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Ein Aktenordner mit Stundenzetteln.

Zeiterfassung

Kostenlose Software statt Stundenzettel

Stundenzettel ade! Jürgen Schulze hat seinen Malereibetrieb auf digitale Zeiterfassung umgestellt. Überzeugt hat ihn das openTimetool, ein Open Source-Programm.

Auf einen Blick:

  • Jürgen Schulze nutzt in seinem Malereibetrieb das Programm openTimetool für die Zeiterfassung , das es als OpenSource-Lösung gibt.
  • Die Anwendung des Tools ist einfach. Selbst ältere Mitarbeiter nutzen es problemlos, so der Unternehmer.
  • Schulze hat die Lösung in der Praxis überzeugt. Damit gelingt beispielsweise die Abrechnung von Projekten auf Knopfdruck.
  • Auch bei Stichprobenkontrollen durch die Finanzkontrolle Schwarzarbeit hat der Unternehmer gute Erfahren mit dem Tool gemacht.

„17 professionelle Lösungen habe ich mir angesehen. Allesamt für mich viel zu techniküberfrachtet. Das openTimetool habe ich im Internet gefunden. Und war sofort begeistert“, schwärmt Jürgen Schulze.

Der Chef eines Malereibetriebes und eines Unternehmens in Wolfsburg, das sich auf die Sanierung von Schimmel, Feuer- und Wasserschäden spezialisiert hat, hebt vor allem die Reduktion des Programms auf die Grundfunktionalität der Zeit- und Leistungserfassung sowie den Service des IT-Dienstleisters aus dem bayerischen Höhenkirchen hervor.

Der hat das Tool 2001 entwickelt und 2003 als OpenSource-Lösung etabliert. Seitdem haben viele Entwickler die Software unter der Regie von vision:produktion immer wieder überarbeitet.

Kostenlos für Computer-Experten, wenig Aufwand für alle anderen

Im Netz ist das Programm gemäß der Open-Source-Idee kostenlos verfügbar. Wer sich also gut mit der Computertechnik in seinem Betrieb auskennt, kann die Lösung selbst aufsetzen und nutzen.

„Eine Unterstützung durch uns – insbesondere bei der Abbildung der Geschäftsprozesse in der Software und eine Schulung der Benutzer – empfehlen wir aber gerade weniger versierten Anwendern“, sagt vision:produktion-Chef Johann Valentinitsch. Im Gegensatz zur Software kostet diese Leistung Geld.

„Doch das ist auch vergleichsweise harmlos“, sagt Malermeister Schulze. Die Einrichtung des erforderlichen Web-Servers und die Anpassung der Software an den Leistungskatalog der beiden Betriebe habe inklusive der Schulung der Mitarbeiter nicht länger als einen Tag gedauert.

Im mobilen Einsatz - auch mit älteren Mitarbeitern

Seitdem dokumentieren Schulzes Mitarbeiter ihre Leistungen über die vom Chef zur Verfügung gestellten internetfähigen Mobiltelefone. „Die habe ich beim Discounter gekauft und mit wirklich günstigen PrePaid-Karten ausgestattet“, berichtet der Obermeister der Maler- und Lackierer-Innung Wittingen.

Über das Handy melden sich die Mitarbeiter auf dem Server an, wählen eine der hinterlegten Tätigkeiten aus, und verrichten ihre Arbeit. Bei jeder neuen Aufgabe erfolgt eine erneute Anmeldung und ein weiterer Klick. „Der Aufwand hört sich schlimmer an, als er ist. Außerdem habe ich so wirklich einen detaillierten Nachweis über das, was wie lange bei welchem Projekt gemacht wurde.“

Die Applikation ist so simpel, „dass sogar meine ältesten Mitarbeiter problemlos auf die neue Technik umsteigen konnten. Die beiden waren sogar fixer als alle anderen.“

Gute Erfahrungen bei Schwarzarbeitkontrollen

Vom Laptop kann Schulze nun detailliert verfolgen, welcher seiner Angestellten gerade wo tätig ist. Praktisch: Auch die Finanzkontrolle Schwarzarbeit ist zufrieden. „Einige meiner Mitarbeiter sind erst die Tage wieder auf einer Großbaustelle kontrolliert worden. Das war kein Problem.“

Nachkalkulation leicht gemacht

Vorteile aus der digitalen Zeit- und Leistungserfassung ergeben sich für das Unternehmen auch bei der Abrechnung von Projekten – vor allem bei Nachkalkulation. „Auf Knopfdruck sehe ich genau, was bei einem Projekt wie lange gedauert hat und kann gegebenenfalls sofort nachkalkulieren.“

Zuverlässig und flexibel

Alles in allem hat das openTimetool Schulze vom ersten Tag an überzeugt. „Das ist wirklich genau das und nur das, was ich für meinen Betrieb gebraucht habe“, lobt der Unternehmer. Zufrieden ist er auch mit der Zuverlässigkeit der Lösung: „Wir hatten erst einmal ein Problem. Doch das hat das Unternehmen auch sofort gefixt.“

Und sogar für individuelle Wünsche sei Platz, lacht Schulze. „Ich habe die Tätigkeitsbeschreibung für den Dienstschluss ändern lassen. Schließlich heißt das beim Maler nun einmal ,Feierabend‘ und nicht ,Gehen‘.“

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