschutz in allen IT-Geräten. Der größte Nachholbedarf zeigt sich im Bereich Passwörter. Hier gab nur knapp jeder zweite Handwerker an, starke Passwörter zu verwenden.

Strategisch wichtig: Prozesse und Geschäftsmodelle

Teilindex Prozesse

Ist die IT-Infrastruktur auf dem aktuellen Stand, laufen Kundenprozesse über die IT und werden Arbeitseinsätze digital koordiniert? Fragen wie diese bewerteten die teilnehmenden Unternehmen als sehr relevant. Eine der größten Lücken sahen sie bei der digitalen Koordination der Arbeiten. Auch die Kommunikation über mobile Endgeräte wurde als sehr wichtig angesehen – hier war die Lücke zur Umsetzung allerdings auch besonders groß.

Teilindex Geschäftsmodelle

Die befragten Unternehmen stimmten deutlich zu, dass digitale Technologien zu ihrem Geschäftserfolg beitragen können. Gleichzeitig sahen sich die Unternehmen in diesem Aspekt relativ gut aufgestellt – die Lücke zwischen Relevanz und Umsetzung war eher klein. Etwas größer fiel die Lücke im Bereich Marktbeobachtung auf digitalem Weg aus, einem Aspekt, dem die Unternehmen ebenfalls eine hohe Relevanz zuordnen.

Repräsentativität der Untersuchung

Das IFH räumt ein, dass die Erhebung für die Gesamtheit der Handwerksbetriebe nicht repräsentativ ist. Sie sei jedoch repräsentativ für die digitalisierungsaffinen Teile der Gewerbegruppen. Was diese Zielgruppe auszeichnet, sei zunächst eine hohe Problemwahrnehmung hinsichtlich der Digitalisierung. Verglichen mit den durchschnittlichen Unternehmen im Handwerk fällt auf, dass die Teilnehmer an der Studie sich in Umsatz und Betriebsgröße vom Handwerks-Durchschnitt abheben. Bilden Gewerbe mit weniger als fünf Mitarbeitern im Handwerk etwa knapp 60 Prozent aller Betriebe, lag der Anteil dieser Gruppe beim Digi-Check nur bei etwa 15 Prozent. Auch in der Umsatzhöhe ist der Unterschied deutlich. Macht im bundesweiten Schnitt nur gut jeder vierte Handwerksbetrieb einen Jahresumsatz von mehr als einer halben Million Euro, waren es unter den Studienteilnehmern beinahe drei von vier.

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