Einfach basteln: Digitalisierung im Baukastenprinzip

Auf einen Blick:

• Zeit zu basteln: Statt mit großen, teuren Software-Lösungen alle Probleme auf einmal lösen zu wollen, rät Softwareentwickler Mathias Mielitz zu kleinen Software-Bausteinen, die sich untereinander kombinieren lassen.
• Stupide Arbeit für dumme Maschinen: Auch bei der Software-Lösung nach dem Baukastensystem werden zunächst die Prozesse im Unternehmen analysiert. Insbesondere häufig wiederkehrende Aufgaben, die immer nach dem gleichen Schema ablaufen, könnten dann automatisiert werden.
• Drei Beispiele: Mielitz erklärt, wie man nach dem Baukastensystem Kunden automatisch über die Abfahrt informieren kann, Zeiten dokumentiert und Engpässe im Lager verhindert.

Kundendaten, Rechnungen, Arbeitszeiten, Materialflüsse – theoretisch können alle Prozesse in einem Unternehmen über eine einzige große Software organisiert werden. In der Praxis aber stößt diese Idee auf schwer überwindbare Hürden. Aus mehreren Gründen:

• Kosten: Je individueller eine Software auf einen Betrieb zugeschnitten wird, desto teurer wird sie.
• Aufwand: Um alle Unternehmensprozesse auf einen Schlag abzubilden, braucht es einen sehr detaillierten Anforderungskatalog, dessen Erstellung viel Zeit in Anspruch nimmt.
• Flexibilität: Kommen mit der Zeit neue Anforderungen hinzu, lässt sich eine individuell zugeschnittene Software oft nicht ohne Weiteres anpassen.

Der Softwareentwickler und IT-Dienstleister Mathias Mielitz favorisiert daher ein alternatives Digitalisierungskonzept. Statt seinen Kunden große Softwarepakete maßzufertigen, schlägt er kleine, kostengünstige Programme vor, die sich in einer Art Baukastensystem frei zu einer individuellen Lösung zusammenstellen lassen.

„Durch bestimmte Schnittstellensoftware lassen sich viele Programme inzwischen so kombinieren, dass sie miteinander kommunizieren und Daten austauschen können“, sagt Mielitz. Weil das im Regelfall sogar ohne Programmierkenntnisse funktioniere, erlaube dieser Ansatz den Kunden auch eigene Ideen zu entwickeln. Das gehört zum Konzept des Oldenburgers: „Ich will Kunden Digitalkompetenz vermitteln und sie ermutigen, als mündige Anwender selbst kreativ zu werden.“ Wie so ein Digitalisierungskonzept funktioniert, erklärt er hier.

Damit kreative Digitalisierung gelingt, müsse laut Mathias Mielitz ein altes Denkmuster aufgebrochen werden. „Die Fähigkeiten eines Computers werden von vielen Anwendern eher überbewertet“, sagt der Softwareentwickler. Durch Begriffe wie Cloud Computing oder künstliche Intelligenz werde eine ungesunde Ehrfurcht vor Computern aufgebaut. Folge: Anwender sind gehemmt, neue Dinge auszuprobieren und ihren Computer dafür einzusetzen, wofür er gemacht ist: seinem Nutzer Arbeit abnehmen. „Im Normalfall ist ein Computer strohdoof“, sagt Mielitz. „Auf dieser Ebene kann ich ihm aber viele Aufgaben überlassen, die ebenso strohdoof sind.“

Ein häufiges Problem in Unternehmen sei, dass viel Arbeitskraft in Aufgaben versickert, die sich ständig wiederholen und in immer gleichen Abläufen abgearbeitet werden. „Diese stupiden Aufgaben können wir automatisieren und dadurch Zeit gewinnen“, sagt Mielitz.

Häufig ließen sich geeignete Aufgaben mit einer einzigen Frage identifizieren. Sie lautet: „Welche Arbeiten sind mir ein Dorn im Auge?“ In Zusammenarbeit mit den Kunden schaut sich der IT-Experte die Prozesse im Unternehmen an und macht dann Vorschläge, wie sich stupide Arbeiten automatisieren lassen. „Ich suche kleine Tools aus, die auf die Lösung der konkreten Problemstellung des Kunden spezialisiert sind und stelle deren Vor- und Nachteile vor.“

So kann es sein, dass das Unternehmen am Ende mehrere Insellösungen installiert. Doch die arbeiten nicht als Insellösungen, sondern werden über Kommunikationsschnittstellen miteinander verbunden. Die Schnittstellen sorgen dafür, dass Daten, die in einer Software eingegeben und verarbeitet werden, von der nächsten Software ausgelesen und für andere Aufgaben genutzt werden können.

Schnittstellenprogramme, die das können, sind laut Mathias Mielitz beispielsweise:

• IFTTT
• Zapier
• Microsoft Flow

Zum Start sei der Umgang mit IFTTT besonders einfach. Mit der Software lassen sich getreu seiner Namenslangfassung „If This Than That“ einfache Wenn-Dann-Beziehungen aufbauen. Das können laut Mielitz zum Beispiel folgendes sein: „Immer wenn ich unterwegs einen Anruf auf mein Mobiltelefon verpasst habe, schicke ich eine E-Mail an meinen Mitarbeiter im Büro, damit er zurückrufen kann.“

„Solche Beziehungen baut man sich wie Lego zusammen“, sagt Mielitz. Am Ende gehe es gar nicht mehr um den Computer, sondern um die Fantasie seines Nutzers. Die darf um einfache Fragen kreisen, etwa: „Wie kann ich den Arbeitstag für mich und meine Kunden angenehmer gestalten?“

Doch welche Art von Aufgaben lassen sich in so einem Baukastensystem lösen? Mathias Mielitz hat Anwendungsideen zusammengetragen, die beispielhaft zeigen, wie spezialisierte Programme mit den passenden Schnittstellen typische Anforderungen im Handwerk automatisieren können. Zur besseren Anschaulichkeit nennt er dabei konkrete Software-Lösungen, mit denen er bereits Erfahrungen gemacht hat. Die Beispiele ließen sich aber auch mit anderen Programmen abbilden.

