Ein Urteil zeigt: Einzelnachweise sind erforderlich.
Foto: Gina Sanders - Fotolia.com

Nachweise aufbewahren!

Fahrtkostenerstattung: Steuerfrei nur mit Beleg!

Steuerfrei sind Fahrtkostenerstattungen nur dann, wenn der Arbeitgeber die entsprechenden Unterlagen zeitnah erstellt und aufbewahrt.

Beruflich veranlasste Fahrtkosten wie auch andere Reisekosten können Arbeitgeber ihren Mitarbeitern steuerfrei erstatten. Die Steuerfreiheit hängt jedoch davon ab, dass der Arbeitgeber Einzelnachweise über die Dauer der Reise, Reiseweg und Höhe der Aufwendungen erbringen kann. Entsprechende Belege muss der Arbeitgeber aufbewahren. Ohne Belege wird Lohnsteuer fällig. Daran ändert es auch nichts, wenn das Finanzamt die Reisekosten trotz fehlender Belege als Betriebsausgaben anerkennt. Das hat das Finanzgericht (FG) des Saarlandes entschieden.

Der Fall: Eine Unternehmerin hatte ihren Mitarbeitern jahrelang hohe Reisekosten für Dienstfahrten mit deren Privat-Pkws erstattet. Sie führte jedoch keinen schriftlichen Nachweis, wofür die Mitarbeiter die Reisekostenerstattung jeweils konkret erhielten. Nach einer Betriebsprüfung kippte das Finanzamt den Betriebsausgabenabzug und die Steuerfreiheit. Als die Unternehmerin die Höhe der tatsächlich anfallenden Kosten nachweisen konnte, erkannte der Fiskus zwar die Betriebsausgaben an. Bei der Lohnsteuer blieb er jedoch hartnäckig.

Das Urteil: Die Anerkennung als Betriebsausgaben spiele keine Rolle für die Frage der Lohnsteuerfreiheit, bestätigte dass Finanzgericht Saarland. „Betriebsausgaben sind alle betrieblich veranlassten Aufwendungen, unabhängig von der Anschlussfrage, ob die Aufwendungen einem Dritten, hier den Arbeitnehmern, steuerfrei zufließen oder nicht.“ Für die Steuerfreiheit fehlten jedoch in diesem Fall die erforderlichen Einzelnachweise. (FG Saarland, Urteil vom 24. Mai 2017, Az. 2 K 1082/14)


Auch interessant:

Mehr Netto vom Brutto: 8 steuerfreie Gehaltsextras

Sie wollen Ihren Mitarbeitern mehr bieten? Mit diesen acht steuer- und sozialabgabenfreien Extras füttern Sie die Löhne an. Die Rechnung geht garantiert auf: wenig Verwaltungsaufwand, große Wirkung.
Artikel lesen >

Wir haben noch mehr für Sie!

Praktische Tipps zur Betriebsführung und Erfahrungsberichte von Kollegen gibt es dienstags und donnerstags auch direkt ins Postfach: nützlich, übersichtlich und auf den Punkt.
Melden Sie sich jetzt für unseren Newsletter an - schnell und kostenlos!
Wir geben Ihre Daten nicht an Dritte weiter. Die Übermittlung erfolgt verschlüsselt. Zu statistischen Zwecken führen wir ein anonymisiertes Link-Tracking durch.