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So einfach schreiben Sie elektronische Rechnungen

E-Rechnung: 5 praktische Tipps

Viele Betriebe nutzen die vereinfachte elektronische Rechnung nicht. Der Grund: Sie sind unsicher, wie sie rechtssicher vorgehen sollen. Fünf Tipps schaffen sofort Abhilfe.

Auch für kleine Betriebe geeignet! - Elektronische Rechnungen sparen Zeit und Geld – und lassen sich sehr einfach erstellen und archivieren.
Elektronische Rechnungen sparen Zeit und Geld – und lassen sich sehr einfach erstellen und archivieren.
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Seit einem Jahr gelten die vereinfachten Regeln für elektronische Rechnungen. Doch bislang nutzen überwiegend große Firmen diese Möglichkeit, wie eine Umfrage des Statistischen Bundesamtes zeigt.

"In der Praxis machen das nur wenige kleine und mittlere Handwerksbetriebe", bestätigt Horst Schade, Steuerberater und Vizepräsident der Steuerberaterkammer Niedersachsen. "Die Unsicherheit ist einfach noch immer sehr groß, wie es praktisch funktioniert."

Da nun weitere Details durch ein Schreiben des Bundesfinanzministerium (Schreiben v. 2.7.2012 – IV D 2 – S 7287-a/09/10004 :0030) endgültig Rechtssicherheit schaffen, sollten sich Handwerker überlegen, ob Sie nicht verstärkt auf elektronische Rechnungen setzen, rät der Steuerberater: "Es ist unkompliziert, spart Zeit und Geld."

Hier seine Tipps für die Praxis:

1. Ideal sind PDF-Rechnungen
Grundsätzlich gibt es zwar keine Einschränkungen bei der Wahl des elektronischen Zustellweges und Formats. Jedoch muss die Rechnung für das menschliche Auge lesbar sein und darf nicht nachträglich veränderbar sein. PDF-Dateien erfüllen diese Bedingungen. Eine andere Möglichkeit bieten Rechnungen, die mit einer qualifizierten elektronischen Signatur versendet werden oder der elektronische Datenaustausch EDI zwischen Betrieben. Bei EDI-Verfahren muss allerdings sichergestellt werden, dass die Daten durch Konvertierung für Menschen jederzeit lesbar sind.

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2. So prüfen Sie die Rechnungen


Es gibt für elektronische Rechnungen keine besonderen Kontrollvorschriften. Es gelten die gleichen Regeln, nach denen jede Eingangsrechnung zu prüfen ist: Ist die Rechnung korrekt und besteht ein Zahlungsanspruch?

 Sind alle für den Vorsteuerabzug erforderlichen Daten enthalten, also

  • Name und Anschrift des leistenden Unternehmens,
  • Steuernummer,
  • Ausstellungsdatum,
  • fortlaufende Rechnungsnummer,
  • Menge, Art und Zeitpunkt der Leistung oder Lieferung,
  • nach Umsatzsteuersätzen aufgeschlüsselte Entgelte,
  • Umsatzsteuersätze und Steuerbeträge
  • und bei Bedarf ein Hinweis auf die Aufbewahrungspflicht?

Nächste Seite: So sichern Sie Ihre Daten rechtssicher!3. So sichern Sie Ihre Daten

Einen Ausdruck digitaler Eingangsrechnungen akzeptiert der Fiskus nicht, sie müssen digital vorliegen.

Speichern Sie also Rechnungen auf Ihrer Festplatte in einem eigenen Ordner "Eingangsrechnungen" ab, bei Bedarf auch in Unterordnern, zum Beispiel "Eingangsrechnungen A – F".

Sichern Sie die Eingangsrechnungen komplett einmal täglich auf einer externen Festplatte und zusätzlich einmal im Monat auf einer nicht wieder beschreibbaren CD-ROM.

Das schafft doppelte Sicherheit, denn auch eine Festplatte oder eine CD-ROM können mal einen Defekt haben.

4. So sichern Sie die Lesbarkeit der Daten
Für elektronischen Rechnungen gilt genauso wie für Papierrechnungen eine zehnjährige Aufbewahrungsfrist. Um sicherzustellen, dass der Fiskus die Rechnungen jederzeit lesen kann, müssen Sie ein passendes Lese-Programm (etwa einen PDF-Viewer) vorhalten und ebenso einen PC, der mit dieser Software arbeiten kann.

Bedenken Sie dabei, dass sich Software und Betriebssysteme in zehn Jahren so grundlegend verändern können, dass das Lese-Programm nicht funktioniert und dann verfügbare Konvertierungsprogramme möglicherweise die Vorschriften der Unversehrtheit und direkten Leserbarkeit verletzen könnten.

Wenn sie also ihren nächsten neuen Computer anschaffen, dann lagern Sie den funktionierenden alten einfach samt installiertem Leseprogramm für den Fiskus ein.

Nächste Seite: Kein Stress mit Ausgangsrechnungen

5. Ausgangsrechnungen sind einfacher. Diese Regeln gelten nur für Eingangsrechnungen, die Sie erhalten.

Ihre eigenen Ausgangsrechnungen können Sie theoretisch in jedem digitalen Format versenden, das Ihre Kunden akzeptieren.

Sie können auch frei entscheiden, ob Sie die Rechnungen für Ihre eigenen Unterlagen ausdrucken oder speichern.

Wenn Sie die Rechnungen allerdings nur speichern, müssen sie auch hier sicherstellen, dass sie nicht nachträglich verändert werden können und auch in zehn Jahren noch lesbar sind.

Weitere Infos zum Thema:

(jw)      

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