Ein Urteil zeigt: Einzelnachweise sind erforderlich.
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Nachweise aufbewahren!

Fahrtkostenerstattung: Steuerfrei nur mit Beleg!

Steuerfrei sind Fahrtkostenerstattungen nur dann, wenn der Arbeitgeber die entsprechenden Unterlagen zeitnah erstellt und aufbewahrt.

Beruflich veranlasste Fahrtkosten wie auch andere Reisekosten können Arbeitgeber ihren Mitarbeitern steuerfrei erstatten. Die Steuerfreiheit hängt jedoch davon ab, dass der Arbeitgeber Einzelnachweise über die Dauer der Reise, Reiseweg und Höhe der Aufwendungen erbringen kann. Entsprechende Belege muss der Arbeitgeber aufbewahren. Ohne Belege wird Lohnsteuer fällig. Daran ändert es auch nichts, wenn das Finanzamt die Reisekosten trotz fehlender Belege als Betriebsausgaben anerkennt. Das hat das Finanzgericht (FG) des Saarlandes entschieden.

Der Fall: Eine Unternehmerin hatte ihren Mitarbeitern jahrelang hohe Reisekosten für Dienstfahrten mit deren Privat-Pkws erstattet. Sie führte jedoch keinen schriftlichen Nachweis, wofür die Mitarbeiter die Reisekostenerstattung jeweils konkret erhielten. Nach einer Betriebsprüfung kippte das Finanzamt den Betriebsausgabenabzug und die Steuerfreiheit. Als die Unternehmerin die Höhe der tatsächlich anfallenden Kosten nachweisen konnte, erkannte der Fiskus zwar die Betriebsausgaben an. Bei der Lohnsteuer blieb er jedoch hartnäckig.

Das Urteil: Die Anerkennung als Betriebsausgaben spiele keine Rolle für die Frage der Lohnsteuerfreiheit, bestätigte dass Finanzgericht Saarland. „Betriebsausgaben sind alle betrieblich veranlassten Aufwendungen, unabhängig von der Anschlussfrage, ob die Aufwendungen einem Dritten, hier den Arbeitnehmern, steuerfrei zufließen oder nicht.“ Für die Steuerfreiheit fehlten jedoch in diesem Fall die erforderlichen Einzelnachweise. (FG Saarland, Urteil vom 24. Mai 2017, Az. 2 K 1082/14)


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