Aufgabenstellung: Sobald Sie zu einem Kunden fahren, soll Ihr Smartphone den Kunden mit einem Standardtext darüber informieren.

Lösung: Um eine Kunden-Benachrichtigung auf Knopfdruck aufzubauen, nutzt Mathias Mielitz die Cloud-Software Airtable, mit der sich Tabellen- und Datenbanken sowie Formulare erstellen lassen. Zunächst wird die Software so eingerichtet, dass sie jeden Tag für jeden einzelnen Kundentermin automatisiert ein Formular erstellt. Das Formular enthält vordefinierte Menüpunkte, zum Beispiel „Fahre zum Kunden“, „Beginne Arbeit“, „Arbeit ausgeführt“.

Fährt der Handwerker nun zum Kunden, wählt er auf seinem Smartphone den entsprechenden Menüpunkt im Formular aus und bestätigt mit OK. Im Hintergrund legt Airtable zu diesem Ereignis einen Eintrag an. Hier beginnt die Schnittstellenmagie: Die Software Zapier erkennt den neuen Eintrag und nutzt ihn, um automatisch einen personalisierten Standardtext per SMS an den Kunden zu senden. Dazu sei lediglich ein beliebiger SMS-Anbieter mit Programmierschnittstellen-Unterstützung notwendig.

Aufgabenstellung: Mit wenigen Knopfdrücken sollen für jeden Auftrag die Bearbeitungszeiten erfasst werden. Über eine Schnittstelle zum Rechnungsprogramm wird die Rechnung erstellt.

Lösung: Die Aufgabe lässt sich laut Mathias Mielitz mit demselben Formular lösen, wie es in Beispiel 1 angelegt wurde. Die vordefinierte Menüpunkte, „Fahre zum Kunden“, „Beginne Arbeit“, „Arbeit ausgeführt“ (oder beliebige andere), werden im Formular jeweils angewählt und bestätigt, wenn der entsprechende Punkt erreicht ist. Die Software legt bei jedem dieser Ereignisse einen Eintrag mit Zeitstempel an und dokumentiert so automatisch die benötigte Zeit über alle Arbeitsschritte - von Auftragsbeginn bis Auftragsende.

Zusammen mit anderen Auftragsdaten könne damit automatisiert eine Rechnung erzeugt werden. Dazu wäre laut Mielitz über ein paar Zeilen Programmiercode etwa eine Anbindung an die deutsche Software Billomat denkbar, mit der sich Kundendaten, Rechnung, Angebote verwalten lassen.

Die nötigen Kundendaten für die Rechnungserstellung könnten entweder in Billomat oder Airtable hinterlegt werden. Zudem lassen sich in der Rechnungssoftware Vorlagen für bestimmte Rechnungstypen erstellen. Ist ein Auftrag ausgeführt und mit allen Zeiten in Airtable dokumentiert, können die Daten auf Knopfdruck an die Billomat-Software gesendet werden, die daraus automatisch die Rechnung gemäß der Vorlage erstellt.

Aufgabenstellung: Neigt sich bestimmtes Material im Lager dem Ende, soll ein Mitarbeiter informiert werden, um neues zu bestellen.

Lösung: Für die automatische Nachbestellung von Material lässt sich laut Mathias Mielitz ebenso eine schlanke Softwarelösung einrichten. Der IT-Dienstleister beschreibt auch hier einen Weg über die Tabellen- und Datenbankensoftware Airtable. In deren Datenbank könnten Stücklisten von Material hinterlegt werden. Bei der Bearbeitung eines Auftrags könne der Handwerker dem Kunden die eingesetzten Materialien zuordnen, wodurch die Software automatisch die Lagerbestände aktualisiert.

Über eine individuell definierte Filterfunktion, zum Beispiel „Ersatzteile knapp“, können die knappen Materialien in einem eigenen Bereich angezeigt werden. Diesen Bereich liest die Schnittstellen-Software Zapier täglich aus und versendet automatisiert eine E-Mail mit der gesamten Liste knapper Materialien an den zuständigen Mitarbeiter.

„All diese Anwendungen sind häufig ohne Programmierung möglich“, sagt Mathias Mielitz. Nachteil: Es handelt sich überwiegend um amerikanische Anbieter, was die Frage nach der Datenschutzkonformität verkompliziert. Auch hier gibt es laut Mathias Mielitz mehrere Lösungsansätze:

• Prüfen, welche US-Anbieter die Anforderungen des europäischen Datenschutzrechts erfüllen und nur diese nutzen.
• Die Schnittstellen nach Möglichkeit so einrichten, dass die amerikanischen Programme keinen direkten Zugriff auf die Kundendaten bekommen. „Diese Variante geht häufig allerdings auf Kosten der Benutzerfreundlichkeit der Software“, erklärt Mathias Mielitz.
• Ausschließlich auf deutsche und europäische Software-Anbieter setzen. „Die Entwickler aus dem Silicon Valley haben erfahrungsgemäß die elegantesten Lösungen, aber man kann sich für viele Aufgaben auch ein europäisches System nach dem Baukastenprinzip zusammenklicken“, erklärt der IT-Dienstleister.

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